Wikipedia · einfach zusammengefasst · Stand
Beschaffung
Beschaffung (auch Procurement, Purchasing oder Akquisition) ist eine betriebliche Funktion in Unternehmen oder eine Aufgabe staatlicher Behörden, die sich …
Inhalt6 Abschnitte
Wesen und Ziel der Beschaffung
Beschaffung (auch Procurement, Purchasing oder Akquisition) ist eine betriebliche Funktion von Unternehmen oder eine Aufgabe staatlicher Behörden. Sie organisiert den Einkauf und die Beschaffungslogistik von Dienstleistungen und Material: Produktionsbetriebe benötigen sie zur Weiterverarbeitung, Handelsunternehmen zum Weiterverkauf. Neben Vertrieb und Produktion ist sie die dritte betriebliche Grundfunktion jedes Unternehmens.
Der Einkauf ist nach herrschender betriebswirtschaftlicher Meinung ein Teilbereich der umfassenderen Beschaffung. Einkaufstätigkeiten sind etwa Angebote einholen, Preise verhandeln, Bestellungen auslösen und Rechnungen prüfen. Beschaffung umfasst zusätzlich planende und steuernde Aufgaben. Beschäftigte benötigen Waren- und Marktkenntnis, Verhandlungsgeschick sowie bei ausländischen Lieferanten gegebenenfalls Fremdsprachenkenntnisse. Sie müssen außerdem die Anforderungen der eigenen Produktion verstehen.
Ziel ist die bedarfsgerechte und wirtschaftliche Versorgung. Die „6R“ verlangen, dass die richtige Ware als Objekt in der richtigen Menge, zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort, in der richtigen Qualität und zu richtigen Kosten verfügbar ist. Die Beschaffung bestimmt nicht die zu beschaffende Menge, sondern soll vorgegebene Stückzahlen oder Dienstleistungen möglichst günstig, qualitativ gut und zuverlässig bei Lieferanten anfordern. Anders als der Vertrieb verantwortet sie daher keine Marktanteile; der Vertrieb bearbeitet den Markt und meldet absetzbare Mengen zurück.
Gegenstände, Aufgaben und Varianten
Im weiten Sinn stellt Beschaffung alle für die Leistungserstellung nötigen Einsatzfaktoren kostenoptimal bereit. Dazu können Materialien, Sachanlagevermögen, Rechte, Dienstleistungen, Finanzmittel und Personal gehören. Die Materialwirtschaft konzentriert sich meist auf Materialien und Baugruppen für die Produktion. In der betriebswirtschaftlichen Literatur zählen Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Arbeitskräfte, Kapital, Gewerbeimmobilien, Dienstleistungen, Rechte und externe Unternehmensdaten zu den Beschaffungsobjekten. Finanzmittel, Immobilien und Personal werden wegen ihrer besonderen Märkte oft durch Finanz-, Facilitymanagement- und Personalbereiche beschafft. Im allgemeinen Sprachgebrauch meint Beschaffung enger vor allem Material und Dienstleistungen.
Der Einkauf im engeren Sinn erforscht Beschaffungsmärkte, schreibt aus, prüft Angebote und erstellt Preisspiegel. Er verhandelt und gestaltet Verträge, etwa Rahmenverträge, plant die Bestellabwicklung und wählt Lieferanten aus. Die Beschaffungslogistik organisiert Anliefertransporte, Warenannahme und Eingangskontrolle, das Eingangslager sowie gegebenenfalls innerbetriebliche Transporte.
Beschaffungsprozesse unterscheiden sich nach Bedeutung und Kosten der Güter, Art der Ressourcen, Wiederholfrequenz, Standardisierung und Softwareeinsatz wie E-Procurement. Güter können Produkt-, System- oder Anlagengeschäfte sein; sie können unverändert weiterverkauft, verändert oder als Produktionshilfsmittel genutzt werden. Auch die Haltedauer reicht vom direkten Durchlauf zum Absatz bis zur langen Lagerung. Was für den Beschaffer Beschaffung ist, ist beim Lieferanten gleichzeitig Absatz: Der Beschaffer ist dort Kunde. Im Handels-H-Modell von Becker steht auf der Beschaffungsseite Einkauf, Disposition, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Kreditorenbuchhaltung; auf der Absatzseite Marketing, Verkauf, Warenausgang, Fakturierung und Debitorenbuchhaltung.
Operativer Ablauf
Die Materialdisposition stößt die Beschaffung eines Artikels an und löst eine Bestellanforderung aus, in SAP als BANF bezeichnet. In Produktionsbetrieben ist die Disposition Teil der Produktionsplanung und -steuerung. Eine Bestellung enthält mindestens Artikel, Menge sowie Lieferzeitpunkt und Lieferort.
