Betriebs- und Geschäftsausstattung

Begriff und bilanzielle Einordnung

Betriebs- und Geschäftsausstattung, kurz BGA oder BuGA, bezeichnet im Rechnungswesen Gegenstände des Sachanlagevermögens, die nicht unmittelbar in der Produktion eingesetzt werden. Sie dienen vor allem im administrativen Bereich dazu, die langfristige Produktionsbereitschaft eines Unternehmens sicherzustellen.

Bilanztechnisch ist die BGA eine Auffangposition für bewegliche Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens, die keiner anderen passenden Position zugeordnet werden können. Sie gehören weder zu „Grundstücke und Gebäude“ noch zu „technische Anlagen und Maschinen“ oder zu „geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau“. Nach § 266 Abs. 2 (A II Nr. 3) HGB werden sie deshalb unter „Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung“ ausgewiesen.

Arten und Abgrenzung

Zur Betriebsausstattung zählen insbesondere Büromaschinen, der Fuhrpark, Werkzeuge, Arbeitsgeräte, Werkstattausrüstungen, Laboreinrichtungen und Kantinen.

Zur Geschäftsausstattung gehören unter anderem Einrichtungen für Läden und Geschäftsräume, Büromöbel, Büromaterial, EDV-Anlagen und EDV-Hardware, Telekommunikationsanlagen sowie Schaufensteranlagen. Diese Gegenstände sind vor allem der Verwaltung oder dem Vertrieb zugeordnet und werden nicht unmittelbar im Produktionsprozess eingesetzt.

Voraussetzung für die Einordnung als BGA ist, dass ein Gegenstand eine eigenständige bewegliche Sache darstellt. Ist er aufgrund seines Nutzungs- und Funktionszusammenhangs oder seiner Zweckbestimmung ein wesentlicher Bestandteil oder Zubehör eines Grundstücks, Gebäudes oder einer technischen Anlage, muss er stattdessen der entsprechenden Bilanzposition zugeordnet werden.

Entscheidend ist die selbständige Bewertbarkeit. Sie richtet sich danach, wie fest ein Gegenstand mit einer anderen Anlage verbunden ist, wie lange diese Verbindung besteht und welchen äußeren Eindruck die Verbindung vermittelt.

Bewertung und Abschreibung

Bei der Bewertung zum Bilanzstichtag hat das erwerbende Unternehmen für Gegenstände der BGA Marktwerte anzusetzen. Da diese Gegenstände häufig einen vergleichsweise geringen Wert haben, gelten oftmals besondere Abschreibungsregelungen. Ihre Nutzungsdauer liegt zwischen 2 und 10 Jahren.

In der Handelsbilanz müssen nach § 253 Abs. 3 HGB die Anschaffungs- oder Herstellungskosten abnutzbarer Anlagegüter um Abschreibungen vermindert werden. Abschreibungen verteilen den Wertverlust eines Vermögensgegenstands auf seine Nutzungsdauer.

Nach Auffassung des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) kann grundsätzlich auch im handelsrechtlichen Jahresabschluss ein Sammelposten gebildet werden. Ein Sammelposten fasst mehrere Vermögensgegenstände für die gemeinsame Abschreibung zusammen. Dadurch wird zwar der Einzelbewertungsgrundsatz nach § 252 Abs. 2 HGB durchbrochen, doch hält das IDW dies aus Gründen der Wirtschaftlichkeit für vertretbar.

Die im EStG vorgesehene Auflösung des Sammelpostens kann allerdings zu einer Überbewertung führen: Vorzeitige Abgänge dürfen nicht berücksichtigt werden, und der Abschreibungszeitraum von 5 Jahren kann zu lang sein, weil viele der erfassten Gegenstände eine Nutzungsdauer von weniger als 5 Jahren haben. Ein Sammelposten soll daher nur in die Handelsbilanz übernommen werden, wenn er insgesamt von untergeordneter Bedeutung ist. In solchen Fällen beanstandet das IDW auch eine Sofortabschreibung oder die sofortige, aufwandswirksame Verrechnung der erfassten Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht.

Steuerliche Wertgrenzen

Für die Steuerbilanz nennt der Artikel folgende Regeln, jeweils bezogen auf Beträge ohne Umsatzsteuer:

• Gegenstände mit einem Kaufpreis von maximal 250 Euro müssen bei der Anschaffung sofort als Aufwand gebucht werden. Eine Abschreibung am Jahresende entfällt (§ 6 Abs. 2 Satz 1 EStG).

• Bei einem Wert zwischen 250 und 1000 Euro werden die Gegenstände in einem Sammelposten erfasst. Dieser wird jährlich mit 20 % des Anschaffungswerts abgeschrieben (§ 6 Abs. 2a EStG). Damit ergibt sich ein Abschreibungszeitraum von 5 Jahren.

• Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) mit einem Anschaffungspreis von jeweils höchstens 800 Euro können im Jahr ihrer Anschaffung vollständig abgeschrieben werden. Diese Wertgrenze gilt seit 2018.