Leerkosten

Begriff und Grundzusammenhang

Leerkosten sind in der Betriebswirtschaftslehre der Teil der Fixkosten, der durch eine Unterbeschäftigung beziehungsweise durch nicht genutzte Kapazitäten der Produktionsfaktoren entsteht. Ihr Gegenbegriff sind die Nutzkosten: Sie bezeichnen den Teil der fixen Kosten, der zu einem Nutzen führt, weil die Produktionsfaktoren ausgelastet sind. Die Aufteilung der Fixkosten in Nutz- und Leerkosten beruht auf dem Beanspruchungsprinzip und gehört zur Teilkostenrechnung.

Leerkosten und Nutzkosten ergeben zusammen die gesamten Fixkosten:

K_f = L_K + L_N

Dabei steht K_f für die Fixkosten, L_K für die Leerkosten und L_N für die Nutzkosten. Leerkosten entstehen als Teil der ohnehin in voller Höhe anfallenden Fixkosten. Sie lassen sich deshalb nicht unmittelbar einsparen, sondern nur durch eine bessere Auslastung in Nutzkosten umwandeln.

Berechnung und Beschäftigungsgrad

Die Leerkosten lassen sich mithilfe des Beschäftigungsgrads berechnen. Der Beschäftigungsgrad beschreibt das Verhältnis zwischen der tatsächlichen Beschäftigung und der vorhandenen Kapazität:

K_L = (1 − B_i / B_K) · K_f

Dabei bedeutet K_L: Leerkosten, B_i: Ist-Beschäftigung, B_K: Kapazität und K_f: gesamte Fixkosten.

Bei einem Beschäftigungsgrad von 100 % liegt Vollbeschäftigung vor. Dann sind alle Fixkosten Nutzkosten und die Leerkosten betragen null. In der IT-Branche wird dagegen häufig ein optimaler Beschäftigungsgrad beziehungsweise Auslastungsgrad von 80–85 % angenommen. Ein entsprechender Belegungsgrad kann auch für andere Dienstleistungsunternehmen angewandt werden.

Leerkosten bei Unterbeschäftigung

Bei Unterbeschäftigung müssen Leerkosten bei der Ermittlung der Herstellungskosten im Rahmen der Bewertung selbst erstellter Anlagegüter sowie bei der bilanziellen Bewertung von Zwischen- und Fertigprodukten aus den fixen Gemeinkosten herausgerechnet werden. Grundlage dafür ist § 255 HGB.

Die Herstellungskosten hängen von der Kapazitätsauslastung ab. Bei Unterbeschäftigung entstehen höhere Stückkosten als bei Vollbeschäftigung, obwohl der Wert eines Produkts aus Sicht der Stammkundschaft nicht von der Auslastung des Unternehmens abhängt. Trotzdem müssen auch Leerkosten durch Erlöse gedeckt werden; andernfalls ist das Unternehmen nicht rentabel.

Für die Ermittlung von Voll- oder Unterbeschäftigung existieren unterschiedliche Messgrößen und Messverfahren. Leerkosten sind zu eliminieren, wenn eine „dauerhafte und offenbare“ Unterauslastung vorliegt. Diese gesetzliche Regel ist dehnbar, weil insbesondere Vollbeschäftigung in der Praxis nicht eindeutig definiert ist. Liegt keine dauerhafte und offenbare Unterauslastung vor, wird bei Bewertungen vereinfachend von Vollbeschäftigung ausgegangen.

Arten und Berechnung spezieller Leerkosten

Grundsätzlich werden planbare und nicht planbare Leerkosten unterschieden.

Planbare Leerkosten umfassen insbesondere:

Ramp-up-Kosten beziehungsweise Anlaufkosten. Sie entsprechen der Differenz zwischen den Kosten der Plan- oder Ist-Menge und den Kosten einer festgelegten Zielmenge. Sie beziehen sich auf eine konkrete Ausbringungsmenge, die auf einer realen Roll-out-Planung beruht.
Strukturelle Leerkosten. Sie entsprechen der Differenz zwischen technisch bedingter Kapazität und geplanter Auslastung. Sie sind „dauerhaft und offenbar“. Für die Nutzung der vorhandenen Leerkapazität gibt es keinen konkreten Kundenauftrag oder keine konkrete Planung. Saisonbedingte Unterbeschäftigungen zählen nicht zu den strukturellen Leerkosten.

Nicht planbare beziehungsweise vorübergehende Leerkosten sind operative Leerkosten. Sie entsprechen der Differenz zwischen den Fixkosten einer Planmenge und den Fixkosten einer Ist-Menge. Die Kosten sollen durch ein nachhaltiges Ressourcenshifting, also eine dauerhafte Verlagerung oder Anpassung von Ressourcen, optimiert werden.

Ramp-up- beziehungsweise Ramp-down-Kosten sind das erwartete Δ der Stückkosten zwischen Plan- oder Ist-Mengen und der im Businessplan hinterlegten Zielmenge während der Anlauf- und Schlussphase. Das Δ entsteht im Wesentlichen durch Fixkostendegression, auf Englisch Economic of density, und durch Synergieeffekte bei Mengenänderungen. Die Zielmengen werden vereinbart und gehen in die Tarifkalkulation ein. Abweichungen zwischen Zielmengen und Planmengen oder Ist-Mengen werden als Produktionsvarianzen bewertet und ausgewiesen.

