Betriebswirtschaftliche Auswertung

Gegenstand und Voraussetzungen

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist ein Berichtswesen, das insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen dient. Sie baut auf den Daten der Finanzbuchhaltung auf und informiert über die Ertragslage, also darüber, wie sich Aufwendungen, Erträge und das vorläufige Ergebnis entwickeln. Außerdem enthält sie betriebswirtschaftliche Kennzahlen.

Voraussetzung ist die Buchführungspflicht des Unternehmens. Dazu gehören neben Kleinstunternehmen auch Händler und Handwerker. Die Unternehmen müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung einhalten, für jeden Geschäftsvorfall Buchungsbelege ausstellen und diese nach ihrer Kontierung verbuchen. Anschließend können Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer die Daten des Rechnungswesens mit Software, beispielsweise DATEV oder Wolters Kluwer, auswerten. Diese softwaregestützte Auswertung bildet die BWA im engeren Sinne.

Aufbau und typische Inhalte

Die BWA erfasst nur Geschäftsvorfälle, die die Gewinn- und Verlustrechnung betreffen. Deshalb enthält sie sämtliche Aufwendungen und Erträge sowie die Umsatzerlöse. Ihr Aufbau folgt der Staffelform der Gewinn- und Verlustrechnung nach § 275 Abs. 2 HGB. Die Auswertung beginnt mit den Umsatzerlösen und führt typischerweise über den Rohertrag, verschiedene Kostenarten wie Personalkosten und Materialkosten, Zinsaufwand und Zinsertrag sowie Steuern zum vorläufigen Ergebnis.

Eine unterjährige BWA kann monatlich erstellt werden. Sie beruht auf einem „weichen Monatsabschluss“ (englisch soft close). Dabei fehlen noch Abschlussbuchungen, zum Beispiel Rechnungsabgrenzungen. Aus den Daten können anschließend betriebswirtschaftliche Kennzahlen berechnet werden, die auch einen Branchenvergleich ermöglichen.

Die Standard-BWA Nr. 1 ist stets unkommentiert. Deshalb kann sie nicht mit einem Geschäftsbericht verglichen werden. Da sie außerdem keine Bilanzzahlen enthält, ist sie auch nicht mit einem Jahresabschluss vergleichbar.

Aussage- und Auswertungsfähigkeit

Eine BWA ist nur dann aussage- und auswertungsfähig, wenn sie so gestaltet ist, dass die Unternehmensdaten sinnvoll beurteilt und verglichen werden können. Wichtige Anforderungen sind:

• Sie soll rechtsformenneutral gestaltet sein.
• Sie soll mit einem Branchenvergleich, etwa dem DATEV-Betriebsvergleich oder Daten von Destatis, kompatibel sein.
• Sie soll Unternehmen verschiedener Größenordnungen neutral abbilden.
• Sie soll integrierte Darstellungen ermöglichen, die das Rechnungswesen und statistische Daten des Unternehmens verbinden.
• Bei einer entsprechend intelligenten Struktur soll sie standardisierbar sein.

Zeitreihen, Vorjahresvergleiche und grafische Darstellungen sind zusätzliche Qualitätskriterien. Besonders wichtig sind Bestandsveränderungen, die für die Gewinn- und Verlustrechnung bedeutsam sind. Werden sie in der BWA nicht berücksichtigt, sinkt ihre Aussagekraft massiv.

Rechtliche Einordnung

Die Buchführungspflicht ergibt sich aus dem Handelsrecht (§ 238 HGB, § 242 HGB) und dem Steuerrecht (§ 140 AO, § 141 AO). Sie betrifft alle Kaufleute sowie gewerbliche Unternehmer und Land- und Forstwirte mit einem jährlichen Umsatz von mehr als 600.000 Euro.

