Rechnung

Begriff und wirtschaftliche Funktion

Eine Rechnung ist jedes Dokument, das eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, unabhängig von seiner Bezeichnung im Geschäftsverkehr. Die umsatzsteuerrechtliche Definition steht in § 14 Abs. 1 UStG. Zivilrechtlich und betriebswirtschaftlich ist sie eine gegliederte Aufstellung einer Entgeltforderung: Der Schuldner muss erkennen und prüfen können, welche Summe für welche Leistung verlangt wird. Auch Teilleistungen müssen spezifiziert sein.

Dokumente mit Namen wie „Abrechnung“, „Frachtbrief“, „Gegenrechnung“, „Quittung“, „Zahlungsaufforderung“ oder „Zahlungsaufstellung“ können Rechnungen sein, wenn sie diese Anforderungen erfüllen. Reine Kontoauszüge und Lieferscheine sind keine Rechnungen. Eine Quittung ist dagegen der schriftliche Nachweis, dass eine Barzahlung geleistet wurde. Sie ersetzt eine Rechnung nicht und umgekehrt; ein Dokument kann aber beides sein, wenn es zugleich die Barzahlung bestätigt.

Wirtschaftlich schließt die Rechnung die Fakturierung ab. Beim Rechnungsaussteller entsteht dadurch eine Forderung, die in der Bilanz zu aktivieren ist; beim Zahlungspflichtigen ist sie mit Zugang als Verbindlichkeit zu buchen. Rechnungen beruhen etwa auf Kauf-, Werk- und Dienstverträgen. Auch ohne Rechnung kann eine Forderung entstehen, sie ist dann aber schwerer zu beweisen.

Zahlung, Verzug und Käuferrechte

Eine Rechnung ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung und wird erst wirksam, wenn sie dem Schuldner zugeht. Sie muss in Textform, zum Beispiel schriftlich oder per E-Mail, erteilt werden; eine mündliche Rechnung genügt nicht. Weder Unterschrift noch Schriftform nach § 126 BGB sind erforderlich. Fahrscheine und Kassenbons können Rechnungen sein. Kassenbons bis 250,00 € einschließlich Umsatzsteuer gelten bei Erfüllung von § 33 UStDV als Kleinbetragsrechnungen. Eine Abschlagsrechnung fordert bei größeren Aufträgen Teilzahlungen. Eingangsrechnungen betreffen Wareneingänge, Ausgangsrechnungen Warenausgänge.

Der Zahlungsanspruch des Gläubigers folgt meist aus einem Vertrag, etwa aus § 433 Abs. 2 BGB beim Kaufvertrag; die Zahlungsaufforderung muss aber nicht zwingend durch eine Rechnung erfolgen. Mit Zahlungsziel ist zum genannten Termin zu zahlen (§ 271 Abs. 2 BGB), ohne Zahlungsziel grundsätzlich sofort nach Erhalt (§ 271 Abs. 1 BGB). Vertragsparteien können üblicherweise höchstens 60 Tage Leistungszeit vereinbaren (§ 271a Abs. 1 BGB). In AGB darf sich der Verwender in der Regel höchstens 30 Tage vorbehalten (§ 308 Nr. 1a BGB); Ausnahmen gelten jeweils unter den genannten Voraussetzungen und bei Verbrauchern.

Für Entgeltforderungen tritt Schuldnerverzug nach § 286 Abs. 3 BGB ohne Mahnung ein, wenn die Forderung fällig ist, die Rechnung oder gleichwertige Zahlungsaufstellung zugeht und danach 30 Tage ablaufen. Es zählt der spätere Zeitpunkt von Fälligkeit und Zugang; dieser Tag wird nicht mitgerechnet (§ 187 Abs. 1 BGB), die Frist endet mit Ablauf des 30. Tages (§ 188 Abs. 1 BGB). Bei unsicherem Zugang wird Zugang zusammen mit der Gegenleistung vermutet. Bei Verbrauchern muss die Rechnung besonders auf diese Folge hinweisen; die Zugangsvermutung gilt für sie nicht. Eine bloße einseitige Zahlungsfrist ohne diese Belehrung begründet keinen Verzug.

Eine Proformarechnung ist vorläufig, gehört im Regelfall zum Bestellvorgang und fordert rechtlich nicht zur Zahlung auf. Eine Scheinrechnung täuscht oder verschleiert einen Geschäftsvorfall und ist eine Form der Steuerhinterziehung nach § 370 Abs. 1 AO. Mängelansprüche hängen nicht von der Vorlage einer Rechnung ab, auch wenn sie den Kaufnachweis erleichtert. Beim Verbrauchsgüterkauf darf der Unternehmer diese Rechte nicht einschränken (§§ 474 Abs. 1, 475 Abs. 1 BGB). Auch AGB, die die Rechnung zwingend verlangen, sind zum Nachteil des Käufers unwirksam; entscheidend ist, dass der Kauf nachgewiesen wird. Entsprechendes gilt für Garantien nach § 443 Abs. 1 BGB.

Rechnungsanspruch und Steuerangaben

Ein Unternehmer als Leistungsempfänger kann vom ebenfalls unternehmerischen und zum Umsatzsteuerausweis berechtigten Leistenden eine Rechnung verlangen. Der Anspruch folgt aus dem zivilrechtlichen Verhältnis zusammen mit § 14 Abs. 2 UStG, kann vor Zivilgerichten eingeklagt werden und verjährt nach drei Jahren (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB). Nach dem BGH-Urteil vom 26. Juni 2014, VII ZR 247/13, darf der Empfänger das geschuldete Entgelt grundsätzlich nach § 273 Abs. 1 BGB zurückhalten, bis die Rechnung erteilt wird. Ist ernstlich zweifelhaft, ob Umsatzsteuer anfällt, kann eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis erst verlangt werden, wenn die Finanzbehörde den Vorgang bestandskräftig der Umsatzsteuer unterworfen hat.

