Protokoll (Niederschrift)

Grundbegriff und Zweck

Ein Protokoll zeichnet auf, hält fest oder schreibt vor, zu welchem Zeitpunkt oder in welcher Reihenfolge welcher Vorgang durch wen oder durch was veranlasst wurde oder wird. Protokollierung oder Niederlegung bedeutet, ein Dokument mit drei Grundbestandteilen zu erstellen: Zeitpunkt, Identifikator beziehungsweise beteiligte Personen und Vorgang.

Eine schriftliche Protokollierung heißt auch Niederschrift. Wenn diese formalen Merkmale fehlen oder der Text eher skizzenhaft ist, spricht man eher von einer Mitschrift. Protokollierung kann aber auch elektronisch, als Tonaufnahme oder als Video erfolgen. Automatische Protokollierung ohne Menschen gibt es zum Beispiel bei Flugschreibern oder Unfalldatenspeichern.

Protokolle sind wichtig, weil sie Abläufe, Entscheidungen, Ergebnisse oder Regeln nachvollziehbar machen. Sie können später als Beleg dienen, etwa in Sitzungen, in der Forschung, in der Medizin, in der Technik oder vor Gericht.

Arten der Protokollierung

Ein Protokoll wird von einem Schriftführer, einem Protokollführer oder einem technischen Aufzeichnungsgerät angefertigt. Man kann Protokolle nach dem Zeitpunkt ihrer Anfertigung, nach ihrem Inhalt und nach der Art der Niederlegung einteilen.

Nach dem Zeitpunkt gibt es drei Grundarten: Das Voraus-Protokoll oder die A-priori-Protokollierung regelt einen künftigen Ablauf, also ein Konzept. Die Jetzt-Protokollierung beobachtet unmittelbar einen gerade stattfindenden Ablauf, also ein Monitoring. Das Gedächtnisprotokoll oder die A-posteriori-Protokollierung weist einen vergangenen Ablauf nach. Wenn die korrekte Durchführung festgelegter Abläufe später überprüft werden soll, kann ein Voraus-Protokoll mit einem Jetzt- oder Gedächtnisprotokoll verbunden werden, zum Beispiel in Form einer Prüfliste.

Nach dem Inhalt unterscheidet man Verlaufsprotokoll, Ergebnisprotokoll und Wortprotokoll. Beim Wortprotokoll wird das Gesagte möglichst genau wiedergegeben. Nach der Art der Niederlegung kann ein Protokoll in Langschrift, Kurzschrift, auf einem Tonträger, als Ton-Bild-Aufzeichnung wie Film oder Video, in einer Datei, automatisch durch technische Aufzeichnung oder als Log-Datei durch Logging entstehen.

Beweiskraft und Anforderungen

An Protokolle, die der Beweissicherung dienen, werden hohe Anforderungen gestellt. Wichtig sind vor allem inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit, Erheblichkeit der erfassten Vorgänge oder Ereignisse, Echtheit der Urheberschaft und Gültigkeit des Protokolls.

Wenn die inhaltliche Richtigkeit gewährleistet ist, hat ein Protokoll positive Beweiskraft: Es weist nach, dass die protokollierten Vorgänge oder Ergebnisse so stattgefunden haben, wie sie erfasst wurden. Wenn die Vollständigkeit gesichert ist, kann ein Protokoll auch negative Beweiskraft haben: Dann kann es belegen, dass nicht beurkundete Vorgänge nicht stattfanden und nicht beurkundete Ergebnisse nicht zustande kamen.

Die Echtheit ist entscheidend für die gesamte Beweiskraft. Wird eine Fälschung nachgewiesen, entkräftet das das gesamte Protokoll. Die Gültigkeit entsteht in der Regel durch eine Unterschrift oder einen anderen Abschluss- und Identitätsvermerk des Protokollführers oder einer anderen Gewährsperson.

Diese Anforderungen hängen auch davon ab, wann und wie das Protokoll erstellt wird. Ein Jetzt-Protokoll gilt als zuverlässiger als ein Gedächtnisprotokoll. Außerdem zählen die Art der Protokollierung, zum Beispiel technisches Gerät oder Protokollführer, die Objektivität der Erfassung und die sichere Lagerung der Daten, etwa durch Archivierung, ein stabiles Medium und kontrollierte Zugänglichkeit.

