Abgrenzungsrechnung

Aufgabe und Einordnung

Die Abgrenzungsrechnung ist in der Betriebswirtschaftslehre ein Instrument zur Ermittlung und Aufbereitung von Daten innerhalb der Kosten- und Leistungsrechnung (KLR). Sie sorgt dafür, dass aus den Daten der Finanzbuchhaltung nur die Werte übernommen werden, die den eigentlichen Betrieb und die jeweilige Abrechnungsperiode betreffen.

Die KLR erhält Rohdaten unter anderem aus Finanz- und Steuerbuchhaltung, Betriebsstatistik, externen Quellen und durch Eigenerstellung, etwa in Form kalkulatorischer Kosten. In größeren Unternehmen ist sie heute Teil von Enterprise-Resource-Planning-Systemen. Daraus können zusätzlich Arbeitspläne, Stücklisten für die Kalkulation sowie Ausführungszahlen von Prozessen für die Prozesskostenrechnung stammen.

Die Daten werden nach Kriterien der Kostenentstehung und Kostenaufteilung verarbeitet. Zur Abgrenzungsrechnung gehören insbesondere Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung. Zunächst werden neutrale Aufwendungen und Erträge aus dem GuV-Konto der Finanzbuchhaltung von Kosten und Leistungen getrennt. Anschließend werden kalkulatorische Kosten in die Ergebnistabelle aufgenommen. So ergeben sich die Kosten und Leistungen des Unternehmens für die betreffende Abrechnungsperiode. Diese unternehmensbezogene Abgrenzung findet außerhalb der Finanzbuchhaltung in einer Ergebnistabelle statt.

Nicht jeder Aufwand ist zugleich betriebsbezogener Aufwand und damit Kosten; ebenso ist nicht jeder Ertrag eine Leistung. Vermietet ein Schreinermeister beispielsweise nebenbei das Obergeschoss seiner Werkstatt, gehört dies nicht zum eigentlichen Geschäftszweck. Die Mieterträge und Reparaturaufwendungen daraus sind daher in der KLR keine Leistungen beziehungsweise Kosten. Die Abgrenzung kann zeitlich oder betrieblich erfolgen; außerdem wird zwischen Anderskosten und Zusatzkosten unterschieden.

Periodengerechte Kosten und Leistungen

Die zeitliche Abgrenzung durch Rechnungsabgrenzung macht Kostenarten periodenrein. Vorauszahlungen werden ausgeschieden, finanzielle Rückstände hinzugefügt. Dadurch erfasst die KLR genau jene Kosten und Leistungen einer Periode, die für sie relevant sind.

Häufig zeitlich abzugrenzen sind Miete, Versicherungsprämien, Energiekosten, Lohn- und Gehaltsnebenkosten einschließlich Nichtleistungslöhnen und Nichtleistungsgehältern sowie Lohn- und Gehaltsvorschüsse oder -rückstände.

Beispiel: Zahlt ein Unternehmen im Januar 6000 Euro Miete für sechs Monate, entfallen auf die Januarperiode 1000 Euro Mietkosten. Fünf Sechstel, also 5000 Euro, werden zeitlich abgegrenzt und dem nächsten Geschäftsjahr belastet.

Betriebsbezogene Kosten

Die betriebliche Abgrenzung scheidet neutrale Aufwendungen aus und ergänzt kalkulatorische Kosten. Häufig betroffen sind außergewöhnliche betriebliche Aufwendungen, betriebsfremder und periodenfremder Aufwand, bilanzmäßige Abschreibungen, bilanzmäßige Fremdkapitalzinsen sowie sonstige Aufwendungen ohne Bedeutung für die Kostenrechnung.

Hinzu kommen gegebenenfalls kalkulatorische Abschreibung, kalkulatorische Miete, kalkulatorischer Unternehmerlohn, kalkulatorische Wagnisse und kalkulatorische Zinsen. Auch umgewertete Aufwendungen können für die Kostenrechnung zu berücksichtigen sein.

Beispiel: Hält eine Werbeagentur Wertpapiere als langfristige Finanzanlage, werden deren Erträge, etwa Zinszahlungen, in der KLR vollständig vom Betrieb abgegrenzt. Sie stehen nicht mit dem eigentlichen Betriebszweck in Verbindung und sind deshalb keine Leistung der KLR, auch wenn sie in der Finanzbuchhaltung als Erträge gebucht werden.