Stelle (Organisation)

Begriff und Grundaufbau

Eine Stelle ist in der Organisationstheorie die einem menschlichen Aufgabenträger übertragene (Teil-)Aufgabe, gegebenenfalls unterstützt durch die Zuordnung von Arbeitsmitteln. Sie ist die kleinste Organisationseinheit, der genau eine Person, der Stelleninhaber, zugeordnet ist. Erich Potthoff definierte sie 1966 als „die auf eine menschliche Arbeitskraft bezogene funktionelle Organisationseinheit“.

Eine Stelle ist zunächst weder räumlich festgelegt noch an eine bestimmte Person gebunden. Sie wird sachbezogen und nicht personenbezogen als organisatorisches Gebilde definiert. Umgangssprachlich wird sie deshalb oft ungenau mit einem Arbeitsplatz gleichgesetzt. Ein Arbeitsplatz ist jedoch räumlich konkreter und wird von lediglich einer Person besetzt; er ist unipersonal. Eine Stelle kann dagegen aus mehreren Arbeitsplätzen bestehen. Auch Arbeitsplatzteilung (job sharing) ändert nichts daran, dass der einzelne Arbeitsplatz unipersonal ist.

In einer Stelle werden Aufgaben zu einem Aufgabenkomplex zusammengefasst, den ein entsprechend qualifizierter Mitarbeiter bewältigen kann. Die Zahl und Art der Teilaufgaben hängt von deren Schwierigkeit, Variabilität und Komplexität ab. Die wesentlichen Aspekte einer Stelle werden in der Stellenbeschreibung festgelegt.

Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung

Für Stellen sind drei grundlegende Merkmale wichtig:

• Die Aufgabe wird für längere Zeit festgelegt und folgt dem Grundsatz der Personenunabhängigkeit.
• Kompetenz bezeichnet die Rechte, die dem Stelleninhaber zur Ausführung der Aufgabe übertragen werden.
• Verantwortung ist die Pflicht einer Person, für ihre Entscheidungen und Handlungen Rechenschaft abzulegen.

Dabei gilt das Kongruenzprinzip. Es verlangt ein angemessenes Verhältnis zwischen Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung. Im Idealfall besitzt der Stelleninhaber genau die Kompetenzen, die er zur Ausführung seiner Aufgabe benötigt, und trägt zugleich die Verantwortung für die übernommene Aufgabe.

Arten von Stellen

Nach den zugeteilten Kompetenzen werden Stellen in Linienstellen und unterstützende Stellen eingeteilt. Linienstellen sind in der Regel unmittelbar mit der Durchführung betrieblicher Hauptaufgaben betraut.

• Leitungsstellen verfügen über Fremdentscheidungs-, Weisungs- und Kontrollkompetenzen. Sie treffen Entscheidungen für andere, setzen diese durch Anordnungen um und kontrollieren deren Ausführung. Bei ihrer Bildung ist insbesondere die Leitungsspanne zu beachten.
• Ausführungsstellen besitzen Durchführungskompetenzen, aber keine Leitungskompetenzen. Sie dürfen anderen Stellen keine Weisungen erteilen und entscheiden nur im eigenen Handlungsbereich.

Unterstützende Stellen erfüllen die betriebswirtschaftliche Hauptaufgabe nur indirekt:

• Stabsstellen sind spezialisierte Leitungshilfsstellen. Sie erhöhen vor allem die Informationsverarbeitungs- und Entscheidungskapazität von Leitungsstellen und sollen deren Überlastung verhindern.
• Assistenzstellen sind generalisierte Leitungshilfsstellen mit fallweisen Aufgaben. Sie besitzen keine Fremdentscheidungs- und Weisungskompetenz; ein fest vorgegebenes Aufgabengebiet gibt es meist nicht, etwa bei der Assistenz der Geschäftsleitung.
• Dienstleistungsstellen übernehmen zentrale Unterstützungsaufgaben für mehrere Leitungsstellen. Es gibt sie mit Weisungsbefugnis, etwa im Personalwesen, und ohne Weisungsbefugnis, etwa als Kantine, Poststelle oder Empfang.

