Wareneinkauf

Begriff und Bedeutung

Wareneinkauf bezeichnet in der Beschaffungslogistik im engeren Sinne den Einkauf von Waren aller Art. Im weiteren Sinne umfasst er auch die Beschaffung aller Güter, die für Produktion oder Handel benötigt werden, darunter Rohstoffe, Hilfsstoffe und Betriebsstoffe. Er ist Teil der betrieblichen Funktion Beschaffung und dient dazu, den Betriebszweck zu erfüllen. Auch Waren für den Eigenverbrauch, etwa für Materialwirtschaft oder Kantine, gehören dazu.

In der Buchhaltung bezeichnet „Wareneinkauf“ außerdem ein Bestandskonto, auf dem der Warenbestand erfasst wird. Bei der Planung des Einkaufs müssen Disponenten den Mindestbestand beachten. Dieser wird in der Praxis auch Sicherheitsbestand und veraltet „eiserner Bestand“ genannt. Er bezeichnet den Lagerbestand, der nicht unterschritten werden darf.

Materialarten und Beschaffungsplanung

In Produktionsbetrieben wird zwischen Produktionsgütern und Hilfsstoffen unterschieden. Die einzukaufenden Materialien werden außerdem nach ihrer Bedeutung in A-, B- und C-Materialien eingeteilt. Diese Klassifizierung bestimmt, wie intensiv der Einkäufer die Beschaffung vorbereiten muss.

Bei einem Automobilhersteller kann beispielsweise das zu verarbeitende Blech ein A-Material sein, weil es für die Produktion besonders wichtig ist. In der Produktion verwendete Abdeckfolien können dagegen als C-Material eingestuft werden.

Ablauf nach der Lieferung

Nach der Ablieferung werden die beschafften Waren einer Wareneingangskontrolle unterzogen. Diese Kontrolle gehört zum Qualitätsmanagement und prüft die Produktqualität der gelieferten Güter.

Anschließend wird der Zugang auf dem Aufwandskonto „Wareneingang“ verbucht. Danach werden die Waren in einem Produktionsbetrieb weiterverarbeitet oder in einem Handelsbetrieb wiederverkauft.

Aufzeichnung und Buchführung

Nach § 143 AO müssen Unternehmer den Wareneingang gesondert aufzeichnen. Die Pflicht umfasst alle Waren einschließlich Rohstoffen, unfertigen Erzeugnissen, Hilfsstoffen und Zutaten, die im Gewerbebetrieb zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch erworben werden. Dabei ist unerheblich, ob der Erwerb entgeltlich oder unentgeltlich sowie für eigene oder fremde Rechnung erfolgt. Die Pflicht gilt auch für Waren, die vor der Weiterveräußerung oder dem Verbrauch noch be- oder verarbeitet werden sollen.

Die Aufzeichnungspflicht wird durch ein Wareneinkaufskonto erfüllt. Auf der Sollseite stehen der Anfangsbestand, die zum Einkaufspreis bewerteten Wareneingänge und die Bezugskosten. Auf der Habenseite werden Retouren an Lieferanten, Preisnachlässe, der Warenausgang zum Einkaufspreis und Entnahmen für private Zwecke erfasst. Der Saldo ergibt den Warenendbestand, der in der Bilanz erscheint.

Die Buchung auf dem Wareneinkaufskonto ist möglich, sobald das Unternehmen das wirtschaftliche Eigentum an den Waren erworben hat. Das gilt insbesondere auch für Waren, die unter Eigentumsvorbehalt gekauft wurden. Warenverkäufe und Verkaufserlöse werden dagegen auf dem Warenausgangskonto verbucht.

Kosten, Risiken und Einkaufsmanagement

In vorratsintensiven Wirtschaftszweigen wie dem Einzelhandel ist der Wareneinkauf besonders wichtig. Große Lagerbestände binden viel Kapital und führen zu einem Lagerrisiko. Die damit verbundenen Liquiditätsbelastungen können die Rentabilität beeinträchtigen.

Kosten lassen sich unter anderem durch Verhandlungsmacht bei den Einstandspreisen, Lieferantenkredite, Just-in-time-Produktion oder kürzere Durchlaufzeiten senken. Diese Größen beeinflussen auch die optimale Bestellmenge.

Materialeinkäufer benötigen umfassende Kenntnisse über die zu beschaffenden Materialien. Sie müssen einen qualifizierten Preisspiegel erstellen können, also Angebote und Preise sachgerecht vergleichen. Neben dem Preis ist die Produktqualität ein wichtiges Auswahlkriterium. Als besonders hilfreiches Werkzeug gilt eine gut gepflegte relationale Datenbank. Darin können Lieferanten mit ihrem Lieferangebot, ihren Zahlungs- und Lieferbedingungen, Bewertungen und Ansprechpartnern gespeichert werden.

Preisdruck und Globalisierung haben den Wareneinkauf stark in die Kritik gebracht; in diesem Zusammenhang wird auf den Lopez-Effekt verwiesen. Deshalb übernehmen immer mehr Unternehmen ethische Grundprinzipien in ihre Einkaufsvorschriften, besonders für die Lieferketten und im Zusammenhang mit dem Lieferkettengesetz.

Der Wareneinkauf verursacht Anschaffungskosten. Diese können im Rahmen der Wareneinkaufsfinanzierung auch durch Finanzintermediäre finanziert werden.