Eine gesetzliche Pflicht, eine BWA zu erstellen, besteht dagegen nicht. Für Unternehmer ist sie dennoch wichtig, weil sie aktuelle Informationen über die Ertragslage und den Kapitalaufbau liefern kann. Auf dieser Grundlage können Entscheidungen getroffen und Anpassungen an veränderte Unternehmensdaten vorgenommen werden. Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen sind BWA häufig die einzigen vorhandenen monatlichen Steuerungsauswertungen, weil dort oft umfassendere Controlling-Auswertungen fehlen.

Publizitätswirkung und Kreditprüfung

Neben dem Unternehmer können sich auch Gläubiger für eine BWA interessieren, insbesondere Kreditinstitute und wichtige Lieferanten. Banken können in ihren Kreditbedingungen, den sogenannten Covenants, festlegen, dass der Kreditnehmer monatlich oder quartalsweise eine BWA einreichen muss. Dadurch kann diese Einreichung zur Rechtspflicht des Kreditnehmers werden.

In diesem Fall gehört die BWA zu den Kreditunterlagen. Sie kann bei der Kreditwürdigkeitsprüfung nach § 18 KWG berücksichtigt werden und zusammen mit einer Bilanzanalyse zu einem Rating führen. Die BWA ist jedoch nur ein Teil der Kreditunterlagen und ersetzt nicht den ebenfalls einzureichenden Jahresabschluss.

Entwicklung und wirtschaftliche Bedeutung

Die Entwicklung der BWA ist eng mit dem deutschen Dienstleistungsunternehmen DATEV verbunden. Kurz nach der Gründung im Februar 1966 veröffentlichte DATEV bei der Einführung ihrer Datenverarbeitung im Februar 1969 die „Standard-BWA Nr. 1“. Diese Version ist bis heute gebräuchlich und wird am häufigsten verwendet. Von Anfang an war die BWA als Reporting-System zur Beurteilung der Ertragslage gedacht. DATEV stellt die Dienstleistung über Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer bereit.

Seit 1982 beschäftigte sich der Unternehmensberater Peter Knief in Büchern und Fachaufsätzen mit Teilaspekten der BWA. Seit 2015 stellte er für die Beratung des Mittelstands individuelle BWA, insbesondere die BWA SLY und die BWA MINDESTANALYSE, in den Vordergrund. Eine BWA TRANSPARENZ ermittelt seit 2017 rund 30 betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Dadurch entstanden über den Betriebsvergleich erste Möglichkeiten einer Insolvenzprognose. DATEV entwickelte außerdem zusätzliche Auswertungen wie den Controllingreport, die Kapitalflussrechnung und branchenbezogene BWA, etwa für Ärzte, Steuerberater, Rechtsanwälte, Optiker und den Kfz-Handel. Heute steht die BWA als Software für das betriebliche Berichtswesen zur Verfügung.

Ihre einzel- und volkswirtschaftliche Bedeutung ist groß: DATEV und die steuerberatende Branche drucken monatlich über 2,5 Millionen Auswertungen aus. Auf ihre Aussagekraft müssen sich Unternehmer, Finanzverwaltung und Banken verlassen. Diese Aussagekraft hängt jedoch stark vom Buchungsverhalten ab. Sie ist gering, wenn unterjährige Abgrenzungen fehlen, monatliche Abschreibungen nicht gebucht werden, Warenbestände nicht ermittelt oder nicht zeitnah erfasst werden.

Die häufig verwendete Standard-BWA 01 ist zudem für viele Betriebsformen ungeeignet, weil sie auf dem Geschäftsmodell des Handelsbetriebs beruht. Andere Betriebsformen werden dadurch nur unzureichend abgebildet. Im E-Commerce sind beispielsweise Internetkosten, Websitekosten und Retourenkosten besonders wichtig, während Raumkosten eine untergeordnete Rolle spielen. In größeren Unternehmen und Konzernen wird deshalb häufig eine Zwischenberichterstattung durch Monats- oder Quartalsabschlüsse eingesetzt. Diese berücksichtigen die gesetzlichen Regeln für Jahresabschlüsse und erhalten teilweise auch ein Testat durch den Wirtschaftsprüfer.