Offener Posten

Begriff und Grundprinzip

Ein offener Posten (englisch „open item“) ist in der Buchhaltung eine Buchung, für die noch die ausgleichende Gegenbuchung fehlt. In der doppelten Buchführung gibt es zwar zu jeder Buchung formal eine Gegenbuchung, sodass dort im eigentlichen Sinn keine offenen Posten entstehen. Im Debitorenmanagement bleibt eine Forderung jedoch so lange als offener Posten bestehen, bis der Kunde die zugehörige Rechnung bezahlt hat.

Beispiel: Beim Verkauf von Ware gegen Rechnung wird der Geschäftsvorfall mit dem Buchungssatz „per Forderungen an Lagerbestand“ erfasst. Dadurch steigt die Bilanzposition „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“, während die Bilanzposition „Lagerbestand“ abnimmt. Die spätere Zahlung per Banküberweisung wird mit „per Bankguthaben an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ gebucht. Dadurch wird der offene Posten ausgeglichen.

Führung und Ausgleich

Offene Posten werden systematisch in der sogenannte[n] offene-Posten-Buchhaltung geführt. Dabei ersetzen gesammelte Belege das Journal und die Konten. Ein offener Posten kann ausgeglichen werden, wenn die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind, zum Beispiel durch:

• eine Gutschrift,
• eine Stornierung,
• eine Umbuchung oder
• eine Zahlung.

Eine Übersicht über sämtliche offenen Posten heißt häufig OPOS-Liste, OP-Liste oder OPL.

Offene Posten im Kontokorrent

In der Kontokorrentbuchhaltung wird zwischen Forderungen gegenüber einem Debitor, also einem Kunden, und Verbindlichkeiten gegenüber einem Kreditor, also einem Lieferanten, unterschieden.

Offene Posten auf Debitorenkonten werden regelmäßig mit den Zahlungseingängen verglichen. So lassen sich überfällige Forderungen erkennen und gegebenenfalls anmahnen. Offene Posten, die Verbindlichkeiten darstellen, werden mithilfe von Offene-Posten-Listen kontrolliert. Dadurch können Zahlungstermine überwacht, Verzugszinsen wegen verspäteter Zahlung vermieden und Skonti genutzt werden.

In Kleinunternehmen kann das Kontokorrent mithilfe der offene-Posten-Buchhaltung geführt werden. Die unbezahlten Rechnungen liegen unterjährig nur als Belege vor und werden nicht in der Buchhaltung erfasst. Erst zum Jahresabschluss wird der Bestand der Forderungen und Verbindlichkeiten zum Bilanzstichtag im Zuge der Bilanzerstellung eingebucht. Diese Form der Buchhaltung ist steuerlich anerkannt und in kleineren Industrie- und Handelsunternehmen weit verbreitet.

Der Abgleich offener Posten heißt auch „Ausziffern“. Dabei erhält jede Position zusammen mit ihren Gegenposten eine aufsteigend fortlaufende Nummer, eine Ziffer. Diese wird in allen zusammengehörigen Buchungszeilen in einem gesonderten Feld gespeichert und kennzeichnet sie als ausgeglichen beziehungsweise ausgeziffert. Ausziffern ist grundsätzlich nur möglich, wenn die Soll- und Habensummen übereinstimmen und die Gesamtsumme aller Buchungen somit „Null“ ergibt. Die Bearbeitung übernehmen heute meist Buchhaltungsprogramme.

Offene Position in der Finanzwirtschaft

In der Finanzwirtschaft spricht man von einer offenen Position, wenn einer aktivischen Risikoposition keine ebenso hohe und kongruente passivische Position gegenübersteht. Umgekehrt liegt eine offene Position vor, wenn einer passivischen Risikoposition keine entsprechend hohe und kongruente aktivische Position gegenübersteht.

Der Ausgleich einer solchen offenen Position kann durch Closing, Glattstellung, Hedging oder Settlement erfolgen. Eine offene Position besteht außerdem dann, wenn künftigen Auszahlungen nicht zeitgleich Einzahlungen gegenüberstehen oder künftigen Einzahlungen nicht zeitgleich Auszahlungen gegenüberstehen. In diesem Fall handelt es sich um ein Liquiditätsrisiko.