Nach § 14 Abs. 4 UStG gehören zu einer vollständigen Rechnung: vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger; Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden; Ausstellungsdatum; eindeutige Rechnungsnummer; Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung; Leistungsdatum, falls es feststeht und nicht dem Ausstellungsdatum entspricht; nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Nettoentgelt einschließlich vereinbarter, noch nicht berücksichtigter Minderungen; Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Bei umsatzsteuerpflichtigen grundstücksbezogenen Leistungen an Nichtunternehmer muss außerdem auf deren Aufbewahrungspflicht hingewiesen werden.

Eine Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen (§ 31 Abs. 1 UStDV), wenn alle Pflichtangaben insgesamt enthalten sind; Entgelt und Steuerbetrag müssen in einem Dokument zusammengefasst werden. Sie wird auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers elektronisch übermittelt. Eine handschriftliche Unterschrift ist nicht erforderlich; für elektronische Rechnungen nennt der Artikel eine elektronische Signatur. Für als Betriebsausgaben geltend gemachte Bewirtungskosten wird nur eine maschinell erstellte und registrierte Rechnung anerkannt.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € inklusive Umsatzsteuer benötigen nach § 33 UStDV nur Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung. Leistungsempfänger, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum und getrennte Nettosumme entfallen. Sie sind nicht zulässig bei innergemeinschaftlichem Versandhandel (§ 3c UStG), innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (§ 13b UStG). Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 2 UStG dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen den Grund dafür angeben.

Handelsrecht, Aufbewahrung und Pflichtverstöße

Geschäftsbriefe und damit Rechnungen eines Kaufmanns oder einer Handelsgesellschaft müssen unter anderem Firma mit Rechtsformzusatz, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und Handelsregisternummer enthalten. Je nach Gesellschaftsform kommen Angaben zu Geschäftsführern, Vorstandsmitgliedern, Aufsichtsratsvorsitzenden oder Gesellschaftern hinzu. „Für eigene oder fremde Rechnung“ bezeichnet im Handelsrecht, wer Kosten, Verpflichtungen und Preise trägt oder wem Nutzen und Gebrauchsvorteile eines Geschäfts zukommen.

Unternehmer müssen Eingangs- und Ausgangsrechnungen acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Privatpersonen müssen Rechnungen für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder grundstücksgleichen Recht zwei Jahre aufbewahren; bei Verstößen sind bis zu 500 € Geldbuße möglich. Die Rechnung muss darauf hinweisen. Handwerkerrechnungen für Neubau, Umbau oder Reparatur eines Gebäudes sollten fünf Jahre aufbewahrt werden, weil für Mängel nach § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB eine fünfjährige Verjährungsfrist gilt.

Eine ohne-Rechnung-Abrede verletzt die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungspflichten. Soll dadurch Umsatzsteuer gespart werden, liegt außerdem eine nach § 370 AO strafbare Steuerhinterziehung vor. Der Leistungsempfänger zahlt weniger, während der Unternehmer durch fehlende buchhalterische Erfassung auch Einkommen-, Körperschaft- und Gewerbesteuer verkürzen kann. Seit 2004 gilt die Rechnungspflicht besonders für grundstücksbezogene Leistungen; zugleich wurde die zweijährige Aufbewahrungspflicht für Nichtunternehmer eingeführt. Verträge mit einer zum Zweck der Steuerhinterziehung getroffenen Abrede sind zivilrechtlich grundsätzlich nichtig (§§ 134, 138 BGB), wobei der BGH bei bereits vollzogenen Verträgen die Folgen unter Berufung auf Treu und Glauben beschränkt.

Regeln in Europa und ausgewählten Ländern

Die vereinfachten Regeln für Kleinbetragsrechnungen sind in den EU-Mitgliedstaaten durch die Richtlinie EU/2006/112 vom November 2006 vereinheitlicht. Art. 226 enthält 15 Mindestangaben, Art. 229 verlangt keine Unterschrift. Nach Art. 238 Abs. 1a Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie sind innerhalb der EU Vereinfachungen bis 400 € möglich; Schwellenwert und Mindestangaben können daher abweichen.

In Österreich gelten nahezu dieselben Vorschriften wie in Deutschland. Es wird zwischen Kleinbetragsrechnungen bis 400 €, normalen Rechnungen über 400 € und großen Rechnungen über 10.000 € unterschieden. In der Schweiz heißt die Rechnung auch „Faktura“ oder „Rächnig“. Kassenbons bis 400 Schweizer Franken sind von den meisten Anforderungen ausgenommen. Seit Juli 2020 ersetzt die QR-Rechnung mit voll maschinenlesbarem Format Rechnungen mit Einzahlungsscheinen.

In Frankreich gibt es keine Kleinbetragsrechnungen; die TVA muss auf jeder Rechnung offen ausgewiesen sein, und Rechnungen sind mindestens drei Jahre aufzubewahren. Im Vereinigten Königreich gilt bis 250 GBP brutto eine weniger detaillierte VAT-Rechnung. Die VAT entsteht grundsätzlich mit Ausführung der Lieferung; wird die Rechnung binnen 14 Tagen ausgestellt, entsteht sie mit dem Rechnungsdatum.