PRINCE2

Kernidee und Einordnung

PRINCE2 steht für „Projects IN Controlled Environments“ und ist eine prozessorientierte, skalierbare Projektmanagementmethode. Sie gehört neben dem PMBOK Guide und IPMA ICB zu den weltweit führenden Projektmanagementmethoden. PRINCE2 liefert einen strukturierten Rahmen für Projekte und gibt dem Projektmanagementteam konkrete Handlungsempfehlungen für jede Projektphase.

Ein Projekt wird in PRINCE2 definiert als „Eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die den Auftrag hat, mindestens ein Produkt entsprechend einem vereinbarten Business Case zu liefern.“ Der Business Case ist die geschäftliche Rechtfertigung eines Projekts: Er beschreibt, warum sich das Projekt für die Organisation lohnt.

PRINCE2 betrachtet mehrere Wissensbereiche: Business Case, Organisation, Qualität, Pläne, Risiko, Issues und Fortschritt. Organisation meint dabei unter anderem Stakeholdermanagement, Rollen, Verantwortlichkeiten und Kommunikation. Issues sind Ereignisse oder Sachverhalte, die das Projekt beeinflussen können, zum Beispiel Änderungsanträge, Probleme oder Produkte, die ihre Spezifikation nicht erfüllen. Fortschritt umfasst Steuerung, Controlling, Toleranzen, Puffermanagement und Berichtswesen.

Ein wichtiger Unterschied zu manchen anderen Methoden ist die Verteilung der Verantwortung. Der Projektmanager trägt nicht allein die Gesamtverantwortung für das ganze Projekt, sondern verantwortet vor allem klar begrenzte Bereiche, insbesondere Phasen. Die Gesamtverantwortung liegt beim Lenkungsausschuss. Dieser besteht aus Auftraggeber, Benutzervertreter und Lieferantenvertreter. Der Benutzervertreter trägt die Verantwortung für den Nutzen des Projekts, der Lieferantenvertreter für die Lieferantenseite.

PRINCE2 steuert Projekte über sechs Dimensionen: Kosten, Zeitrahmen, Qualität, Umfang, Risiken und erwarteter Nutzen. Kosten, Zeitrahmen und Qualität entsprechen dem klassischen „Magischen Dreieck“ des Projektmanagements; PRINCE2 ergänzt sie um Umfang, Risiken und Nutzen. Ein Projekt gilt in diesem Verständnis erst dann als erfolgreich, wenn nicht nur Zeit-, Kosten- und Qualitätstoleranzen eingehalten werden, sondern auch der erwartete Nutzen erreicht wird, oft erst nach Projektende.

Entwicklung der Methode

PRINCE2 geht auf die Methode PROMPT zurück, die 1975 von Simpact Systems Limited entwickelt wurde. Im Frühjahr 1983 führte die britische Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) PROMPT II als Regierungsstandard für Projektmanagement im IT-Bereich ein. Im April 1989 wurde die Methode in PRINCE umbenannt. Weil PRINCE bald auch außerhalb reiner IT-Umgebungen genutzt wurde, wurde die Methode vereinfacht und im Oktober 1996 als PRINCE2 veröffentlicht.

PRINCE2 wurde in Großbritannien zum De-facto-Standard für Projektmanagement und setzte sich weltweit neben PMBOK Guide und IPMA ICB als führender Standard durch. Die Methode wird regelmäßig überarbeitet. Neue Versionen erschienen im Oktober 1998, April 2002 und Mai 2005. Im Juni 2009 veröffentlichte das Office of Government Commerce (OGC) die PRINCE2 5th Edition und zugleich die erste deutschsprachige Übersetzung des Standardwerks.

Wichtige Änderungen der 5th Edition waren unter anderem die Definition von 7 Grundprinzipien, die Streichung des eigenen Prozesses „Planen“ und dessen Integration in andere Prozesse und Themen, die Zusammenlegung von Konfigurationsmanagement und Änderungssteuerung zum Thema Änderungen, die Einführung eines Nutzenrevisionsplans, die Beschränkung auf zwei spezifische PRINCE2-Techniken und der Verzicht auf frühere Aktivitätskürzel wie SU1 oder SU2.

