Inventur

Grundidee und Bedeutung

Die Inventur ist im Rechnungswesen die körperliche oder buchmäßige Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Sie ist Voraussetzung für ordnungsmäßige Buchführung und Bilanzierung. Bestandsaufnahmen am Anfang und Ende des Geschäftsjahres zeigen, ob Vermögensgegenstände und Schulden tatsächlich vorhanden sind.

Körperlich vorhandene Vermögensgegenstände werden gezählt, gemessen oder gewogen. Beispiele sind Stückzahlen bei Fahrzeugen, Liter bei Getränken, Längen bei Ellenwaren und Gewichte bei Fleisch. Nicht körperliche Vermögensgegenstände und Schulden, etwa Forderungen, Bankguthaben, Verbindlichkeiten, Firmenwerte, Lizenzen, Patente oder andere Schutzrechte, werden durch eine Buchinventur anhand von Quittungen, Rechnungen, Saldenlisten, Kontoauszügen und weiteren Belegen erfasst.

Vermögensgegenstände, deren Wert sinken kann, beispielsweise Betriebsgebäude oder saisonabhängige Waren, müssen durch entsprechende Abschreibungen, also Absetzungen für Abnutzung, wertmäßig berücksichtigt werden. Die Inventur bildet die wichtigste quantitative Grundlage für die Bilanzierung. Sie dient außerdem dem Gläubigerschutz, der Selbstkontrolle des Kaufmanns und der unabhängigen Kontrolle der Buchführung.

Grundsätze und rechtliche Pflichten

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur sind ein Teilbereich der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Wesentliche Anforderungen sind:

• Vollständigkeit der Bestandsaufnahme im Sinne der Bilanzwahrheit,
• Richtigkeit der Bestandsaufnahme nach § 246 Abs. 1 HGB,
• Stetigkeit der Inventur nach § 252 HGB,
• Einzelerfassung der Bestände,
• Klarheit und Nachprüfbarkeit im Sinne der Bilanzklarheit.

Unternehmen benötigen hierfür interne Inventur-Richtlinien. Diese regeln insbesondere Termin-, Personal-, Raum- und Ablaufplanung sowie die Dokumentation. Fehlt eine körperliche Bestandsaufnahme oder weist das Inventar nicht nur unwesentliche formelle oder materielle Mängel auf, gilt die Buchführung nach Abschnitt R 5.3 Abs. 4 EStR nicht als ordnungsmäßig. Die darauf beruhende Bilanzierung ist dann nichtig.

Nach § 240 Abs. 1 HGB muss jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes Grundstücke, Forderungen, Schulden, den Betrag des baren Geldes und sonstige Vermögensgegenstände genau verzeichnen und den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden angeben. Die Inventur ist zunächst die körperliche Bestandsaufnahme; anschließend erfolgt die Bewertung. Nach § 240 Abs. 2 HGB ist am Schluss des Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen. Im Regelfall ist der Bilanzstichtag der 31. Dezember, ein abweichendes Geschäftsjahr ist jedoch möglich. Für die Inventur lässt die Finanzverwaltung im Regelfall einen Zeitraum von zehn Tagen vor und nach dem Bilanzstichtag zu. Bestandsveränderungen innerhalb dieses Zeitraums müssen ordnungsgemäß berücksichtigt werden.

Nach § 241a HGB und § 242 Abs. 4 HGB sind Einzelkaufleute von der Inventur befreit, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse und 60.000 Euro Jahresüberschuss erzielen. Steuerrechtlich ergibt sich die Inventurpflicht für Kaufleute aus §§ 140 und 141 AO.

Verfahren der Bestandsaufnahme

Bei der körperlichen Inventur werden körperliche Vermögensgegenstände durch Zählen, Messen oder Wiegen aufgenommen. Eine Schätzung mit anschließender Bewertung ist erlaubt, wenn eine exakte Aufnahme wirtschaftlich unzumutbar oder unmöglich ist, etwa bei Kohlevorräten auf einer Halde. Werden bei einem Vergleich von Istbestand und Buchwert Inventurdifferenzen festgestellt, sind diese direkt über die Gewinn- und Verlustrechnung zu verbuchen.

Die Buchinventur erfasst nicht körperliche Vermögenswerte und Schulden, insbesondere Forderungen, Bankguthaben und Verbindlichkeiten. Sie stützt sich auf die Aufzeichnungen der Finanzbuchhaltung und die zugehörigen Belege.

Bei Gütern des beweglichen Anlagevermögens ersetzt die Anlageninventur in der Anlagenbuchhaltung die körperliche Bestandsaufnahme. Sie betrifft beispielsweise Fuhrparks, Maschinen sowie Betriebs- und Geschäftsausstattungen, nicht jedoch geringwertige Wirtschaftsgüter. Für jeden Gegenstand muss eine Anlagenkarte geführt werden. Sie enthält die genaue Bezeichnung, den Bilanzwert am Bilanzstichtag, den Tag der Anschaffung oder Herstellung, die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die Nutzungsdauer, die jährliche Abschreibung und gegebenenfalls den Tag des Abgangs.

