Grußformel (Korrespondenz)

Bedeutung und Grundregeln

Die Grußformel oder Schlussformel steht üblicherweise am Ende eines Briefes. Sie richtet sich nach Texttyp, Verhältnis zum Empfänger und Anlass. Im Kanzleizeremoniell gehört sie ebenfalls zu verschiedenen Schriftarten, etwa zu Urkunden, Kanzlei-, Kabinetts- und Handschreiben. Sie wird nur einmal verwendet und daher nach einem Postskriptum nicht wiederholt.

Nach DIN 5008 und DIN 676 wird die Grußformel besonders in geschäftlicher Korrespondenz durch eine Leerzeile vom Brieftext getrennt. Sie endet ohne Punkt. Für die darunterstehende Unterschrift sind drei weitere Leerzeilen vorgesehen, wenn anschließend ein Postskriptum oder Anlagenvermerk folgt. Eine maschinenschriftliche Wiederholung des Namens gilt als höflich, sofern dieser nicht bereits aus einem persönlichen Briefkopf hervorgeht.

Auch allgemein gilt: Nach einer selbstständigen deutschen Grußformel steht kein Satzzeichen. Ist sie Teil des letzten Satzes, gelten die gewöhnlichen Regeln für Zeichensetzung sowie Groß- und Kleinschreibung; am Satzende wird dennoch kein Punkt gesetzt. Im angelsächsischen Sprachraum wird in bestimmten Fällen ein Komma verwendet. Eine mittelalterliche Schlussformel lautete beispielsweise „datum die nativitatis S. Ioannis A. D. MCCCL“, also „gegeben am Tag der Geburt Johannes des Täufers im Jahr des Herrn 1350“.

Allgemeine, geschäftliche und private Formeln

Allgemein gebräuchlich sind „Freundliche Grüße“, „Beste Grüße“, „Schöne Grüße“, „Mit freundlichen Grüßen“, „Es grüßt (Sie) …“ sowie ortsbezogene Formen wie „Viele Grüße aus …“ oder „Viele Grüße nach …“.

In Geschäftsbriefen sind „Mit freundlichen Grüßen“, „Freundliche Grüße“, „Mit freundlichem Gruß(e)“ und „Mit besten Grüßen“ neutral und häufig. „Hochachtungsvoll“, „Mit vorzüglicher Hochachtung“ und „Mit dem Ausdruck meiner vorzüglichen Hochachtung“ erscheinen heute vor allem in amtlichen Schreiben und wirken sehr förmlich. Sie können sogar als unhöflich verstanden werden, weil sie keinen freundlichen Gruß, sondern nur Achtung ausdrücken, etwa bei einer letzten Mahnung vor einem gerichtlichen Mahnverfahren. Unter Rechtsanwälten gilt „Mit (vorzüglicher) kollegialer Hochachtung“ als äußerst unhöflich, unter Ärzten dagegen als üblich. „Mit bester Empfehlung“, „Mit besten Empfehlungen“ oder „Mit verbindlichen Grüßen“ eignen sich besonders, wenn Dokumente, Informationen oder Gratiswaren beigefügt sind oder ein Unternehmen sich als Anbieter empfiehlt.

In privaten Schreiben reichen die Formeln von neutralen Grüßen wie „Viele Grüße“ über freundschaftliche Formen wie „Herzliche Grüße“, „Liebe Grüße“ und „In Verbundenheit“ bis zu vertrauten Formen wie „Ganz liebe Grüße“, „Alles Liebe“ oder „Alles Gute“. Häufig steht zusätzlich „Dein“ oder „Deine“ vor dem Namen, etwa „In Liebe, Dein(e) …“. Bei „Tschüs(s),“, „Servus,“ und „Bis bald,“ wird im Artikel ein Komma angegeben.

Diplomatische und adressatenbezogene Formeln

Diplomatische Noten enden nach französischem Zeremoniell häufig mit Formulierungen wie „Gerne nutze ich diesen Anlass, um Exzellenz …, (erneut) meiner … Hochachtung zu versichern“ oder „Genehmigen Sie … die Versicherung meiner … Hochachtung“. Dabei erhalten der Apostolische Nuntius sowie außerordentliche und bevollmächtigte Botschafter und Gesandte die „ganz ausgezeichnete Hochachtung“, ein Geschäftsträger oder Botschaftsrat die „ausgezeichnete Hochachtung“ und andere fremde Diplomaten die „vorzügliche Hochachtung“.

