Warenwirtschaftssystem

Grundidee und Aufgabenbereiche

Ein Warenwirtschaftssystem (WWS oder WaWi) bildet die Warenströme innerhalb der Geschäftsprozesse eines Unternehmens ab. Es wird vor allem als Unternehmenssoftware für Disposition und Logistik genutzt; im Handel kann der Begriff auch ERP-Systeme bezeichnen. Das System verknüpft insbesondere Verkauf, Einkauf und Lager, damit Warenbewegungen und zugehörige Geschäftsvorgänge einheitlich erfasst werden.

Im Verkauf erstellt das WWS unter anderem Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung. Je nach System gehören auch Auftragsbestätigung, Werkstattauftrag, Lagerausgabebeleg, Kundenverfolgung für das Kundenbeziehungsmanagement (Customer-Relationship-Management) sowie externe Datenerfassung für den Außendienst dazu. Diese Funktionen dienen dem Abschluss eines gültigen Kaufvertrags. Meist endet der Verkaufsprozess mit der Fakturierung, also der Übergabe des Rechnungsausgangbuches an die Buchhaltung. Die Debitorenbuchhaltung überwacht Zahlungen von Kunden, die Kreditorenbuchhaltung Zahlungen an Lieferanten.

Im Einkauf unterstützt das WWS die Bedarfsermittlung durch Bestellvorschläge und die Bestellung selbst. Aus Daten von Verkauf und Lagerhaltung kann es Bestellvorschläge automatisch ermitteln oder eine Bestellung auslösen.

Lagerverwaltung und Kommissionierung

Die Warenlogistik nutzt ein Lagerverwaltungsmodul zur internen Bestandsführung. Bewegungsdaten aus dem Verkauf, etwa Auftragsbestätigungen und Lieferscheine, sowie aus dem Einkauf, etwa Bestellungen und Wareneingänge, werden automatisch in die Lagerverwaltung übernommen. Gegebenenfalls gilt dies auch für interne Reservierungen und Lagerentnahmen für die Fertigung. Die Inventur wird unterstützt.

Wichtige Lagerkennzahlen sind Mindestbestand, Meldebestand und Höchstbestand. Zur Kommissionierung, also zum Einlagern und Entnehmen von Waren im Lager, unterstützen WWS meist dynamische Lagerhaltung, statische Lagerhaltung und Mischformen. Möglich sind beispielsweise laufwegoptimierte Picklisten oder MDE-Geräte zur mobilen Datenerfassung.

Zusätzliche Bausteine und Schnittstellen

Ein WWS kann eine Kassenschnittstelle oder integrierte Verkaufskasse für den Direktverkauf, die Abrechnung von Verkäuferprovisionen und Personalverwaltung enthalten. Zur Personalverwaltung zählen beispielsweise Mitarbeiter-Zeiterfassung, Gleitzeitkonten und Stammdatenverwaltung.

Weitere mögliche Bestandteile sind Berichtswesen, etwa für Lagerwerte bis zur BWA, Finanzmanagement mit Buchhaltung, Zahlungsabgleich, Reportings und Offene-Posten-Listen sowie die Verwaltung von Verkaufsfilialen. Für Datenaustausch können standardisierte Schnittstellen wie EDIFACT, Datanorm, XML, CSV sowie Standards von GAEB, DATEV oder VDA genutzt werden. Statistische Auswertungen dienen dem Controlling.

Bei Produktionsunternehmen kann eine Schnittstelle zu einem Produktionsplanungs- und steuerungssystem (PPS) bestehen. Handelsunternehmen können Onlineshop-Systeme oder Online-Marktplätze anbinden; teilweise gehört ein integrierter Online-Shop zum WWS.

Offene, geschlossene und integrierte Systeme

Ein geschlossenes WWS enthält alle zentralen Module: Wareneingangsmodul, Warenausgangsmodul, Dispositions- und Bestellwesenmodul, Ausgabe von Dispositionshilfen und Bestellvorschlägen, Bestellschreibung und Überwachung sowie ein Marketing-/Managementinformationsmodul.

Fehlt eines dieser Module, ist das WWS offen. Ein integriertes WWS enthält alle genannten Module und besitzt zusätzlich Verbindungen nach außen, zum Beispiel zu Banken, Lieferanten oder Marktforschungsinstituten.

Abgrenzung zu ERP und Nutzen

Der Übergang zwischen WWS und Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP-Systemen) ist nicht eindeutig definiert. Die Abgrenzung erfolgt meist über den Funktionsumfang: Sind beispielsweise Controlling und Materialwirtschaft als Funktionen oder Module integriert, wird eher von ERP als von WWS gesprochen.

Die Anwendungssoftware eines WWS basiert auf einer Datenbank. Sie verwaltet Stammdaten und Bewegungsdaten. Stammdaten sind in Datensätzen gespeicherte Objekte wie Kunden, Lieferanten, Waren beziehungsweise Artikel oder Stücklisten. Bewegungsdaten erfassen wirtschaftliche Transaktionen zu diesen Objekten: Geldbewegungen wie Eingangsrechnungen und Kundenrechnungen sowie Warenbewegungen wie Lagereingänge und Lieferscheine.

Ein WWS soll wesentliche Unternehmensabläufe steuern, doppelte Dateneingaben vermeiden und manuelle Prozesse automatisieren oder teilautomatisieren. Es liefert Auswertungen und Kennzahlen als Entscheidungshilfen. Typische Abläufe reichen von Angebot über Auftrag und Rechnung bis zur Gutschrift. Viele Systeme verwalten mehrere Lager und zeigen bei entsprechend gepflegten Daten den aktuellen Bestand. Buchungen aus einem angeschlossenen Kassensystem oder eShop werden direkt verbucht. Verkaufsdaten können zur Sortimentsoptimierung ausgewertet werden. Einen Mehrwert bietet das System nur, wenn es auf das Unternehmen ausgerichtet ist und dessen Prozesse unterstützt.

Für die digitale Betriebsprüfung ist noch nicht höchstrichterlich geklärt, ob Unterlagen aus dem WWS vorgelegt werden müssen. Weitergehende Aufzeichnungen, die Gewerbetreibende freiwillig oder aus berufsrechtlichen Gründen führen, müssen nicht allein deshalb herausgegeben werden. Elektronische Daten sind jedoch mittelbar vorzulegen, wenn sie zur Fortschreibung einer permanenten Inventur oder als Nachweis für Teilwertabschreibungen benötigt werden. Die alleinige Verweigerung der Herausgabe berechtigt das Finanzamt nicht zu einer Schätzung.