Inventurarten und zeitliche Verfahren

Neben der Stichtagsinventur gibt es nach § 241 HGB die Stichprobeninventur, die permanente Inventur und die vor- oder nachverlegte Stichtagsinventur. Diese Verfahren sind Inventurvereinfachungsverfahren. Bestände dürfen dabei nach Art, Menge und Wert mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden ermittelt werden.

Bei der Stichprobeninventur werden sorgfältig ausgewählte, repräsentative Zufallsstichproben aufgenommen und anschließend auf den Gesamtbestand hochgerechnet. Der Stichprobenfehler darf höchstens 1 % des Wertes der Grundgesamtheit betragen. Der Aussagewert muss dem einer Vollaufnahme entsprechen; das Inventar darf nur mit anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren, beispielsweise der Mittelwertschätzung, aufgestellt werden. Die Methode wird besonders in Großunternehmen eingesetzt. In Deutschland führte Anfang der 1970er Jahre die Siemens AG als erstes Unternehmen die Stichprobeninventur ein; im Januar 1977 wurde sie rechtlich verankert.

Die permanente Inventur ist dagegen eine Totalerfassung, bei der die Bestandserfassung über das Geschäftsjahr verteilt wird. Voraussetzungen sind ein Lagerbuch und nachprüfbare Unterlagen über alle Zu- und Abgänge. Mindestens einmal im Geschäftsjahr muss eine körperliche Inventur stattfinden und der Sollbestand mit dem Istbestand verglichen werden. Aufnahmezeiten und -mengen können frei gewählt werden, aber die Inventur darf nicht auf Stichproben oder einen repräsentativen Querschnitt beschränkt werden. Das Ergebnis wird mit dem genauen Aufnahmezeitpunkt im Lagerbuch festgehalten; Lagerbücher oder Lagerkarteien werden berichtigt. Bei häufig wechselnden Beständen, etwa Kassen- oder Warenbeständen, werden Zugänge und Abgänge laufend fortgeschrieben, sodass Buchwert und tatsächlicher Bestand übereinstimmen. Handelsrechtlich ist die permanente Inventur nach § 241 Abs. 2 HGB für alle Vermögensgegenstände zulässig, steuerlich unter bestimmten Voraussetzungen jedoch nur für Vorräte. Nicht geeignet ist sie bei unkontrollierbarem Schwund, Verdunstung, Verderb, leichter Zerbrechlichkeit oder besonders wertvollen Gegenständen.

Bei der vor- oder nachverlegten Stichtagsinventur wird die körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt, wenn eine Aufnahme am Bilanzstichtag unmöglich ist oder die Voraussetzungen für eine permanente Inventur fehlen. Sie darf an einem beliebigen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag erfolgen (§ 241 Abs. 3 Nr. 1 HGB). Der ermittelte Bestand wird wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet; das Inventar trägt das Datum der tatsächlichen Aufnahme. Bei einer Aufnahme am 15. Oktober werden die Werte der Zugänge bis zum 31. Dezember addiert und die Abgänge abgezogen. Bei einer Aufnahme am 28. Februar werden die Zugänge vom 1. Januar bis 28. Februar abgezogen und die Abgänge addiert, um jeweils den Wert am Abschlussstichtag 31. Dezember zu ermitteln.

Internationale Regelungen und Sonderformen

In der Schweiz müssen Vorräte nach Art. 958 Abs. 1 OR einmal jährlich physisch aufgenommen werden. Nach Art. 958c Abs. 2 OR müssen rechnungslegungspflichtige Unternehmen die einzelnen Bilanzpositionen im Bilanz- und Anhangnachweis durch ein Inventar oder auf andere Weise belegen. Durchführung und Aufstellung des Inventars richten sich nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Rechnungslegung gemäß Art. 662a OR, insbesondere Vollständigkeit, Klarheit und Vorsicht.

In Österreich verlangt § 191 Abs. 1 UGB die Aufzeichnung der Vermögensgegenstände und Schulden, auch zum Schluss des Geschäftsjahres nach § 191 Abs. 2 UGB. Nach § 192 Abs. 1 UGB werden Vermögensgegenstände grundsätzlich körperlich aufgenommen; § 192 Abs. 4 UGB erlaubt auch Stichproben.

Die IFRS erwähnen die Inventur nicht ausdrücklich, setzen sie bei der Bilanzierung von Vorräten jedoch voraus und legen den Schwerpunkt auf deren Bewertung. Nach IAS 8.10 können bei nicht durch einen IAS-Standard oder eine Interpretation geregelten Sachverhalten Verlautbarungen anderer Rechnungslegungsstandards übernommen werden. Über diese Öffnungsklausel wird auch die Inventur in den IFRS anerkannt.

Als spezielle Inventuren nennt der Artikel die Ist-Aufnahme, die Revision im Bibliothekswesen und die Waldinventur.