Buchführung

Kern und Zweck

Buchführung ist die lückenlose, chronologische sowie sachlich geordnete wertmäßige Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens auf Grundlage von Belegen. Sie beginnt mit der Gründung eines Betriebes und endet mit seiner Liquidation. Erfasst werden vor allem Wertzuwächse, also Erträge, Werteverbräuche, also Aufwände, sowie Höhe und Zusammensetzung von Vermögen und Kapital in der Bilanz.

Buchführung ist damit das zahlenmäßige Spiegelbild eines Unternehmens. Sie liefert dem Unternehmer Informationen für kaufmännische Entscheidungen und erfüllt zugleich gesetzliche Informationspflichten gegenüber Behörden. Sie gehört zum betrieblichen Rechnungswesen. Dieses umfasst neben Finanzbuchführung und Betriebsbuchführung auch betriebswirtschaftliche Statistik, Vergleichsrechnung und Planungsrechnung.

Die Finanzbuchführung führt zum Jahresabschluss, also zu Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Die Betriebsbuchführung dient dagegen der innerbetrieblichen Kostenerfassung und Selbstkostenrechnung, etwa für die Preiskalkulation. Der Artikel behandelt vor allem die Finanzbuchführung und die doppelte Buchführung, die in der Privatwirtschaft üblich und für Kaufleute gesetzlich vorgeschrieben ist. Kleingewerbetreibende und Freiberufler können ihre Geschäfte nach der einfacheren Einnahmenüberschussrechnung abrechnen.

Die Ergebnisse der Finanzbuchführung richten sich an interne Adressaten wie Unternehmer, Kapitalgeber, Gesellschafter, Arbeitnehmer und deren Vertretungen. Externe Adressaten sind zum Beispiel Banken, Gläubiger, Finanzamt und Öffentlichkeit. Wenn verschiedene Adressaten unterschiedliche Berichtsstandards verlangen, etwa HGB, IFRS oder US-GAAP, kann eine parallele Buchführung nötig sein.

Pflichten und Ordnung

Die Buchführungspflicht ergibt sich in Deutschland vor allem aus Handelsrecht und Steuerrecht. Nach § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB gilt: „Jeder Kaufmann [i. S. d. § 1–7 HGB] ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“ Ein Istkaufmann nach § 1 HGB ist schon mit Beginn des Handelsgewerbes buchführungspflichtig, ein Kannkaufmann nach § 2 HGB erst mit Eintragung ins Handelsregister.

Zur Buchführung verpflichtet sind Gewerbetreibende, deren Unternehmen nach Art und Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert oder im Handelsregister eingetragen ist. Genannt werden außerdem Genossenschaften, juristische Personen, Bund, Länder und Gemeinden. § 241a HGB befreit kleine Einzelkaufleute, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als jeweils 800 000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80 000 Euro Jahresüberschuss haben.

Nach EU-Vorschriften müssen börsennotierte Unternehmen in der Europäischen Union ihre konsolidierten Abschlüsse seit 2005 nach IAS beziehungsweise IFRS aufstellen; Vergleichszahlen waren ab 2004 erforderlich. Nicht börsennotierten Unternehmen wurde in Deutschland ein Wahlrecht zur Anwendung der IAS/IFRS im Konzernabschluss eingeräumt. Die Pflicht wurde auch auf Unternehmen ausgedehnt, deren Wertpapiere sich im Zulassungsprozess befinden.

Steuerrechtlich gibt es eine derivative Buchführungspflicht nach § 140 AO: Wer nach anderen Gesetzen Bücher führen muss, muss dies auch für die Besteuerung tun. Daneben nennt § 141 AO eine originäre Buchführungspflicht für gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, wenn bestimmte Grenzen überschritten werden: mehr als 800.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr beziehungsweise Kalenderjahr; für 2016 bis 2023 waren es 600.000 Euro Umsatz und 60.000 Euro Gewinn. Freie Berufe wie Rechtsanwalt, Steuerberater oder Arzt sind grundsätzlich nicht buchführungspflichtig, außer wenn der Betrieb in einer Kapital- oder Handelsgesellschaft geführt wird.