Meist wird bei einem bereits bekannten Lieferanten bestellt, mit dem ein Rahmenvertrag besteht. Lieferantenauswahl und -bewertung sind besonders bedeutsam bei Betrieben mit Zertifizierung nach ISO 9001 und darauf aufbauenden Managementsystemen wie EN9100, ISO 13485 und IATF16949. Produktrelevante Lieferanten werden dort streng prozess- und kundenorientiert gesteuert. Manche Verfahren erlauben dem Lieferanten, Lagerbestände online zu überwachen und fehlende Waren beim Unterschreiten des Bestellbestands selbstständig anzuliefern. Beschaffung beeinflusst Kosten und Liquidität eines Unternehmens wesentlich.
Strategische Beschaffung
Operative Beschaffungen laufen gewöhnlich in festgelegten Geschäftsprozessen. Strategisch wichtige oder besonders bedeutsame Beschaffungen können dagegen formal als Projekt durchgeführt werden. Dadurch lässt sich die Beschaffung schon während der Produktentwicklung planen. Das Vorgehen kann individuell vom Standardprozess abweichen, etwa durch ein besonderes Vorgehensmodell, eigene Entscheidungskriterien und festgelegte Meilensteine. Auch Rollen der Beteiligten sowie Vorgaben für Budget und Termine können projektspezifisch bestimmt und über ein Projekt-Reporting verfolgt werden.
Der PMBOK Guide nennt hierfür sechs Hauptprozesse. In der Beschaffungsplanung wird anhand von Ergebnistypen sowie intern verfügbaren Ressourcen bestimmt, welche Dienstleistungen oder Sachmittel benötigt werden; dazu gehören Mengen-, Zeit- und Preisplanung. Die Angebotsplanung erstellt Leistungsbeschreibungen, ermittelt mögliche Lieferanten und legt Beurteilungskriterien fest, beispielsweise Preis, technische Kompetenz, Zuverlässigkeit, finanzielle Stabilität und Verfügbarkeit. Danach werden Angebote eingeholt. Bei der Lieferantenauswahl werden die Kriterien angewendet oder angepasst, wenn kein Anbieter die Leistungsbeschreibung erfüllen kann.
In der Vertragsabwicklung wird der Lieferant fortlaufend betreut und überprüft, damit die vereinbarte Leistung korrekt und fristgerecht erbracht wird; bei absehbaren Schwierigkeiten eskaliert der Projektmanager beim zuliefernden Unternehmen. Mit der Vertragsbeendigung wird die Lieferbeziehung nach Abschluss ordentlich beendet, etwa durch Zahlung der Abschlussrechnung, ein Abschlussgespräch mit Lessons Learned oder Vereinbarungen zur Nennung als Referenzprojekt.
Öffentliche Beschaffung in Deutschland
Beschaffen staatliche Behörden Güter oder Dienstleistungen, handelt es sich um öffentliches Beschaffungswesen. Es ist durch einen völkerrechtlichen Vertrag international geregelt, folgt teilweise anderen Regeln als die private Beschaffung und erfolgt häufig über die Ausschreibung eines öffentlichen Auftrags.
Der Staat ist in Deutschland der größte Beschaffer: Bund, Länder und Gemeinden kaufen jährlich Waren und Dienstleistungen für rund 250 Milliarden Euro. Auf Bundesebene sind das Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr (BAAINBw) mit rund 3,7 Milliarden Euro Jahresvolumen und das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern mit rund 700 Millionen Euro besonders große Beschaffungsbehörden. In der Wirtschaft zählt die Deutsche Bahn AG mit rund 20 Milliarden Euro jährlich zu den größten Beschaffern.
Das BAAINBw und andere nationale Beschaffungsbehörden in der EU müssen die Richtlinie 2009/81/EG zur Beschaffung von Verteidigungsgütern und sensiblen Sicherheitsgütern beachten. Besonderheiten für verteidigungs- und sicherheitsrelevante Leistungen regelt die Vergabeverordnung Verteidigung und Sicherheit (VSVgV). Nachhaltige Beschaffung berücksichtigt ökologische, soziale und ökonomische Anforderungen. Seit 2011 berät die Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (KNB) Kommunen und Länder. Die 2022 eingeführte Allgemeine Verwaltungsvorschrift zur Beschaffung klimafreundlicher Leistungen (AVV Klima) verpflichtet Bundesbehörden, Klimafreundlichkeit und Nachhaltigkeit zu beachten.
Öffentliche Beschaffung in der Schweiz
Die öffentliche Beschaffung in der Schweiz richtet sich nach dem öffentlichen Beschaffungsrecht. Der übliche Ablauf umfasst die Festlegung des Auftragswertes, die Wahl von Vergabeform und Verfahrensart, die Vorbereitung von Ausschreibung und Ausschreibungsunterlagen, die öffentliche Ausschreibung oder Einladung, Öffnung und Prüfung der Angebote, Bewertung und Zuschlag, die Bekanntmachung des Zuschlags sowie den Vertragsabschluss.
Gesetzlich vorgeschriebene öffentliche Ausschreibungen müssen auf der Website simap.ch veröffentlicht werden.
