Beleg (Rechnungswesen)

Begriff und Bedeutung des Belegs

Ein Beleg oder Buchungsbeleg ist in der Buchführung ein Dokument, das Daten über einen Geschäftsvorfall enthält und als Grundlage für eine Buchung dient. Er ist ein Informationsträger, der einen oder mehrere Geschäftsvorfälle in knapper und für das Rechnungswesen bearbeitbarer Form dokumentiert.

Für die Buchführung gilt der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Nach diesem Belegprinzip dürfen nur Belege eine Buchung auslösen. Im heutigen Rechnungswesen können Belege visuell oder maschinell verarbeitbare Datenträger sein. Der dokumentierte Geschäftsvorfall führt beispielsweise zu einer Veränderung der Erlöse, Erträge, Kosten, Verbindlichkeiten oder des Vermögens.

Belege bilden das Bindeglied zwischen Geschäftsvorfall und Buchung. Sie dienen als Beweismittel und als Grundlage für die interne Revision sowie für die Arbeit von Wirtschaftsprüfern oder Steuerberatern.

Belegarten und rechtliche Anforderungen

Zu den Belegen gehören alle Schriftstücke, aus denen sich Geldgeschäfte sowie der Geld- oder Zahlungsstrom eines Unternehmens nachvollziehen lassen.

Fremdbelege stammen von Wirtschaftssubjekten außerhalb des verbuchenden Unternehmens. Dazu gehören unter anderem Abrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge, Rechnungen, Kleinbetragsrechnungen und Verträge, die eine Zahlung auslösen. Auch eine Quittung ist ein Buchungsbeleg.

Eigenbelege werden innerhalb des verbuchenden Unternehmens ausgestellt. Beispiele sind Eigenleistungen, innerbetriebliche Leistungsverrechnungen und Materialentnahmen. Notbelege müssen angefertigt werden, wenn Fremdbelege verloren gegangen sind oder üblicherweise nicht ausgestellt werden, etwa bei Parkuhren oder Trinkgeldern.

„Beleg“ und „Buchungsbeleg“ sind Rechtsbegriffe; sie kommen beispielsweise in § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB vor. Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs gehören Belege zum Begriff der ordnungsmäßigen Buchführung. Ein Beleg muss alle wesentlichen Bestandteile enthalten: einen Belegtext mit knapper Beschreibung des Geschäftsvorfalls, den Betrag und das Ausstellungsdatum. Bei Fremdbelegen ist außerdem die Autorisation durch die Anerkennung der sachlichen Richtigkeit erforderlich.

Wer über eine mit Einnahmen oder Ausgaben verbundene Verwaltung Rechenschaft ablegen muss, hat nach § 259 Abs. 1 BGB eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen oder Ausgaben mitzuteilen und, soweit Belege ausgestellt zu werden pflegen, diese vorzulegen. Das Ausstellen tatsächlich unrichtiger Belege kann nach § 379 Abs. 1 AO eine Ordnungswidrigkeit im Sinne der Steuergefährdung darstellen. Nach § 8 Abs. 4 Nr. 1 SchwarzArbG ist es ebenfalls ordnungswidrig, wenn ein unrichtiger Beleg eine Dienst- oder Werkleistung vortäuscht und dadurch Schwarzarbeit oder illegale Beschäftigung ermöglicht.

Prüfung und Verarbeitung

Bei der Belegprüfung wird festgestellt, ob die erstmalige Erfassung der Daten formell und materiell richtig ist.

Die formelle Prüfung umfasst vor allem:

die chronologische Erfassung,
die Verständlichkeit des Belegtextes,
die Vollständigkeit,
die Kontierung, also die Zuordnung zu den betroffenen Konten,
die erforderlichen Unterschriften.

Die materielle Prüfung untersucht die inhaltliche und zahlenmäßige Richtigkeit sowie die rechnerische Richtigkeit der Daten.