Die Buchführung muss nach § 238 HGB so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über Geschäftsvorfälle und Unternehmenslage erhalten kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Entspricht die Buchführung nicht den Anforderungen, etwa weil Unterlagen fehlen, darf die Finanzbehörde nach § 162 AO die Besteuerungsgrundlagen schätzen.

Grundsätze und Belege

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, kurz GOB, beruhen auf gesetzlichen Vorschriften und bewährter kaufmännischer Praxis. Sie lassen sich auf die Grundprinzipien Wahrheit und Klarheit zurückführen. Wahrheit bedeutet: Es muss so gebucht werden, wie es tatsächlich vorgefallen ist; Scheinbuchungen sind verbotene Fälschungen. Klarheit bedeutet: Die Buchführung muss übersichtlich, eindeutig, lesbar, nachvollziehbar und gegen Fälschung geschützt sein.

Ein zentraler Grundsatz lautet: keine Buchung ohne Beleg. Entsteht kein Beleg direkt aus dem Geschäftsvorfall, etwa bei einer Eingangsrechnung oder Quittung, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Beispiele sind Kopien von Ausgangsrechnungen, Lohnbelege, Materialentnahmescheine oder Abschreibungsbelege. Für Buchführungsunterlagen gelten Aufbewahrungspflichten, in der Regel 6 Jahre bei Handelsbriefen oder 10 Jahre bei Belegen.

Zu den Organisationsgrundsätzen gehört, dass jeder Geschäftsvorfall in einem Beleg zu erfassen ist. Die Belege müssen fortlaufend, vollständig und zeitnah erfasst werden, und die Geschäftsvorfälle sind zu systematisieren. Zu den Buchungsgrundsätzen zählen Nachprüfbarkeit, Klarheit und Übersichtlichkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit und Wahrheit, lückenlose Erfassung aller Geschäftsfälle, Führung der Bücher in einer lebenden Sprache, allgemein verständliche Abkürzungen, Jahresabschluss in deutscher Sprache sowie die Regeln „keine Buchung ohne Beleg“ und „keine Buchung ohne Gegenbuchung“.

Elektronische Dokumente können nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme behandelt und archiviert werden. Für elektronische Systeme sind die GoBD wichtig: die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Aus Sicht der Finanzverwaltung gelten sie für EDV-Systeme, die steuerrelevante Daten direkt oder indirekt erfassen oder verarbeiten.

Doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung, auch Doppik oder kaufmännische Buchführung genannt, erfasst jeden Geschäftsvorfall doppelt. In einem Buchungssatz wird grundsätzlich „Soll an Haben“ gebucht. Dabei wird jeweils derselbe Wert im Soll und im Haben eingetragen, aber auf verschiedenen Konten. Die doppelte Buchführung wurde 1494 durch den italienischen Mönch und Mathematiker Luca Pacioli dargestellt und später weiterentwickelt.

Jeder Geschäftsvorfall führt zu einer von vier möglichen erfolgsneutralen Veränderungen: Aktivtausch, Passivtausch, Bilanzverlängerung oder Bilanzverkürzung. Außerdem gibt es erfolgswirksame Buchungen, die Gewinn oder Verlust beeinflussen. Die Durchgängigkeit der Doppelbuchungen wird durch das Eigenkapital erreicht, das als Ausgleichsposten „Vermögen minus Schulden“ beide Seiten der Bilanz gleich lang macht.

Die Bilanz stellt auf der Aktivseite die Vermögenswerte dar und auf der Passivseite deren Finanzierung. Vereinfacht zeigt die Aktivseite, welches Vermögen vorhanden ist, während die Passivseite zeigt, woher das Kapital stammt: aus Eigenkapital oder aus Schulden beziehungsweise Verbindlichkeiten. In Deutschland ist die Gliederung in § 266 Abs. 2 und 3 HGB geregelt; vorgeschrieben ist sie für große und mittelgroße Kapitalgesellschaften sowie bestimmte Personengesellschaften, praktisch hat sie sich aber breiter durchgesetzt.

Die Aktivseite ist aufsteigend nach Liquidität geordnet: schwer in Geld verwandelbare Vermögenswerte wie Grundstücke stehen oben, geldnahe Werte wie Kassenbestand und Bankguthaben unten. Die Passivseite ist aufsteigend nach Fälligkeit geordnet: langfristige Finanzierungsquellen stehen oben, kurzfristige Verbindlichkeiten unten. Die Werte der Bilanz müssen durch Inventur und Inventar belegbar sein. Nach § 240 HGB hat jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes Grundstücke, Forderungen, Schulden, Bargeld und sonstige Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und zu bewerten.

