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Betriebsbuchführung
Aus der unternehmensinternen Tätigkeit der Betriebsbuchführung – auch Interne Buchführung genannt – werden heutzutage hauptsächlich kurzperiodische Kosten- …
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Kern und Einordnung
Die Betriebsbuchführung, auch interne Buchführung genannt, ist ein Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Sie stellt vor allem kurzperiodische Ergebnisse der Kosten- und Leistungsrechnung bereit. Aus diesen Daten sollen Erkenntnisse über innerbetriebliche Prozesse gewonnen und Entscheidungen des Managements begründet werden. Für längere Zeiträume erstellt sie außerdem eine Planungsrechnung; von Zeit zu Zeit kommen Betriebsstatistiken hinzu.
Sie ist eng mit der Finanzbuchführung verbunden, hat aber eine andere Aufgabe. Das Rechnungswesen erfasst und kontrolliert Geld- und Güterbewegungen im gesamten Umsatzprozess eines Unternehmens. Das interne Rechnungswesen, organisatorisch in der Betriebsbuchhaltung angesiedelt, erfasst mengenmäßige Güterflüsse und Güterbestände des Leistungsbereichs und bewertet sie. Das externe Rechnungswesen, organisatorisch in der Finanzbuchhaltung, erfasst Vermögen, Kapital und deren Veränderungen; die Bewertungen beruhen auf früheren und gegenwärtigen Zahlungsvorgängen.
Abgrenzung zur Finanzbuchführung
Die Betriebsbuchführung betrachtet innerbetriebliche Vorgänge: Beschaffung, Produktion beziehungsweise Leistungserstellung und Absatz von Gütern und Dienstleistungen. Sie informiert innerhalb eines Jahres in kurzfristigen Zeitabständen über betriebliche Kosten, die dazugehörigen Erlöse und den Betriebserfolg. Nach der Erfassung von Kosten und Leistungen können Stückkosten und Stückgewinne einzelner Produkte oder Dienstleistungen berechnet werden. Das Betriebsergebnis ergibt sich aus der Summe der Einzelergebnisse betriebszweckgebundener Tätigkeiten in einer Periode.
Die Finanzbuchführung richtet sich dagegen auf das Geschäftsjahr und auf alle Geschäftsaktivitäten, unabhängig davon, ob sie zum Betriebszweck gehören. Ihr Ziel ist die Erfassung aller Geschäftsvorfälle einer Abrechnungsperiode und die Ermittlung des Gesamtergebnisses der Geschäftstätigkeit. Zu ihr gehören unter anderem Gewinn- und Verlustrechnung und regelmäßig wiederkehrende Bilanzen, die für externe Adressaten bestimmt sind.
Die Betriebsbuchführung wird „intern“ genannt, weil sie nicht für externe Adressaten gedacht ist und sich mit betrieblichen Interna beschäftigt, die oft als Geschäftsgeheimnisse behandelt werden. Trotzdem hat sie nach dem Artikel einen Bezug zu gesetzlichen Anforderungen: Die nach dem HGB vorgeschriebene Bewertung fertiger und unfertiger Erzeugnisse kann nur erfolgen, wenn die Betriebsbuchführung die notwendigen Unterlagen liefert.
Warum sie notwendig ist
Die Notwendigkeit der Betriebsbuchführung ergibt sich daraus, dass zukunftsbezogene Entscheidungen häufig nicht direkt mit den Daten der Finanzbuchführung begründet werden können. Die Finanzbuchführung mit ihrer Gewinn- und Verlustrechnung liefert Daten aus vergangenen Zeiträumen bis in die Gegenwart; mehr soll sie nach dem Artikel nicht leisten.
Die Betriebsbuchführung ist auf Entscheidungen von Verantwortungsträgern ausgerichtet, die eine höhere Wirtschaftlichkeit erreichen sollen. Sie kann helfen zu klären, wie eine vorgegebene Leistung mit den geringsten Kosten erreicht wird; das ist das Minimierungsziel. Sie kann auch helfen zu klären, wie mit gegebenen Kosten eine möglichst große Leistung erzielt wird; das ist das Maximierungsziel.