Für die Planung gilt:

(Zielmenge · SAP-Tarif · Ramp-up-Effekt) − (Planmenge · SAP-Tarif · Ramp-up-Effekt)

Für die Ist-Betrachtung gilt:

(Zielmenge · SAP-Tarif · Ramp-up-Effekt) − (Ist-Menge · SAP-Tarif · Ramp-up-Effekt)

Die Ramp-up-Phase darf nach dem Herstellkostenverrechnungsprinzip höchstens bis zum Ende der 2. Periode, also des 2. Jahres, betrachtet werden. Die zu diesem Zeitpunkt geplante Menge wird zur Zielmenge dieses Ramp-ups. Wird die Zielmenge früher erreicht, endet die Ramp-up-Phase. Eine Verlängerung in eine zweite Ramp-up-/Ramp-down-Phase ist möglich; dann müssen alle Kalkulationen aktualisiert und neu bewertet werden. Der Tarifeffekt je Mengeneinheit zwischen Plan- oder Ist-Menge und Zielmenge soll aus Economic of density und Synergieeffekt eine festgelegte Größe überschreiten, beispielsweise 30 %, wobei in der Ramp-up-Phase eine lineare Betrachtung unterstellt wird. Der Nachweis erfolgt über Businesscase beziehungsweise Businessplan und SDE-Kalkulation.

Mit MZ als Zielmenge, MI als Ist-Menge, MP als Planmenge, T_p als Plantarif beziehungsweise SAP-Tarif und RU_e als Ramp-up-Effekt in Prozent lauten die Kostenformeln:

RU_k = RU_k Ist = (MZ · T_p · RU_e) − (MI · T_p · RU_e)

RU_k Plan = (MZ · T_p · RU_e) − (MP · T_p · RU_e)

RU_k bezeichnet die Ramp-up-Kosten in Euro.

Strukturelle und operative Leerkosten

Strukturelle Leerkosten beruhen auf strategischen Unternehmensentscheidungen und müssen im Vorfeld durch die zuständigen Entscheidergremien im Rahmen eines Business Cases freigegeben werden. Entstehen sie durch eine dauerhafte und offensichtliche Unterbeschäftigung, etwa durch Infrastrukturkosten nach dem Wegfall eines Kundenauftrags, müssen sie in einem Kostenreview dokumentiert und in den entsprechenden Kostenplanungen berücksichtigt werden. Nicht kundenindizierte, dauerhafte Remanenzkosten, die keiner bestimmten Kundensituation zugeordnet werden können, gelten ebenfalls als strukturelle Leerkosten. Für die Planung sind die im Business Case ermittelten Remanenzkosten anzusetzen.

Bei der Erfassung werden die Fixkosten in Nutzkosten und Leerkosten aufgeteilt. Nutzkosten sind der für die Produktion verwendete Fixkostenanteil, Leerkosten entsprechen der Leerkapazität. Die Nutzkosten werden anhand der prozentualen Ausnutzung des jeweiligen Kostentreibers ermittelt, wobei alle Optimierungsmaßnahmen, etwa Ressourcenshifting, berücksichtigt werden.

Operative Leerkosten entstehen bei einer dauerhaften und offensichtlichen Unterbeschäftigung durch die Abweichung zwischen geplanter Auslastung und Ist-Auslastung. Auch sie müssen im Rahmen eines Kostenreviews dokumentiert werden. Die Kosten sind durch nachhaltiges Ressourcenshifting zu optimieren. Ihre Berechnung folgt ebenfalls der prozentualen Ausnutzung des jeweiligen Kostentreibers unter Berücksichtigung aller Optimierungsmaßnahmen.

Wirtschaftliche Bedeutung

Vorübergehende Leerkosten können durch interne Faktoren, beispielsweise die Krankheit von Arbeitnehmern, oder durch externe Faktoren, etwa fehlende Nachfrage nach dem erzeugten Produkt, entstehen. In anlagenintensiven Industrien, in denen das Anlagevermögen einen hohen Anteil am Gesamtvermögen ausmacht, können Leerkosten wegen weltweiter Anlagen-Überkapazitäten dauerhaft in die Rentabilitätsrechnung eingehen. Als Beispiel nennt der Artikel Commodities in der chemischen Industrie.

Leerkosten können auch strukturell notwendig sein. Hohe Anforderungen an die Flexibilität eines Unternehmens führen zu einem dauerhaften, strukturell nicht vollständig vermeidbaren Wechsel zwischen Kapazitätsengpässen und Überkapazitäten. Bei Personalfixkosten wird versucht, Leerkosten durch eine Flexibilisierung der Arbeitszeit zu verringern.

Bei Dienstleistungsunternehmen bestehen die Produktionsfixkosten im Wesentlichen aus Personalkosten. Das Vorhalten von Personal, das im klassischen Sinn Leerkosten verursacht, kann von Kunden zugleich als Qualitätsmerkmal wahrgenommen werden, besonders wenn die Dienstleistung gemeinsam mit dem Kunden erbracht wird. Zur Abbildung dieses Sachverhalts können die Nutzkosten weiter unterteilt werden in Beanspruchungsnutzen beziehungsweise eigentliche Nutzkosten und Bereithaltungsnutzen beziehungsweise Bereitschaftskosten.