Bestandsaufnahme

Definition und Ablauf

Eine Bestandsaufnahme ist eine dokumentierte und auf Vollständigkeit ausgerichtete Untersuchung eines Bestandes. Dabei werden einzelne Gegenstände anhand eines oder mehrerer festgelegter Merkmale untersucht. Das Verfahren kommt häufig in Alltag, Politik, Wirtschaft, Technik und Wissenschaft vor.

Die Merkmale und das Vorgehen können durch Gesetze, Institutionen, Personengruppen oder einzelne Personen vorgegeben werden. Auch die Durchführung kann bei Institutionen, Gruppen oder Einzelpersonen liegen. Wird das Verfahren nur auf einen einzelnen Gegenstand angewendet, spricht man von Erfassung oder Prüfung.

Umfangreiche Bestandsaufnahmen benötigen Regeln für die Ablaufsteuerung. Diese bestimmen die einzelnen Arbeitsschritte und die Reihenfolge, in der die Gegenstände erfasst werden. Die Schritte müssen dokumentiert werden. Dafür eignen sich insbesondere Listen, Tabellen, Formulare, Datenbanken, Karten oder Pläne. Merkmale können durch Zahlen, frei formulierte Beschreibungen, ein kontrolliertes Vokabular – also eine festgelegte Auswahl einheitlicher Begriffe – oder grafisch dargestellt werden.

Zeitpunkt und Ergebnis

Eine Bestandsaufnahme kann über einen bestimmten Zeitraum einmalig, periodisch, unregelmäßig wiederholt oder kontinuierlich erfolgen. Eine einmalige oder wiederholte Erfassung endet an einem bestimmten Stichtag. Bei einer kontinuierlichen Erfassung, wie sie besonders in Datenbanken vorkommt, kann das Ergebnis zu jedem beliebigen Zeitpunkt festgestellt werden.

Das Ergebnis ist die Feststellung des vorhandenen Bestandes. Es wird häufig als Bestandsverzeichnis bezeichnet.

Gegenstände und Fachbegriffe

Erfasst werden kann alles, was sich durch Merkmale beschreiben lässt. Dazu gehören sämtliche Entitäten, Gegenstände, Objekte, Sachen oder Dinge.

Je nach Rechtsgebiet oder Wissenschaft trägt eine Bestandsaufnahme besondere Bezeichnungen. Beispiele sind Befragung in der Demoskopie, Datenerfassung in der Informationstechnologie, Erhebung in der Statistik, Inventarisation in Kunstwissenschaft und Denkmalrecht, Inventur in Handelsrecht und Forstwesen, Katalogisierung in der Bibliothekswissenschaft sowie Verzeichnung in der Archivwissenschaft. Weitere mögliche Bezeichnungen sind Klassifizierung und Registrierung.

Präsentation und Ordnung

Bei der Präsentation des Ergebnisses können alle oder nur ausgewählte Merkmale der erfassten Entitäten gezeigt werden. Mögliche Darstellungsformen sind:

• die Angabe einer Anzahl
• Text
• Verzeichnis, Inventar, Register oder Repertorium
• Tabelle oder Bericht
• Karte oder Plan
• Geoinformationssystem

Diese Formen können allein oder ergänzend verwendet werden. Die Angaben werden geordnet oder sortiert. Möglich sind eine alphabetische, chronologische oder numerische Sortierung, eine hierarchische oder topografische Ordnung sowie eine systematische Gliederung.

Ziele

Bestandsaufnahmen schaffen eine Grundlage für unterschiedliche Aufgaben und Entscheidungen. Sie können wissenschaftlichen Untersuchungen, politischen oder wirtschaftlichen Entscheidungen und der Meinungsbildung dienen. Weitere Ziele sind der Schutz der erfassten Entitäten, die Wertermittlung – unter anderem für Steuerzwecke –, die Ermittlung eines Bedarfs, die Herstellung von Rechtssicherheit und die Vermeidung von Kommunikationsproblemen. Eine Bestandsaufnahme kann gleichzeitig mehrere dieser Ziele verfolgen.

Typische Anwendungsbeispiele

Gesetzlich begründete Bestandsaufnahmen sind beispielsweise die Inventarisation im Denkmalrecht, das Nachlassverzeichnis im Erbrecht, die Inventur im Handelsrecht, die amtliche Statistik und die Bestandsaufnahme der Gewässer nach Art. 5 und 6 der Wasserrahmenrichtlinie der EU. In der Medizin zählt dazu die Internationale statistische Klassifikation der Krankheiten und verwandter Gesundheitsprobleme.

Nach wissenschaftlichen Vorgaben entstehen unter anderem archäologische Befunde, archivische Verzeichnungen, Bibliothekskatalogisierungen, biogeografische Verbreitungsgebiete, demoskopische Befragungen, geschichtswissenschaftliche Quellensammlungen, medizinische Nosologien, philologische Lexikografien, statistische Erhebungen und Darstellungen des Forschungsstands. Wirtschaftliche Anwendungen sind die Inventur im Handel, die Lagerhaltung in der Betriebswirtschaft sowie Bestand und Waldinventur im Forstwesen.

Im Vermessungswesen bezeichnet Bestandsaufnahme die gesamte Vermessung eines Bauprojekts, die in einem Zug durchgeführt wird. Sie kann als Planungsgrundlage oder nach der Fertigstellung erfolgen. Meist entsteht ein Bestandsplan im Maßstab 1:500 oder 1:1000; für Detailpläne sind auch 1:200 oder 1:250 üblich. Erfasst werden neben Gebäuden meistens wichtige Leitungen der Energieversorgung, Kanäle, Masten und das umliegende Gelände. Bei Bedarf wird die Vermessung an das staatliche Koordinatensystem angeschlossen.

Auch die katastrale Einmessung von Gebäuden dokumentiert einen Bestand. Andere Katastervermessungen können dagegen Grundstücksgrenzen bilden oder neu anmarken und verändern dadurch den Bestand. Vereinzelt wird der Begriff außerdem für topografische Aufnahmen, also Detailvermessungen des Geländes, verwendet. Dabei werden auch künstliche Objekte wie Verkehrswege und Bauwerke aufgenommen. Die Maßstäbe sind meist kleiner als bei den zuvor genannten Bestandsplänen und liegen ungefähr bei 1:1000.