Dabei berücksichtigt die Betriebsbuchführung, dass sich Grundlagen früherer Zahlenwerte in künftigen Zeiträumen verändern können. Genannt werden veränderte Marktpreise beim Absatz eigener Produkte, veränderte Preise in der Materialbeschaffung, neu bestimmte Löhne und Gehälter, gesetzlich zulässige stille Reserven, die innerbetrieblich identifiziert werden sollen, sowie Reklamationen wegen Produktionsfehlern. Außerdem können Tätigkeiten vorkommen, die nicht zum Kerngeschäft gehören, etwa die Vermietung von Betriebswohnungen oder Finanztransaktionen mit vorübergehend freien Geldmitteln. Solche Nebentätigkeiten sollen aus der Betriebsbuchführung herausgehalten und getrennt beurteilt werden, damit das Ergebnis des betrieblichen Kerngeschäfts erkennbar bleibt.
Abgrenzungsrechnung
Die Betriebsbuchführung erhält ihre Ausgangsdaten aus der Finanzbuchführung, kann sie aber nicht unverändert übernehmen. Die Abgrenzungsrechnung dient dazu, die Höhe der einzelnen betrieblichen Leistungen und Kosten zu bestimmen. Die Zahlen aus der Finanzbuchhaltung sind dabei Ausgangswerte. Durch Summierung und Saldierung von Kosten und Leistungen wird das Betriebsergebnis ermittelt.
Das Betriebsergebnis wird definiert als: Betriebsergebnis = Leistungen - Kosten. Ein Betriebsgewinn entsteht, wenn die Leistungen die Kosten übersteigen; sonst ergibt sich ein Betriebsverlust.
Die Finanzbuchhaltung weist demgegenüber das Gesamtergebnis des Unternehmens aus. Das Gesamtergebnis wird definiert als: Gesamtergebnis = Erträge - Aufwendungen. Ein Gesamtgewinn entsteht, wenn die Erträge die Aufwendungen übersteigen; sonst zeigt sich ein Gesamtverlust.
Kosten und Leistungserlöse sind Begriffe der Betriebsbuchführung. Aufwendungen und Erträge sind Begriffe der Finanzbuchführung. Aufwendungen stehen auf der Sollseite der Gewinn- und Verlustrechnung, betreffen das gesamte Unternehmen und sind vergangenheitsbezogen. Kosten sind solche Aufwendungen, die den Betrieb beziehungsweise das Kerngeschäft betreffen, nicht auf außergewöhnliche Umstände wie Schadensfälle oder Reklamationen zurückzuführen sind und um voraussehbare Änderungen, zum Beispiel Preise oder Löhne, korrigiert wurden.
Übernahme und Anpassung von Daten
Die Abgrenzung zwischen Finanzbuchführung und Betriebsbuchführung muss klären, welche als Aufwendungen erfassten Daten als Kosten übernommen werden können und welche Daten verändert oder ergänzt werden müssen. Außerdem muss festgelegt werden, wie realwirtschaftlich erbrachte betriebliche Leistungen von den in der Finanzbuchhaltung enthaltenen Größen abgegrenzt werden.
Früher wurde durch Buchungen auf Konten dargestellt, wie Daten der Erfolgsrechnung aus der Finanzbuchführung in die Kosten- und Leistungsrechnung der Betriebsbuchführung überführt werden. Dafür wurden ein Rechnungskreis I für die Finanzbuchführung und ein Rechnungskreis II für die Kosten- und Leistungsrechnung angelegt. Im Industriekontenrahmen sind dafür gesonderte Konten vorgesehen. Nach dem Artikel ist ein solches Vorgehen heute jedoch ungebräuchlich.