Im Juli 2017 veröffentlichte AXELOS als Eigentümer der Methode die PRINCE2 6th Edition. Sie betonte stärker die Anpassung an Unternehmen und Projektumgebungen, die Verbindung von Themen und Prinzipien sowie praktische Anwendungshinweise. Im September 2023 veröffentlichte Peoplecert die Aktualisierung PRINCE2 7. Neu waren unter anderem der fünfte Baustein „Menschen“, die Ergänzung des Grundprinzips um „Beziehungen“ und die Ergänzung der Dimensionen um „Nachhaltigkeit“. Die Bezeichnung „PRINCE2“ wurde beibehalten, um die Treue zu den Grundprinzipien auszudrücken.

Grundprinzipien, Themen und Bausteine

PRINCE2 besteht aus fünf integrierten Bausteinen: 7 Grundprinzipien, Menschen, 7 Themen, 7 Prozesse und der Projektkontext. Die Grundprinzipien bilden das Fundament und dürfen nicht verändert werden. Ob ein Projekt tatsächlich nach PRINCE2 geleitet wird, hängt davon ab, ob diese Grundprinzipien angewendet werden.

Die 7 Grundprinzipien sind: fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung, Lernen aus Erfahrung, Rollen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen definieren, Steuern über Managementphasen, Steuern nach dem Ausnahmeprinzip, Produktorientierung und Anpassen an das Projekt. „Steuern nach dem Ausnahmeprinzip“ bedeutet, dass für Projektziele Toleranzen festgelegt werden. Solange diese eingehalten werden, kann die zuständige Ebene selbst handeln; bei drohender Überschreitung wird eskaliert. Produktorientierung bedeutet, dass ein Projekt auf die Definition und Lieferung von Produkten ausgerichtet ist, mit besonderem Blick auf Qualitätsanforderungen.

Die 7 Themen sind Wissensbereiche, die während des Projekts ständig behandelt werden. Der Business Case beantwortet die Frage „Warum?“ und zeigt, wie eine Idee zu einem realisierbaren Investitionsvorschlag wird. Das Thema Organisation beantwortet „Wer?“ und beschreibt Rollen und Verantwortlichkeiten im zeitlich befristeten Projektmanagementteam. Qualität beantwortet „Was?“ und klärt, welche Qualitätskriterien die Produkte erfüllen müssen. Pläne beantworten „Wie?“, „Wie viel?“ und „Wann?“ und dienen als Grundlage für Kommunikation und Steuerung.

Das Thema Risiko fragt „Was, wenn?“ und beschreibt den Umgang mit Unsicherheiten. Änderungen behandeln Issues und deren mögliche Auswirkungen auf Baseline-Aspekte wie Pläne und fertiggestellte Produkte. Fortschritt fragt unter anderem „Wo stehen wir jetzt?“, „Wohin gehen wir?“ und „Sollen wir weitermachen?“ und befasst sich mit Kontrolle, Planabnahme, Ergebnisbeobachtung und Eskalation.

Prozesse und Projektphasen

PRINCE2 folgt einem prozessbasierten Ansatz. Ein Prozess ist eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten, die auf ein bestimmtes Ziel gerichtet ist. Dabei wird ein definierter Input in einen definierten Output umgewandelt. Die sieben Prozesse beschreiben die Aktivitäten, die für Lenken, Managen und Liefern eines Projekts notwendig sind.

Die 7 Prozesse sind: Vorbereiten eines Projekts, Lenken eines Projekts, Initiieren eines Projekts, Steuern einer Phase, Managen der Produktlieferung, Managen eines Phasenübergangs und Abschließen eines Projekts. Diese Prozesse sind von den Projektphasen zu unterscheiden. Eine Phase besteht aus mehreren Prozessen. Ein PRINCE2-Projekt muss mindestens zwei Phasen haben: die Initiierungsphase und mindestens eine weitere Managementphase.