Geschäftsvorfälle sind zeitnah zu verbuchen; im Kassenbuch müssen sie täglich erfasst werden (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB). Nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ des BMF vom 28. November 2019 müssen Datenverarbeitungssysteme Geschäftsvorfälle für Buchführungszwecke zeitnah in Grundbuchaufzeichnungen festhalten. Bare Geschäftsvorfälle sind täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen zu erfassen.

Die nach Rechnungskreisen, etwa Finanzbuchhaltung oder Betriebsbuchhaltung, sortierten Belege erhalten einen Zeitstempel, werden nummeriert und kontiert. Anschließend verarbeitet die Buchhaltung sie durch eine Buchung. Dabei können Belegleser eingesetzt werden. Elektronische Rechnungen und OCR-Erkennung, also die automatische Texterkennung, bilden die Grundlage der automatischen Belegverarbeitung im digitalen Belegwesen. Ein Buchungsprotokoll, die sogenannte Primanota, ermöglicht es, jede einzelne Buchung später wiederzufinden.

Belegloser Massenzahlungsverkehr

Im früheren beleggebundenen Massenzahlungsverkehr galten ausgefüllte Vordrucke für Lastschriften, Schecks, Überweisungsträger, Wechsel und Zahlscheine als Buchungsbelege. Sie mussten über das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen auf dem Postweg an das Institut des Zahlungsempfängers versandt werden; bei Lastschriften und Schecks verlief der Weg umgekehrt. Häufig waren zusätzlich Verrechnungsinstitute wie Girozentralen, Landesgenossenschaftskassen oder Korrespondenzbanken beteiligt. Dieses Verfahren war kostenträchtig.

Zur Rationalisierung wurde 1976 im deutschen Inlandszahlungsverkehr zunächst das Datenträgeraustauschverfahren im DTAUS-Format eingeführt. Kaufleute konnten es bis August 2014, Verbraucher bis Februar 2016 nutzen; anschließend wurde es durch das SEPA-Verfahren abgelöst. 1986 folgte für den Auslandszahlungsverkehr die beleglose Abwicklung im DTAZV-Format. Der beleglose Datenträgeraustausch betraf zunächst nur die interne Verrechnung zwischen Kreditinstituten; ein Vordruck für die Auslandsüberweisung musste weiterhin vom Zahlungspflichtigen ausgefüllt werden.

Heute wird im Inland und in den EU-Mitgliedstaaten der elektronische Massenzahlungsverkehr auf Grundlage des Datenträgeraustauschverfahrens genutzt. Zahlungsbelege müssen zwischen den Instituten nicht mehr versandt werden. Die vom Zahlungspflichtigen oder Zahlungsempfänger ausgefüllten Vordrucke verbleiben beim kontoführenden Kreditinstitut als Buchungsbeleg. Vollständig beleglose Zahlungen werden durch Online-Banking ermöglicht. Die dabei erzeugten Datensätze entsprechen den handelsrechtlichen Vorschriften des digitalen Belegwesens.

Die Umstellung auf beleglose Transaktionen trug dazu bei, dass Schecks und Wechsel ihre frühere Bedeutung verloren und im internationalen Bankwesen keine Rolle mehr spielen; sie wurden durch Zahlungskarten verdrängt.

Aufbewahrung und Belegausgabe

Bücher und sonstige erforderliche Aufzeichnungen können nach § 146 Abs. 5 HGB auch in einer geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden. Voraussetzung ist, dass die gewählte Form der Buchführung und das angewandte Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle erfasst, muss nach § 146a HGB dem an einem Geschäftsvorfall Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang einen Beleg über den Geschäftsvorfall ausstellen und ihn diesem Beteiligten zur Verfügung stellen. Diese Pflicht wird als Belegausgabepflicht bezeichnet.

Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 3 HGB geordnet aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht und ihre Dauer unterscheiden sich je nach Staat. In Deutschland sind die Fristen in § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO und § 14b Umsatzsteuergesetz geregelt. Inventare, Bilanzen und Lageberichte müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Für Buchungsbelege sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.