Spezielle Formeln für öffentliche, kirchliche oder diplomatische Amtsträger drücken Respekt vor deren sozialer Rolle aus. Ihre bewusste Nichtverwendung kann als Missachtung verstanden werden. Beispiele sind „vollkommene Hochachtung“ für den Bundespräsidenten, „ganz ausgezeichnete Hochachtung“ für den Präsidenten des Deutschen Bundestages, den Bundeskanzler, den Präsidenten des Bundesrates und den Präsidenten des Bundesverfassungsgerichtes sowie „ausgezeichnete Hochachtung“ für Bundesminister und Ministerpräsidenten.

Grußformeln als Zeichen der Gruppenzugehörigkeit

Gruppenspezifische Grußformeln stärken die Zugehörigkeit, grenzen die Gruppe gegenüber Außenstehenden ab und stellen den Brief in den Zusammenhang der gemeinsamen Mitgliedschaft. Ihre Verwendung oder Vermeidung kann zeigen, wie stark sich jemand mit einer Gruppe und ihren Umgangsformen identifiziert. Der Verzicht auf „mit gewerkschaftlichen Grüßen“ zwischen zwei Gewerkschaftsmitgliedern kann beispielsweise anzeigen, dass das Schreiben keine gewerkschaftliche Angelegenheit betrifft.

Christliche Formeln sind unter anderem „Herzliche Segensgrüße“, „In Christus verbunden“, „Gruß und Segen“ und „Mit ökumenischem Gruß“. Weitere Beispiele sind „Mit gewerkschaftlichem Gruß“, „Mit sportlichem Gruß“, „Mit kameradschaftlichen Grüßen“ unter anderem bei Soldaten, Feuerwehr, DLRG und THW, „Mit kollegialen Grüßen“ bei gleichem Berufsstand, „Gut Pfad“ in der Pfadfinderbewegung und „Gut Wehr“ bei Freiwilligen Feuerwehren in Österreich. Funkamateure verwenden „vy 73“ oder „vy 73 de <Vorname>, <Rufzeichen>“; „vy“ steht für englisch „very“, „de“ für „von“ und der aus der Telegrafie stammende Code 73 für „herzliche Grüße“. Im Bergbau und an der montanistischen Hochschule ist „Mit freundlichem Glückauf!“ gebräuchlich.

Behörden, Abkürzungen und veraltete Formen

Gewöhnliche Schreiben einer Behörde an eine andere Behörde enthalten in der Regel keine Schlussformel. Angegeben werden nur Name und gegebenenfalls Amtsbezeichnung und berufliche Funktion. Vor der Unterschrift kann die Legitimation mit „im Auftrag“, „auf Anordnung“ oder „in Vertretung“ kenntlich gemacht werden.

Vor allem in elektronischer Korrespondenz und Internetforen werden Grüße abgekürzt. Beispiele sind „MfG“ für „Mit freundlichen Grüßen“, „LG“ für „Liebe Grüße“, „VG“ für „Viele Grüße“, „SG“ für „schöne Grüße“, „GaLiGrü“ für „Ganz liebe Grüße“, „MsG“ für „Mit solidarischem/sozialdemokratischem Gruß“ und „Hav“ für „Hochachtungsvoll“.

Nicht mehr empfohlen werden unzeitgemäße Formeln wie „Mit dem Ausdruck meiner vorzüglichen Hochachtung“, „Mit vielen Grüßen bin ich Ihr ergebener Diener“, „Mit größtem Respekt und bewundernder Hochachtung verbleibe ich in demütiger Hoffnung“ und „In Ehrfurcht ersterbend (Adressat) untertänigster (Name)“.

Strafrechtlich verbotener Gebrauch

In Deutschland kann die Verwendung von „mit deutschem Gruß“ nach § 86a StGB strafbar sein. Das betrifft Briefe, deren Aufmachung und Inhalt eindeutig erkennen lassen, dass die Formel im nationalsozialistischen Sprachgebrauch gemeint ist, und deren Weitergabe darauf zielt, den Inhalt einem größeren, nach Zahl und Individualität für den Täter nicht mehr kontrollierbaren Personenkreis zugänglich zu machen. Die bloße Weitergabe an einzelne bestimmte Dritte genügt nicht, sofern nicht feststeht, dass diese das Schreiben ihrerseits weiteren Personen überlassen werden.