Beim Vorbereiten eines Projekts wird geprüft, ob das Projekt machbar und lohnend ist. Grundlage ist das Projektmandat. In diesem Prozess werden unter anderem Auftraggeber und Projektmanager ernannt, Erfahrungen erfasst, das Projektmanagementteam entworfen, ein Business-Case-Entwurf erstellt, der Lösungsansatz gewählt und die Initiierungsphase geplant.

Lenken eines Projekts ist Aufgabe des Lenkungsausschusses. Der Projektmanager berichtet regelmäßig, führt aber das Tagesgeschäft. Der Lenkungsausschuss greift vor allem an Phasengrenzen oder bei drohender Überschreitung von Toleranzen ein. Beim Initiieren eines Projekts wird eine solide Grundlage geschaffen, bevor größere finanzielle Mittel zugesagt werden. Dazu gehören Managementansätze, Register, Projektplan, Nutzenmanagement-Ansatz und Projektleitdokumentation.

Steuern einer Phase beschreibt das tägliche Management durch den Projektmanager: Arbeitspakete freigeben, Status prüfen, Fortschritt berichten, Issues und Risiken bewerten und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen einleiten. Beim Managen der Produktlieferung wird die Beziehung zwischen Projektmanager und Teammanager geregelt; hier entstehen die eigentlichen Projektprodukte. Beim Managen eines Phasenübergangs werden die nächste Phase geplant, Business Case und Projektplan aktualisiert und bei Ausnahmen ein Ausnahmeplan erstellt. Beim Abschließen eines Projekts wird die Abnahme des Projektprodukts bestätigt oder festgestellt, dass keine weiteren Ergebnisse erzielt werden können; außerdem werden Erfahrungen gesammelt, Produkte übergeben und der Abschluss empfohlen.

Anpassung und Techniken

PRINCE2 kann in sehr unterschiedlichen Projekten angewendet werden, etwa in IT, Automobilindustrie, Baugewerbe, Metallindustrie oder Medienwelt. Voraussetzung ist eine sinnvolle Anpassung an die jeweilige Projektumgebung. Ohne Anpassung können die 26 definierten Managementprodukte, häufig als Dokumente geführt, besonders in kleinen Projekten zu großem Overhead führen. Die Grundprinzipien dürfen jedoch nicht angepasst werden und müssen immer angewendet werden.

Einflussfaktoren für die Anpassung können extern sein, zum Beispiel organisationsübergreifende Arbeit, externe Kunden oder Lieferanten, Unternehmensstandards, Terminologie, Geografie, Unternehmenskultur und Projektpriorität. Interne Einflussfaktoren sind unter anderem Größenordnung, Komplexität der Lösung, Reife des Teams sowie Projektart und Lebenszyklusmodell. Die Anpassung an ein einzelnes Projekt ist von der Integration von PRINCE2 im Unternehmen zu unterscheiden.

Anpassungen können die Themen, Terminologie, Produktbeschreibungen für Managementprodukte, Rollenbeschreibungen und Prozesse betreffen. Bei kleinen Projekten kann eine Person mehrere Rollen übernehmen; als Minimum werden drei Personen genannt: ein Kunde als Benutzervertreter und Auftraggeber, ein Lieferantenvertreter und ein Projektmanager, der auch Teammanager und Projektunterstützung übernimmt. Für besonders kleine Projekte können zum Beispiel nur eine Initiierungsphase und eine Lieferphase genutzt werden; statt 26 Managementprodukten können vier verwendet werden: Projektlogbuch, Projektleitdokumentation, Projektstatusbericht und Projektabschlussbericht.