Da jeder Geschäftsfall mindestens zwei Bilanzpositionen verändert, wird die Bilanz in Konten aufgelöst. Anfangsbestände werden über das Eröffnungsbilanzkonto, kurz EBK, übernommen; es ist spiegelverkehrt zur Bilanz aufgebaut. Am Ende werden Bestandskonten über das Schlussbilanzkonto, kurz SBK, abgeschlossen. Erträge und Aufwendungen werden nicht direkt dauerhaft auf dem Eigenkapitalkonto gesammelt, sondern in der Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV, geordnet. Die GuV stellt Aufwendungen und Erträge gegenüber; am gebräuchlichsten ist die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren.

Konten, Bücher und Abschluss

Ein Konto ist eine Tabelle mit zwei Seiten: Soll links und Haben rechts. Die Begriffe sind historisch bedingt und bedeuten nicht einfach „haben“ oder „sollen“. Bestandskonten erfassen Vermögen und Schulden. Aktive Bestandskonten zeigen die Kapitalverwendung, zum Beispiel Grundstücke, Maschinen, Vorräte, Bargeld, Forderungen oder Lizenzen; Zugänge werden im Soll, Abgänge im Haben gebucht. Passive Bestandskonten erfassen Eigen- und Fremdkapital beziehungsweise Verbindlichkeiten; Zugänge stehen im Haben, Abgänge im Soll.

Erfolgskonten erfassen Vorgänge, die Gewinn oder Verlust beeinflussen. Aufwandskonten halten Werteverzehr fest, etwa Materialverbrauch, Personalkosten, Zinsen oder Abschreibungen; Aufwand wird im Soll gebucht. Ertragskonten erfassen Wertzuflüsse, die das Eigenkapital erhöhen, zum Beispiel Umsatzerlöse; Erträge werden im Haben gebucht. Ein einfacher Buchungssatz betrifft zwei Konten. Beim Einkauf von Rohstoffen auf Ziel lautet er: „Rohstoffe an Verbindlichkeiten“. Zusammengesetzte Buchungssätze können mehrere Konten enthalten, aber die Summen im Soll und Haben müssen übereinstimmen.

Das Buchungssystem unterscheidet erfolgsneutrale und erfolgswirksame Buchungen. Erfolgsneutral sind Aktivtausch, Passivtausch, Aktiv-Passiv-Mehrung und Aktiv-Passiv-Minderung. Beispiele sind die Zahlung eines Kunden per Überweisung, die Umwandlung einer Lieferantenschuld in ein langfristiges Darlehen, der Kauf von Rohstoffen auf Ziel oder die Bezahlung einer Lieferantenrechnung per Überweisung. Erfolgswirksam sind Buchungen mit Ertrags- oder Aufwandskonten, etwa eine fakturierte Kundenrechnung als positiver Erfolgsbeitrag oder eine bar bezahlte Handwerkerrechnung als negativer Erfolgsbeitrag.

Der Bestand eines Kontos wird durch das Ziehen von Salden ermittelt. Dazu werden Soll- und Habenseite addiert; die kleinere Summe wird von der größeren abgezogen. Überwiegt die Sollseite, entsteht ein Sollsaldo, überwiegt die Habenseite, ein Habensaldo. Im Geschäftsleben wird mindestens monatlich eine Saldenliste erstellt, die dem Unternehmer eine Art Zwischenbilanz liefert.

Jede Buchung wird in mindestens zwei Büchern festgehalten. Das Journal oder Grundbuch erfasst alle Geschäftsvorfälle chronologisch mit laufender Nummer, Datum, Betrag, Belegverweis, Erläuterung und Kontierung. Das Hauptbuch ordnet die Buchungen sachlich den Konten zu. Die Grundregel lautet: zuerst Eintragung im Journal, danach Buchung auf den Konten im Hauptbuch. Nebenbücher erläutern bestimmte Hauptbuchkonten, etwa Kontokorrentbuch, Lagerbuch, Lohn- und Gehaltsbuch, Anlagebuch, Bank- und Kassenbuch sowie Rechnungsausgangsbuch.

