Gemeinkosten

Begriff und Bedeutung

Gemeinkosten, auch indirekte Kosten oder „overhead“, sind Kosten, die einem Bezugsobjekt nicht direkt zugerechnet werden können. Bezugsobjekte können Kostenträger wie Produkte oder Dienstleistungen, Kostenstellen oder Rechnungsperioden sein. Das Gegenstück sind Einzelkosten, die direkt zurechenbar sind.

Gemein- und Einzelkosten ergeben zusammen die Gesamtkosten eines Unternehmens. Sie sind damit ein Kern der Kostenrechnung beziehungsweise Vollkostenrechnung. Gemeinkosten werden mithilfe von Hilfsgrößen verteilt, insbesondere durch Verteilungsschlüssel. Dadurch ist das Kostenzurechnungsprinzip – Kosten möglichst ihrem Verursacher zuzuordnen – bei Kostenstellenrechnung und Stückkostenkalkulation nur schwer oder gar nicht einzuhalten.

Entstehung und Zuordnung

In einem Mehrproduktunternehmen gibt es mindestens zwei Produkte oder Dienstleistungen und damit mindestens zwei Kostenträger. Ein Teil der Gesamtkosten wird durch die Produktion insgesamt verursacht und kann daher nicht nur einem Kostenträger zugerechnet werden: Dieser Teil sind Gemeinkosten.

Theoretisch kann ein Einproduktunternehmen ausschließlich Einzelkosten haben, weil alle Kosten für nur ein Produkt anfallen. Produziert ein Unternehmen beispielsweise nur eine Sorte Tafelschokolade, werden Beschaffungskosten für Rohkakao, Milch und Zucker, Finanzierungskosten aus Kreditaufnahme, Verwaltungskosten für Büroarbeit sowie Vertriebskosten für Marketing und Werbung nur durch dieses Produkt verursacht. Bei einem zweiten Produkt unterscheiden sich dagegen die Kostenanteile der Produkte; schon bei der Beschaffung müssen etwa unterschiedliche Materialanteile berücksichtigt werden.

Arten nach Funktionen und Bezugsobjekten

Kosten sind nicht direkt zurechenbar, wenn sie gleichzeitig durch mindestens zwei Produkte oder Dienstleistungen verursacht werden. Dasselbe gilt, wenn angefallene Kosten und mindestens zwei Bezugsobjekte durch dieselbe Entscheidung hervorgerufen werden.

Nach betrieblichen Funktionen gibt es unter anderem Beschaffungsgemeinkosten, Materialgemeinkosten, Personalgemeinkosten, Verwaltungsgemeinkosten und Vertriebsgemeinkosten. Einzelkosten sind demgegenüber beispielsweise Materialeinzelkosten, Sondereinzelkosten der Fertigung, Fertigungslöhne und Sondereinzelkosten des Vertriebs.

Herstellungskosten bestehen aus Einzel- und Gemeinkosten. Nach § 255 Abs. 2 HGB darf ein angemessener Teil der Fertigungs- und Materialgemeinkosten sowie der Abschreibungen zu den Herstellungskosten gerechnet werden. Ein Beispiel für Materialgemeinkosten ist Büromaterial, das in der Verwaltung eines Produktionsunternehmens verbraucht wird.

Auch Personalkosten in der Produktion können Gemeinkosten sein: Stellt ein Mehrproduktunternehmen mit denselben Arbeitskräften mehrere Produkte gleichzeitig her, wäre es möglicherweise unwirtschaftlich, die Arbeitszeit je Produkt genau abzugrenzen. Typische Personalgemeinkosten sind die Kosten des Vorstands und von Stabsstellen wie Organisations-, Personal- oder Rechtsabteilung. Nach dem Bezugsobjekt werden Kostenstellen-, Perioden- und Kostenträger-Gemeinkosten unterschieden.

Verteilung im Betriebsabrechnungsbogen

Der Betriebsabrechnungsbogen verteilt Gemeinkosten verursachungsgerecht auf Kostenstellen. Seine zentrale Aufgabe ist daher die angemessene Wahl und Anwendung von Verteilungsschlüsseln.

Bestimmte Kosten können als Sondergemeinkosten ausgegliedert werden, damit in der Zuschlagskalkulation ein eigener Kostensatz gebildet wird. Dies kann etwa für Abschreibungen, Zinsaufwand oder Fixkosten sinnvoll sein. Beim Beispiel Tafelschokolade kann die Menge des benötigten Materials als Verteilungsschlüssel dienen: Der Kakao-Anteil von Produkt A und Produkt B wird ermittelt und zur Verteilung der Rohstoffkosten auf die Kostenträger verwendet.

Echte, unechte und fixe Gemeinkosten

Echte Gemeinkosten können einem Kostenträger oder einer Kostenstelle tatsächlich nicht direkt zugerechnet werden. Unechte Gemeinkosten wären dagegen Produkten oder Dienstleistungen direkt zurechenbar und sind formal Einzelkosten, werden aber aus Wirtschaftlichkeitsgründen wie Gemeinkosten behandelt. Konrad Mellerowicz bezeichnete sie 1960 erstmals als „unechte Gemeinkosten“. Beispiele sind Energiekosten sowie Kosten für Hilfs- und Betriebsstoffe wie Lacke oder Schrauben in der Möbelindustrie.

Fixkosten sind stets Gemeinkosten, aber nicht alle Gemeinkosten sind Fixkosten. Reparaturkosten sind beispielsweise Gemeinkosten, jedoch keine Fixkosten, da sie nur bei notwendiger Reparatur entstehen. Auch der Bedarf an Schmieröl für eine Maschine hängt von ihrer Kapazitätsauslastung ab. Die Einteilung ist relativ und hängt vom Bezugs- oder Kalkulationsobjekt ab: Das Gehalt eines Meisters gilt aus Sicht der Fertigung als fixe Gemeinkosten, aus Sicht der übergeordneten Managementebene dagegen als Fertigungseinzelkosten.

Weitere typische Gemeinkosten sind Verwaltungskosten sowie Forschungs- und Entwicklungskosten. Viele verändern sich bei einem anderen Beschäftigungsgrad nicht und sind dann zugleich Fixkosten, etwa Kreditzinsen, Mieten und Versicherungsprämien. Eine Ausnahme sind variable Gemeinkosten einer Kuppelproduktion: Sie verändern sich mit der Menge eines Kuppelprodukts, ohne nur diesem zugerechnet werden zu können.

Hohe Gemeinkosten können bei sinkendem Absatzvolumen die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit mindern; dies wird als Kostenremanenz bezeichnet. Gemeinkostencontrolling kann helfen, besonders bei gemeinkostenlastigen Strukturen im Dienstleistungssektor, in denen Gemeinkosten über 50 % der Gesamtkosten ausmachen. Ungeeignete Verteilungsschlüssel können zu nicht sachgerechten Zuordnungen und nicht marktgerechten Preiskalkulationen führen; insbesondere Großabnehmer oder Großauflagen können dadurch benachteiligt werden.