Wareneingang

Begriff, Bedeutung und Aufgaben

Der Wareneingang bezeichnet in der Materialwirtschaft den Zugang von Material in ein Lager und in der Finanzbuchhaltung dessen Verbuchung auf Material- und Wareneingangskonten. Anders als die Finanzbuchhaltung unterscheidet die Warenwirtschaft dabei nicht, ob die Waren aus einem Einkauf oder aus Eigenfertigung stammen. Der Gegensatz ist der Warenausgang.

Der Wareneingang gehört zur Beschaffungslogistik und bildet die Schnittstelle zwischen außerbetrieblicher und innerbetrieblicher Materialwirtschaft. Er sorgt für den Nachschub an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Halbfabrikaten und Fertigerzeugnissen. Erfasst werden auch Waren für den Eigenverbrauch, beispielsweise Büromaterial oder Waren für die Kantine, sowie externe Arbeiten und Dienstleistungen, etwa Veredelungen oder Arbeitsrapporte.

Zu den Aufgaben gehören das Entladen, Puffern, Aus- und Umverpacken, Sortieren, Kontrollieren, Zusammenstellen und Weitergeben an das Lager. Der Wareneingang eröffnet den Materialfluss im Betrieb; Fehler oder Verzögerungen können daher Betriebsstörungen verursachen. Die Lagerung erhöht allerdings das Lagerrisiko und die Kapitalbindung, weil finanzielle Mittel in den Beständen gebunden sind.

Organisatorischer Ablauf

Dem eigentlichen Wareneingang gehen Warenannahme und Wareneingangskontrolle voraus. Bei der Warenannahme wird die Lieferung anhand der Warenbegleitpapiere physisch erfasst. Dazu gehören Abladebestätigung, Frachtbrief, Lieferschein oder Übernahmebestätigung.

Anschließend kontrolliert die Wareneingangskontrolle die Qualität. Nicht einwandfreie Lieferungen werden sofort zurückgewiesen. Der Wareneingang ist danach die zentrale betriebliche Stelle, an der sämtliche Warenlieferungen entgegengenommen, geprüft und erfasst werden. Erst anschließend gelangen sie zur innerbetrieblichen Weiterverarbeitung oder Lagerung. Das Beschaffungslager wirkt als Puffer zwischen dem Wareneingang und dem Output, also der Produktion oder dem Vertrieb.

Kontroll- und Rechtspflichten

Die Lieferung muss anhand der Bestellung und der Warenbegleitpapiere auf Übereinstimmung geprüft werden. Am Identifikationspunkt kontrolliert die Wareneingangskontrolle insbesondere Menge, Produktqualität und Richtigkeit entsprechend der Sechs-R-Regel. Bei Abweichungen werden eine Schadensregulierung oder eine Retoure veranlasst.

Kaufleute müssen empfangene Waren unverzüglich auf Vollständigkeit und Mängel untersuchen und Beanstandungen melden. Unterbleibt dies, gilt die im Lieferschein angegebene Menge gemäß § 377 HGB als vollständig und schadensfrei geliefert. Eine Ausnahme bilden verdeckte oder versteckte Mängel, für die gesetzliche Rügefristen gelten. Bei einer äußerlich erkennbaren Beschädigung darf die Annahme verweigert werden.

Ist die Ware äußerlich einwandfrei, bestätigt der Empfänger dem Frachtführer den Eingang auf dem Frachtbrief. Nach § 412 HGB ist der Absender aufgrund des Frachtvertrags verpflichtet, die Güter zu entladen.

Aufzeichnung und Buchführung

Die Verordnung über die Führung eines Wareneingangsbuchs vom 20. Juni 1935 verpflichtete Unternehmer zur Führung eines Wareneingangsbuchs, wenn sie weder buchführungspflichtig waren noch Handelsbücher führen mussten. Ihr Inhalt wurde in § 143 AO übernommen. Danach müssen gewerbliche Unternehmer alle Waren einschließlich Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen, Halbfabrikaten und Zutaten gesondert aufzeichnen, die sie im Gewerbebetrieb zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch entgeltlich oder unentgeltlich sowie für eigene oder fremde Rechnung erwerben. Die Aufzeichnung erfolgt in einem Wareneingangsbuch oder auf einem Wareneingangskonto.

Bei der bestandsorientierten Buchführung wird ein aktives Bestandskonto geführt. Zugänge werden beispielsweise anhand von Lieferscheinen und Abgänge anhand von Materialentnahmescheinen erfasst; dadurch wird der Lagerbestand laufend fortgeschrieben. Der Saldo erscheint als „Vorräte“ auf der Aktivseite der Bilanz (§ 266 Abs. 2 lit. B I HGB). Bereits vorhandenes wirtschaftliches Eigentum erlaubt die Verbuchung, auch wenn die Ware unter einfachem, verlängertem oder erweitertem Eigentumsvorbehalt erworben wurde oder bei einem Dritten, etwa einem Lagerhalter, zur Verfügung des Käufers lagert.

Bei der aufwandsorientierten Buchführung, auch Just-in-time-Buchung genannt, werden Wareneinkäufe im Soll des Aufwandskontos „Warenaufwand“ verbucht. Der angenommene sofortige Verbrauch steht im Haben. Der Saldo bildet den Wareneinsatz des Handels und erscheint beim Gesamtkostenverfahren nach § 275 Abs. 2 Nr. 5 HGB in der Gewinn- und Verlustrechnung. Die Waren werden auf der Sollseite mit ihren Einkaufspreisen angesetzt.

Die Wahl richtet sich nach dem betrieblichen Ablauf: Bei sofortigem Verbrauch, wie er im Handel häufig vorkommt, eignet sich die aufwandsorientierte Buchführung. Für lagerintensive Betriebe ist die bestandsorientierte Buchführung sinnvoller.