E-Mail

Grundidee und Nutzung

E-Mail („electronic mail“, elektronische Post bzw. elektronischer Brief) bezeichnet sowohl ein System zur Verwaltung und Übertragung briefähnlicher Nachrichten über Computernetzwerke, besonders das Internet, als auch die einzelnen übertragenen Nachrichten. Neben dem World Wide Web ist sie ein wichtiger Internetdienst: Textnachrichten und digitale Dokumente wie Grafiken oder Office-Dokumente lassen sich typischerweise in wenigen Sekunden weltweit senden.

E-Mail ist asynchrone Kommunikation. Der Absender kann eine Nachricht versenden, unabhängig davon, ob der Empfänger sie gerade annehmen oder lesen kann. Zum Arbeiten mit E-Mails gibt es zwei übliche Benutzerschnittstellen: Ein lokal installiertes E-Mail-Programm, auch E-Mail-Client oder Mail-User-Agent (MUA), kommuniziert mit einem oder mehreren Postfächern. Bei Webmail verwaltet man E-Mails im Webbrowser; eine Webanwendung des Anbieters greift dabei auf das Postfach auf dessen Server zu.

Die standardsprachliche Schreibweise ist nach Duden, Wahrig und dem amtlichen Wörterverzeichnis „E-Mail“. In Deutschland überwiegt „die E-Mail“, im Schweizer Hochdeutsch „das E-Mail“; in Österreich und Teilen Südwestdeutschlands kommen beide Formen vor.

Bestandteile, Inhalt und Anhänge

Eine E-Mail besteht intern aus Header und Body. Der Header (Kopf) enthält Kopfzeilen mit Angaben etwa zu Absender, Empfänger, Erstellungsdatum, Inhaltsformat, Übertragungsstationen und dem Weg der Nachricht. E-Mail-Programme blenden viele dieser technischen Angaben normalerweise aus, können den vollständigen Header aber anzeigen.

Der Body (Textkörper) ist durch eine Leerzeile vom Header getrennt und enthält die Nachricht in einem oder mehreren Teilen. Nach RFC 5322 Abschnitt 2.3 darf eine E-Mail nur Zeichen des 7-Bit-ASCII-Zeichensatzes enthalten. Umlaute, andere Zeichen und Daten wie Bilder müssen daher im Header deklariert und passend kodiert werden. RFC 2045 ff. regelt dies mit MIME und Base64; aktuelle Programme übernehmen die Kodierung bei Bedarf automatisch. Der Inhalt kann Klartext, formatierten Text wie HTML und/oder Binärdaten enthalten. Signatur und Footer sind optional.

Eine einfache Signatur nennt beispielsweise Klarname oder Arbeitsstelle. Eine digitale Signatur kann Fälschungen oder Veränderungen erkennbar machen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann sie eine qualifizierte elektronische Signatur sein und dann dieselbe Rechtskraft wie eine handschriftliche Unterschrift besitzen. Ein Mailfooter ist Text unter der Mail und wird bei privaten Maildiensten häufig für Werbung genutzt.

Ein Attachment beziehungsweise Anhang ist eine dem Text beigefügte Datei und technisch ein Teil des Bodys. MIME regelt ihre Unterteilung und Kodierung. Anhänge können Computerviren enthalten und sollten nur bei vertrauenswürdigem Absender geöffnet werden. Obwohl ihre Größe grundsätzlich nicht begrenzt ist, setzen Provider, Postfächer oder Server oft Höchstgrenzen. Durch Base64 ist ein Anhang meist etwa ein Drittel größer als die ursprüngliche Datei auf einem Datenträger.

HTML-Mails ermöglichen Formatierungen, sind aber prinzipbedingt stärker angreifbar als reine Textmails. Frühere Sicherheitslücken in HTML-Darstellungen förderten E-Mail-Würmer und konnten etwa durch Zählpixel Informationen über Empfänger preisgeben. Aktive Inhalte wie JavaScript und das automatische Laden externer Bilder werden heute häufiger eingeschränkt; dadurch können Formatierungen jedoch abweichend dargestellt werden. Das BSI empfiehlt, E-Mails standardmäßig nur als Text anzuzeigen und möglichst keine HTML-Mails oder Mails mit aktiven Inhalten zu versenden.

Adresse, Versand und Abruf

Eine SMTP-E-Mail-Adresse identifiziert ihren Empfänger eindeutig. Bei [email protected] ist „info“ der local-part: Er kennzeichnet das Postfach auf einem Server. „wikipedia.org“ ist der domain-part: Er benennt den MX Resource Record, meist die Domain, des Mailservers, an den zugestellt werden soll.

