Signatur (E-Mails im Geschäftsverkehr)

Zweck und rechtliche Einordnung

Eine E-Mail-Signatur im Geschäftsverkehr ist der am Ende einer E-Mail stehende Angabenteil. Sie erleichtert die Kontaktaufnahme, etwa bei einer telefonischen Rückfrage, und ermöglicht die Überprüfung der rechtlichen Stellung des Absenders. Unternehmen fügten zunächst freiwillig beispielsweise Telefon-, Faxnummer und Adresse an. Mit dem zunehmenden E-Mail-Verkehr regelte der Gesetzgeber die Angaben zur Rechtssicherheit.

Geschäftsbriefe wurden früher auf Papier per Post, Fernschreiber, Fax oder Boten übermittelt. Für sie bestanden gesetzliche Pflichtangaben, die zunächst nicht zwingend auf E-Mails bezogen waren. In Deutschland wurden die Formvorschriften deshalb mit Wirkung vom 1. Januar 2007 auf E-Mails als Geschäftsbriefe erweitert.

Rechtsgrundlagen in Deutschland und Österreich

In Deutschland erweiterte das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) zum 1. Januar 2007 unter anderem die Vorschriften des Handelsgesetzbuchs: § 37a Abs. 1 und § 125 Abs. 1 Satz 1. Betroffen waren außerdem § 35a Abs. 1 GmbH-Gesetz (GmbHG) sowie § 80 Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz (AktG).

In Österreich berücksichtigte das 120. Bundesgesetz vom 27. Oktober 2005, das Handelsrechts-Änderungsgesetz (HaRÄG), diese Anforderungen. Nach § 14 des Unternehmensgesetzbuchs (UGB) müssen im Firmenbuch eingetragene Unternehmer auf allen an einen Empfänger gerichteten Geschäftsbriefen unabhängig vom Medium firmenrelevante Angaben machen. Diese Angaben sind ebenfalls auf Webseiten einer Firma verpflichtend.

Pflichtangaben im Geschäftsbrief

Eine geschäftliche E-Mail muss die Angaben enthalten, die auch für Geschäftsbriefe vorgeschrieben sind:

• die exakte, im Handelsregister eingetragene Firma einschließlich Geschäftsform; • den Ort der Niederlassung oder den Sitz der Gesellschaft mit postalisch korrekter, ladungsfähiger Anschrift; • Registergericht und Registrierungsnummer im Handelsregister; • Angaben zu den Gesellschaftsverantwortlichen.

Bei einer GmbH sind die Namen aller Geschäftsführer und gegebenenfalls des Aufsichtsratsvorsitzenden anzugeben, jeweils mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und dem Familiennamen. Bei Unternehmen, deren Gesellschafter keine natürliche Person ist, etwa einer GmbH & Co. KG, sind sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft erforderlich. Aktiengesellschaften müssen alle Vorstandsmitglieder sowie den Vorsitzenden des Aufsichtsrats nennen; jeweils sind Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname erforderlich, und der Aufsichtsratsvorsitzende muss als solcher gekennzeichnet sein.

Telefon- und Faxnummer, Logo, Abteilung und Website sind freiwillig. Sie gelten als guter Ton und können die direkte Kontaktaufnahme erleichtern.

Betroffene und besondere Fälle

Die gesetzlichen Vorgaben betreffen in Deutschland alle Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB) und ihre Mitarbeiter. Für die Umsetzung im Betrieb sind letztlich die Geschäftsführer verantwortlich.

Für Unternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen waren, schrieb § 15 GewO a.F. bis März 2009 auf Geschäftsbriefen mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen, den Familiennamen und eine ladungsfähige Anschrift vor. Bei einer BGB-Gesellschaft mit mehreren Gesellschaftern mussten diese Angaben für jeden Gesellschafter enthalten sein. Seit März 2009 ist § 15 GewO a.F. entfallen; die IHK rät dennoch, die Angaben weiterzuführen.

Bei Rechnungen gelten zusätzlich verbindliche Pflichtbestandteile, die sich vor allem aus dem Umsatzsteuergesetz ergeben. Die beschriebene E-Mail-Signatur ist nicht mit einer elektronischen Signatur zu verwechseln und von ihr unabhängig. Eine elektronische Signatur war bei der Übermittlung von Rechnungen per E-Mail bis zum 30. Juni 2011 gesetzlich vorgeschrieben.

Lesbarkeit, Trenner und Folgen

Die Pflichtangaben müssen gut lesbar sein. Schriftgröße, Schriftfarbe und Hintergrundfarbe müssen so gewählt werden, dass die Angaben auf dem Bildschirm und im Ausdruck ausreichend erkennbar sind, beispielsweise auch für ältere Personen. Ein Dateianhang erfüllt die Vorgaben nicht, weil nicht angenommen werden kann, dass jeder Empfänger ihn öffnet. Die DIN 5008 enthält weitere Empfehlungen zur Gestaltung von Geschäftsbriefen, ist als DIN-Norm jedoch nicht rechtlich verbindlich.

Üblich ist ein Signaturtrenner zwischen Nachrichtentext und Signatur: eine eigene Zeile mit „-- “, also zwei Bindestrichen und einem Leerzeichen. Viele E-Mail-Programme und Newsreader erkennen dadurch die Signatur und unterdrücken sie beim Zitieren in Antworten automatisch.

Bei Verstößen kann das Registergericht Ordnungsgelder bis zu 5.000 Euro verhängen. Wegen möglicher Abmahnungen durch Mitbewerber sollten Kaufleute darauf achten, dass die Angaben in allen nicht unternehmensinternen E-Mails vollständig stehen.