Nach § 242 HGB bestehen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zusammen aus dem Jahresabschluss. Vorher werden durch Inventur alle Bestände erfasst und im Inventar schriftlich niedergelegt. Differenzen zu Kontensalden sind zu klären und durch Buchungen zu bereinigen. Danach werden Unterkonten abgeschlossen, Erfolgskonten über das GuV-Konto geführt, das GuV-Konto über das Eigenkapitalkonto abgeschlossen und die Bestandskonten über das Schlussbilanzkonto abgeschlossen.

Entwicklung und Organisation

Aufzeichnungen wirtschaftlicher Vorgänge gehören zu den ältesten Schriftstücken. Erste Zahlzeichen und piktographische Symbole gab es bereits in der Obed-Zeit in Mesopotamien. Um 3500 v. Chr. wurden bei den Sumerern Abrechnungen für Brot und Bier auf Tontafeln in Keilschrift vorgenommen. Um 3000 v. Chr. entstanden in Ägypten und Babylonien erste Darstellungen von Soll und Haben auf Papyrusrollen. Aus Indien sind um 200 n. Chr. Loseblattbuchführungen auf präparierten Palmblättern erhalten.

Im Mittelalter entwickelte sich die Buchführung weiter. Eine lückenlose doppelte Buchführung ist für 1340 nachweisbar, unter anderem in erhaltenen Hauptbüchern aus Genua. Ebenfalls 1340 wurde in Lübeck nach dem Muster von Genua, Venedig und Florenz der doppelte Buchungssatz mit bilanzähnlichen Übersichten eingeführt. Benedetto Cotrugli beschrieb im 15. Jahrhundert erstmals die Methode der doppelten Buchführung; Luca Pacioli machte sie 1494 mit der Darstellung der „Venezianischen Methode“ in Europa bekannt. Die erste deutsche Übersetzung erschien 1537 in Nürnberg.

In der Neuzeit entstanden weitere Lehrwerke und gesetzliche Anforderungen. Die Fugger erstellten 1511 erstmals eine Bilanz. Bis ins 17. Jahrhundert entwickelte sich die Periodenrechnung mit regelmäßigem Bücherabschluss. Im preußischen Allgemeinen Landesrecht von 1794 findet sich für Preußen erstmals eine gesetzliche Bilanzierungspflicht. Die Aktiennovelle von 1884 stärkte in Deutschland die Grundsätze der Bilanzerstellung, und das Preußische Einkommensteuergesetz von 1891 koppelte die Steuererklärung mit der Handelsbilanz.

In der Moderne wandelte sich vor allem die Technik: von handschriftlichen Büchern über Durchschreibeverfahren, Schreibmaschinen und Buchungsautomaten bis zu elektronischer Datenverarbeitung. Ab den 1960er Jahren konnten Buchungsdaten mit Magnetkonten elektronisch gespeichert werden. Heute findet Buchführung fast nur noch elektronisch statt. Das Kontensystem ist im Kern weitgehend gleich geblieben; das Journal ist häufig eine Tabelle in einer relationalen Datenbank, mit Zugriffszeit, bearbeitendem Benutzer und Zugriffsschutz.

Die Organisation der Buchführung soll dem Unternehmer Informationen über wirtschaftlichen Erfolg und Entscheidungen liefern, die steuerlichen Anforderungen erfüllen und zugleich effizient sein, weil Buchführung Kosten verursacht. In größeren Unternehmen wird sie meist intern organisiert, wobei Grunddaten oft in Bereichen wie Einkauf, Verkauf, Personal oder Produktion entstehen. In kleineren Unternehmen übernehmen häufig externe Dienstleister Aufgaben. Elektronische Datenübertragung kann Doppelerfassung vermeiden, etwa durch digitale Kassenbücher, Online-Bankauszüge, Daten aus Rechnungsprogrammen oder elektronisch erfasste Eingangsrechnungen. Dienstleister stellen dann Auswertungen wie Summen- und Saldenliste, betriebswirtschaftliche Auswertung, offene Posten, Umsatzsteuervoranmeldungen, Bilanzen und Steuererklärungen bereit.