Typisch schreibt eine Person die E-Mail in ihrem Client. Dieser sendet sie über Internetzugang und den Mailserver des eigenen Providers. Der Quell-Mailserver erfragt beim DNS-Server den Mail eXchanger Record (MX) der Ziel-Domain, erhält eine Prioritätsliste von Zielservern und versucht diese nacheinander, bis einer die Nachricht annimmt. Der Zielserver speichert sie im Postfach; der Empfänger ruft sie mit seinem Client ab und liest sie. Haben beide Personen denselben Anbieter, entfällt die Übertragung zwischen zwei Provider-Mailservern.

SMTP dient dem Versand und Transport; ein SMTP-Relay-Rechner entspricht beim Briefversand dem öffentlichen Briefkasten. POP3 ruft Mails aus dem Postfach ab. IMAP dient ebenfalls dem Zugriff, ist aber darauf ausgelegt, Mails auf dem Server zu belassen und dort in Ordnern zu verwalten. SMAP ist eine noch experimentelle Weiterentwicklung von IMAP. Heute werden vor allem SMTP, POP3 und IMAP genutzt, oft mit SSL-Verschlüsselung als SMTPS, POP3S und IMAPS. X.400 ist ein offener Standard, der hauptsächlich im LAN oder WAN verwendet wird.

Bei Webmail und IMAP bleiben E-Mails grundsätzlich auf dem Mailserver. POP sah ursprünglich vor, sie beim Abruf vom Server zu löschen; neuere POP-Versionen können sie je nach Servereinstellung dort belassen. E-Mails werden oft in Container-Dateien gespeichert, etwa mbox unter Unix/Linux oder Maildir. Einzelne Nachrichten können die Endung .eml haben und enthalten im MIME-Format Kopfzeilen, Inhalt und Anhänge.

Eine Zustellbestätigung ist eine Delivery Status Notification (DSN), wenn die Nachricht erfolgreich im Empfängerpostfach abgelegt wurde und die beteiligten Systeme dies unterstützen. Eine Lesebestätigung heißt Message Disposition Notification (MDN); sie kann beim Öffnen ausgelöst werden, sofern der Empfänger sie nicht verhindert. Sie beweist weder, dass die Mail tatsächlich gelesen noch verstanden wurde. Beide Bestätigungen sind nur informativ; der Empfänger kann sie deaktivieren.

Die Laufzeit ist nicht vorhersehbar und hängt unter anderem von Auslastung, Übertragungskapazität und Erreichbarkeit der Server ab. Bei nicht erreichbarem Zielserver oder seltenen Weiterleitungen sind mehrere Tage möglich. Bei gut gepflegten modernen Systemen dauern Zustellungen weltweit jedoch selten mehr als eine Minute; auch Spamschutzmaßnahmen wie Greylisting können verzögern. Ist eine Nachricht zu groß oder scheitert die Übertragung, soll der begrenzende Server eine Bounce Message, also Fehlermeldung, an den Absender schicken.

Vorteile, Spam und Sicherheit

E-Mails sind meist schnell, erfordern weder Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren noch Briefkastenleerung und verursachen im Normalfall keine einzelnen Material- oder Portokosten, wenn die nötige Infrastruktur bereits vorhanden ist. Sie können gleichzeitig an viele Empfänger gehen; BCC verbirgt dabei die Empfängerliste. Nachrichten lassen sich archivieren, durchsuchen, weiterleiten, automatisch beantworten, filtern und nach Regeln sortieren. Sie können Dateien, Verschlüsselung, Signaturen und digitale Visitenkarten enthalten. Gegenüber Papierbriefen verbrauchen sie unmittelbar kein Papier und benötigen keinen materiellen Transport; zur Umweltfreundlichkeit insgesamt bestehen jedoch verschiedene Ansichten.

Spam oder Junk-Mails sind unerwünschte, meist werbliche E-Mails. Sie kosten Empfänger Zeit und schränken die Effizienz ein. Seit ungefähr 2002 bestand mehr als 50 % und seit 2007 etwa 90 % des weltweiten E-Mail-Aufkommens aus Spam; für 2010 nennt der Artikel 107 Billionen verschickte E-Mails mit 89,1 % Spam, für Oktober 2015 54 %. Das Landgericht Bonn entschied 2014, dass ein im geschäftlichen Verkehr als Kontakt angebotener Spam-Ordner täglich kontrolliert werden muss.

Wichtige Schutzziele sind Authentizität, Datenschutz und Integrität. Authentizität bedeutet, dass die Mail wirklich vom angegebenen Absender stammt; Datenschutz schützt vor Mitlesen auf dem Übertragungsweg; Integrität bedeutet, dass der Inhalt vollständig und unverändert bleibt. STARTTLS verschlüsselt nur den Transport zwischen Mailservern; beim Anbieter liegt die Mail dabei im Klartext vor. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit Pretty Good Privacy, GNU Privacy Guard oder S/MIME schützt durchgehend zwischen Absender und Empfänger. Transportverschlüsselung ist verbreiteter, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung seltener.