Zusammen decken diese Stellenarten den gesamten funktionalen Bedarf eines Unternehmens ab, sodass jede Funktion einer dieser Stellen zugeordnet werden kann.

Entstehung und Bildung von Stellen

Stellenbildung bezeichnet den Vorgang, durch den Organisationseinheiten entstehen. Zunächst erfolgt die Aufgabenanalyse: Eine Gesamtaufgabe wird gedanklich in analytische Teilaufgaben aufgegliedert. Danach werden diese Teilaufgaben durch Aufgabensynthese wieder zu Stellen zusammengefasst. Mehrere Stellen können anschließend zu einer Abteilung verbunden werden.

Die Zuordnung von Stellen kann im Einliniensystem mit genau einem Vorgesetzten oder im Mehrliniensystem mit mehreren möglichen Vorgesetzten erfolgen. Vier Formen der Stellenbildung werden unterschieden:

• Aufgabenbezogene Stellenbildung: Aufgaben mit gleichen Merkmalen werden zu einer Stelle zusammengefasst und einem Aufgabenträger zugeordnet.
• Aufgabenträgerbezogene Stellenbildung: Der Mitarbeiter ist bereits bekannt. Die Teilaufgabe wird so gestaltet, dass er sie leisten kann. Möglich ist auch eine sachmittelbezogene Stellenbildung, bei der sich die Aufgabenerledigung nach einem vorhandenen oder anzuschaffenden Sachmittel richtet, beispielsweise einem Großrechner.
• Beziehungsorientierte Stellenbildung: Materielle, immaterielle und monetäre Beziehungen zwischen Stellen sollen möglichst gering gehalten werden. So lassen sich Ergebnisfeststellung sowie die Abgrenzung von Aufgabendurchführung, Verantwortung und Kompetenzen genauer vornehmen.
• Stellenbildung aufgrund rechtlicher Normen: Bestimmte Gesetze schreiben die Bildung bestimmter Stellen vor. In Deutschland betrifft dies insbesondere Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft (§ 76 AktG), Geschäftsführer einer GmbH (§ 6 GmbH-Gesetz), Betriebsratsmitglieder (§ 1 BetrVG), Jugend- und Auszubildendenvertreter (§ 60 BetrVG), Datenschutzbeauftragte (§ 4f BDSG), Beauftragte für Arbeitssicherheit (§ 5 Arbeitssicherheitsgesetz), Schwerbehindertenbeauftragte (§ 25 SchwbG), Strahlenschutzbeauftragte (§ 70 StrlSchG), Gewässerschutzbeauftragte (§ 64 WasserhaushaltsG) und Immissionsschutzbeauftragte (§ 53 BImSchG). Einige dieser Beauftragten sind nur in Unternehmen erforderlich, die als Normadressaten der jeweiligen Spezialgesetze gelten.

Beschreibung und Besetzung

Eine Stellenbeschreibung ist die schriftlich festgelegte Darstellung der organisatorischen Regelungen für eine Stelle. Sie enthält die Aufgaben einschließlich der Leistungsanforderungen, die Arbeitsziele, die Kompetenzen sowie die Beziehungen zu anderen Stellen. Kompetenz bedeutet hier das stellenbezogene Handlungsrecht; Verantwortung ist die stellenbezogene Rechenschaftspflicht.

Die Stellenbesetzung durch Personal gehört zu den Hauptzielen des Personalwesens. Nach der Stellenbildung wird ein Stelleninhaber gesucht, dessen Eignungsprofil möglichst gut mit dem Anforderungsprofil der Stelle übereinstimmt. Bestehen Abweichungen, sollen sie durch Maßnahmen der Personalentwicklung verringert werden.