PRINCE2 beschreibt zwei eigene Techniken ausführlich. Die produktbasierte Planung stellt vor die aktivitätenbasierte Planung zuerst die Produkte in den Mittelpunkt. Sie beginnt auf den Planungsebenen Projektplan, Phasenplan und Teamplan mit Projektproduktbeschreibung, Produktstrukturplan, Produktbeschreibungen und Produktflussdiagramm. Der Produktstrukturplan zerlegt das Endprodukt in einzelne Produkte; das Produktflussdiagramm zeigt die zeitliche Abfolge der Produkterstellung. Eine Produktbeschreibung spezifiziert Qualitätskriterien, Qualitätstoleranzen, Ersteller, Prüfer, Abnahmeberechtigte und Prüfmethoden.

Die PRINCE2-Qualitätsprüfungstechnik überprüft ein Produkt anhand vorher definierter Qualitätskriterien. Sie soll wichtige interessierte Parteien in die Kontrolle einbeziehen und bestätigen, dass ein Produkt abnahmebereit ist und „gebaselined“ werden kann. Die drei Schritte sind Vorbereitung der Prüfung, Qualitätsprüfungssitzung und Nachbereitung. Eigene Rollen sind Vorsitzender, Produktpräsentator, Prüfer und Prüfungsadministrator.

Bewertung, Risiken und Zertifizierung

Die Neutralität der Bewertung im Artikel wird als umstritten bezeichnet. Als Stärken von PRINCE2 werden vor allem Nutzenorientierung, einheitliches Vorgehen, einheitliches Vokabular, standardisierte Dokumente, aktives Stakeholdermanagement und kontrollierter Start, Verlauf und Abschluss eines Projekts genannt. Management by Exception erlaubt Projektmanagern, innerhalb vereinbarter Toleranzen eigenständig zu arbeiten, während übergeordnete Manager nur bei Überschreitungen eingreifen. PRINCE2 ist außerdem anpassbar, gebührenfrei und bietet mit der produktbasierten Planung eine eigene Planungstechnik mit integrierter Anforderungsanalyse.

Als Schwächen gelten die hohe Flexibilität und starke Verankerung im Unternehmen, weil sie zusätzliche Investitionskosten bei Implementierung und Anpassung verursachen können. Die Zertifizierungsstufen Foundation und Practitioner zielen vor allem auf Mitarbeit in einer vorhandenen PRINCE2-Umgebung; die erfolgreiche Einführung im Unternehmen wird im offiziellen Handbuch nur umrissen. Außerdem berücksichtigt die generische Methode keine branchenspezifischen Spezialaspekte. Nur zwei PRINCE2-spezifische Techniken werden ausführlich beschrieben, sodass weiteres Wissen über allgemein gebräuchliche Techniken nötig sein kann. Softskills und Führungsqualitäten werden nicht direkt berücksichtigt.

Ein Risiko bei der Anwendung ist „PINO“: „Prince In Name Only“, also PRINCE2 nur dem Namen nach. Damit ist gemeint, dass Organisationen einzelne Teile der Methode verwenden, ohne die Grundsätze einzuhalten oder PRINCE2 gezielt im Unternehmen zu integrieren. Wird PRINCE2 nicht richtig angepasst, kann es besonders in kleinen Projekten als zu dokumentenorientiert gelten und überproportionale Dokumentations- oder Projektmanagementkosten verursachen.

Seit 1996 werden PRINCE2-Zertifikate angeboten, seit 2015 auch PRINCE2-Agile-Zertifikate. Bis 2013 war APMG International für Prüfungen zuständig, seit 2018 PeopleCert. Nur bei PeopleCert akkreditierte Training Organizations dürfen Schulungen zur Vorbereitung auf die Zertifizierung anbieten. Weltweit wurden bisher über 1,6 Millionen Personen PRINCE2-zertifiziert. Es gibt PRINCE2 Foundation, PRINCE2 Practitioner, PRINCE2 Agile Foundation und PRINCE2 Agile Practitioner. Für die Practitioner-Prüfung ist eine bestandene Foundation-Prüfung erforderlich. Seit 2023 müssen alle PRINCE2-Zertifikate nach drei Jahren re-zertifiziert werden.