Unverschlüsselte E-Mails sind mit einer lesbaren Postkarte vergleichbar. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ähnelt einem verschlossenen Brief, doch Betreff und alle Kopfzeilen bleiben lesbar. Transportverschlüsselung ähnelt einem Brief, den jeder beteiligte Dienstleister öffnen und für den Weitertransport neu verpacken kann. Ohne Verschlüsselung können beteiligte Unternehmen technisch mitlesen und auswerten; E-Mails können außerdem leicht automatisiert durchsucht werden. Falsche Absender-, TO-, CC- und BCC-Angaben sind durch E-Mail-Spoofing möglich.

SPF und DKIM wurden 2006 beziehungsweise 2007 in RFCs festgelegt. DMARC baut darauf auf und ergänzt eine Domain-Richtlinie für nicht authentifizierte E-Mails.

Kommunikation und rechtliche Regeln

E-Mails dokumentieren den kommunizierten Inhalt schriftlich und können im Client oder Archiv aufbewahrt werden. Schriftliches Formulieren kann helfen, Inhalte zu durchdenken und zu strukturieren. Zugleich können Mails langfristig wieder gelesen und leicht weitergeleitet werden; sie haben dadurch einen stärkeren Öffentlichkeitscharakter. Empfänger empfinden ihren Ton oft härter als beabsichtigt, weil im Unterschied zu Gespräch oder Telefonat die unmittelbare Rückkopplung fehlt.

Auch einfache E-Mails können rechtserhebliche Erklärungen und Verbindlichkeiten begründen, haben allein aber wenig Beweiskraft. Herkömmliche Protokolle und Logs beweisen langfristig nicht sicher, wann wer was an wen gesendet hat, ob eine Mail abgesendet wurde oder beim Empfänger ankam. Das Sozialgericht Aachen hielt 2006 das Löschen oder Verlieren von E-Mails für glaubhaft; einen Anscheinsbeweis hat die Rechtsprechung bislang abgelehnt. Eine digitale, besonders eine qualifizierte elektronische Signatur erleichtert die gerichtliche Durchsetzbarkeit; unter Voraussetzungen wird auch ein Zeitstempel anerkannt.

In Deutschland gilt nach der in der Fachliteratur vertretenen und durch jüngere Urteile bestätigten Auffassung eine E-Mail bereits mit Eingang auf dem Server des Empfänger-Providers als zugestellt. Ein Fehler bei der Weiterleitung in das persönliche Konto ändert daran nicht notwendig etwas. Beispielsweise können Maklerverträge und Abmahnungen rechtswirksam per E-Mail gesendet werden.

Ein allgemeines Veröffentlichungsverbot für E-Mails gibt es in Deutschland nicht. Je nach Inhalt können aber Urheberrecht oder allgemeines Persönlichkeitsrecht betroffen sein; Gerichte nehmen eine Interessenabwägung im Einzelfall vor. Nach dem Landgericht Köln, Urteil 28 O 178/06, kann die ungefragte Veröffentlichung einer für einen bestimmten Empfängerkreis bestimmten geschäftlichen E-Mail das Persönlichkeitsrecht des Versenders verletzen, besonders bei unlauter erlangter Mail. Maßgeblich sind Zweck, Form, Art und Ausmaß des Eingriffs. Die Argumentation betrifft jedoch nicht die Veröffentlichung von Mails, die an die veröffentlichende Person selbst gerichtet sind. Das Oberlandesgericht München bewertete am 31. Juli 2024 (7 U 351/23) die Weiterleitung geschäftlicher Mails an die eigene private Adresse als möglichen schwerwiegenden Vertrauensbruch, der eine fristlose Kündigung rechtfertigen kann.

Seit 2005 müssen Internetdienstanbieter in Deutschland Hard- und Software bereithalten, um Überwachungsanordnungen sofort folgen zu können. Für geschäftliche E-Mails gelten seit 1. Januar 2007 in Deutschland bestimmte Pflichtangaben, etwa vollständiger Firmenname mit Rechtsform, Registergericht und Handelsregisternummer; Verstöße können Geldstrafen oder Abmahnungen nach sich ziehen. Bei Infomails dürfen Empfängeradressen ohne Einwilligung nicht im TO- oder CC-Feld offenbart werden; BCC verbirgt sie. In Österreich besteht seit 1. Januar 2007 für Unternehmer eine Impressumspflicht für E-Mails.