Funktionstrennung

Grundprinzip und Zweck

Funktionstrennung, englisch „segregation of duties“ oder „separation of duties“ (SoD), bezeichnet in einer funktionalen Organisation die organisatorische Trennung von Aufgaben zwischen Organisationseinheiten oder Stellen eines Geschäftsprozesses. Sie soll Interessenkollisionen verhindern und unabhängige Entscheidungen ermöglichen.

Bei der Aufgabenanalyse dürfen Teilaufgaben mit fachlichem oder personellem Konfliktpotenzial nicht demselben Aufgabenträger zugewiesen werden. Unternehmen und öffentliche Verwaltungen müssen deshalb insbesondere Geschäftsabschluss, Abwicklung und Risikocontrolling trennen. Eine Person oder Stelle soll ein Geschäft mit Kunden nicht zugleich abschließen, später abwickeln und kontrollieren. Eine klare Verteilung von Funktionen und Verantwortlichkeiten trägt dazu bei, Fehler und Schwachstellen zu vermeiden.

Das Prinzip wird außer in der Organisationslehre auch im Bankwesen, in der Informationstechnik, im Staatsrecht sowie in der Stadtplanung verwendet.

Organisatorische und rechtliche Formen

Auf der höchsten Unternehmensebene zeigt sich Funktionstrennung in den unterschiedlichen Aufgaben der Organe: Der Vorstand leitet das Unternehmen, führt seine Geschäfte und vertritt es nach außen. Der Aufsichtsrat überwacht den Vorstand. Die Haupt- oder Gesellschafterversammlung übernimmt gesellschaftsrechtliche Beschlussfassungen.

Eine echte Funktionstrennung verwirklicht zugleich das Vier-Augen-Prinzip: Wichtige Entscheidungen und kritische Tätigkeiten sollen nicht allein von einer Person vorgenommen werden. Typische Trennungen bestehen zwischen Frontoffice und Backoffice, also zwischen den Bereichen für Geschäftsabschluss und den nachgelagerten Bereichen für Geschäftsbestätigung oder Durchführung. In der Datenverarbeitung müssen Datenerfassung und Datenfreigabe organisatorisch voneinander getrennt sein.

Bei Kreditinstituten und Kapitalverwaltungsgesellschaften ist die Funktionstrennung gesetzlich vorgeschrieben. Auf der Grundlage des § 25a Abs. 1 KWG verlangt BTO 1.1 Tz. 1 MaRisk von Kreditinstituten die Trennung zwischen der kundenbezogenen „Marktseite“ und der „Marktfolge“ bis einschließlich zur Ebene der Geschäftsleitung. Der Markt initiiert Geschäfte und gibt bei Kreditentscheidungen das erste Votum ab. Die Marktfolge analysiert unabhängig die Risiken und liefert ein zweites Votum.

Im Wertpapiergeschäft müssen Finanzanalysten und ihre Finanzanalysen von Anlageberatung und Emissionsgeschäft getrennt sein. Kapitalverwaltungsgesellschaften müssen nach § 29 Abs. 1 KAGB dauerhaft eine Risikocontrollingfunktion unterhalten, die hierarchisch und funktionell unabhängig von den operativen Bereichen ist. Das auf den im Juni 1933 in den USA erlassenen Glass-Steagall Act zurückgehende Trennbankensystem fordert außerdem die Trennung von Bank- und Börsengeschäften.

Auch die Unabhängigkeit von Wirtschaftsprüfern wird durch Trennung gesichert. Ein Wirtschaftsprüfer darf ein Unternehmen nicht prüfen, wenn wegen seiner Beziehung zum Mandanten Befangenheit zu befürchten ist. Das gilt beispielsweise, wenn er in den letzten fünf Jahren 30 % seiner Gesamteinnahmen aus der zu prüfenden Kapitalgesellschaft erzielt hat (§ 319 Abs. 3 Nr. 5 HGB). Im Staatsrecht verfolgt die Gewaltenteilung ein vergleichbares Ziel, indem sie Staatsorgane voneinander trennt und ihre Unabhängigkeit schützt.

Umsetzung durch Benutzerrechte

In der Informationstechnik wird Funktionstrennung durch Benutzerrechtekonzepte unterstützt. Technische Funktionen werden verschiedenen Rollen zugeordnet; diese Rollen erhalten anschließend unterschiedliche Nutzer. So soll verhindert werden, dass Beschäftigte ihre Zugriffsrechte für kriminelle Handlungen missbrauchen können.

Ein typisches Beispiel ist die Lieferanten- und Zahlungsverwaltung: Könnte derselbe Mitarbeiter im IT-System Lieferanten anlegen und pflegen sowie Zahlungen veranlassen, könnte er fiktive Lieferanten einrichten und Geld an diese überweisen. Durch getrennte Rollen erhält keine einzelne Person alle dafür erforderlichen Befugnisse.

Trennung und Mischung städtischer Funktionen

In Stadtplanung und Städtebau war Funktionstrennung lange ein Leitbild, das störende und störempfindliche Nutzungen durch baulichen Abstand voneinander trennen sollte. Wohnen, Arbeiten, Freizeit und Verkehr wurden dabei räumlich getrennt. International wurde dieses Prinzip erstmals in der Charta von Athen festgelegt.

Die deutsche Baunutzungsverordnung vom Juni 1962 ordnete Baugebiete entsprechend ihrem zunehmenden Störgrad hintereinander an. Besonders wichtig war die Lärmbelastung; darauf bezieht sich auch DIN 18005 „Schallschutz im Städtebau“.

Inzwischen gilt dieses städtebauliche Modell als überholt, unter anderem weil die räumliche Trennung viel Verkehr verursacht. Dadurch müssen Verkehrsinfrastrukturen umfangreich ausgebaut und Ressourcen für die Ortsveränderung von Personen und Gütern eingesetzt werden. Als wirtschaftlich und ökologisch nachhaltiger gelten deshalb verdichtete Stadtquartiere, in denen verschiedene Funktionen gemischt sind. Solche Quartiere bilden einen Hauptbestandteil der Leipzig Charta zur nachhaltigen europäischen Stadt.