Form und typische Protokolltypen

Protokolle haben meist eine feste äußere Form. Der Protokollkopf enthält genaue Angaben wie Anlass, Titel der Veranstaltung, Veranstalter, Datum, Beginn und Ende, Ort, Anwesende, Abwesende, Verteiler, Protokollführer, Vorsitz der Sitzung, Thema und die Tagesordnungspunkte, oft abgekürzt als TOP. Der Hauptteil ist die eigentliche Niederschrift. Am Schluss stehen Ort, Datum und die Unterschrift des Protokollführers rechts sowie die des Versammlungsleiters links. Durch zwei Unterschriften wird das Protokoll zur Urkunde; ein von nur einer Person gefertigtes Schriftstück ist dem Wesen nach eher eine Notiz oder ein Aktenvermerk.

Beim Wortprotokoll wird jedes gesagte Wort mitgeschrieben, zum Beispiel im Deutschen Bundestag. Heute übernehmen zunehmend Computerstenografen diese Arbeit, indem sie mit Stenografietastatur oder Spracherkennungssoftware in Echtzeit mitschreiben. Ein möglichst wortgetreues Gesprächsprotokoll heißt Verbatim.

Das Verlaufsprotokoll gibt Verlauf und Ergebnis einer Sitzung genau wieder. Es folgt der tatsächlichen Reihenfolge und kann kurz oder ausführlich sein. Es wird sachlich formuliert, meist im Präsens, auch Präteritum ist möglich. Gesprächsbeiträge stehen in indirekter Rede.

Das Ergebnisprotokoll hält Beschlüsse und mögliche weitere Ergebnisse fest. Es wird im Präsens geschrieben. Das Unterrichtsprotokoll ist eine Mischung aus Verlaufs- und Ergebnisprotokoll. Es ist thematisch nach Tagesordnungspunkten gegliedert und fasst Aussagen zu einem Themenaspekt zusammen, auch wenn sie im Gespräch zeitlich getrennt geäußert wurden.

Aufzeichnungen in Sitzungen und Medien

Als Protokolle werden Aufzeichnungen bezeichnet, die nach einem definierten und in der Regel gleichbleibenden Schema angefertigt werden. Bei Sitzungen, Tagungen, Verhandlungen und ähnlichen Anlässen wird eine formelle Zusammenfassung der Gespräche und Ereignisse geschrieben. Vereine, Verbände und ähnliche Organisationen bestimmen dafür meist einen Protokollführer oder Sekretär.

Bei solchen Aufzeichnungen unterscheidet man besonders zwischen Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll. Das Verlaufsprotokoll macht den Ablauf nachvollziehbar, das Ergebnisprotokoll konzentriert sich auf Beschlüsse und Resultate.

Der Artikel nennt außerdem sogenannte Protokolltechniken aus dem Buch Film verstehen von James Monaco. Damit sind Geräte gemeint, mit denen audiovisuelle Prozesse automatisiert aufgezeichnet und abgerufen werden können, etwa durch Filmkamera, Projektor und Tonband beziehungsweise deren multimediale Weiterentwicklungen.

Wichtige Anwendungsbereiche

In der Forschung beschreibt ein Versuchsprotokoll die Durchführung eines wissenschaftlichen Versuchs und dokumentiert mögliche Ergebnisse. Es enthält Versuchsaufbau und Versuchsdurchführung, Messwerte und Beobachtungen sowie Auswertung und Erklärung der Ergebnisse.

In der Heilkunde kann die Behandlung von Patienten als Behandlungsprotokoll oder Therapieprotokoll festgelegt werden. Auch eine planmäßige und standardisierte Diagnosestellung kann als Untersuchungsprotokoll erfolgen.

In der Kommunikationstechnik legen Kommunikationsprotokolle Strukturen und Verfahren zur Datenübertragung fest. Sie entstehen als Ergebnis von Verhandlungen zwischen interessierten Parteien. Beispiele sind die Internetprotokollfamilie und Controller Area Network. Dabei geht es um das Wie der Kommunikation, nicht um die Inhalte. Kommunikationsinhalte können ebenfalls formal aufgezeichnet werden, etwa als Logdatei oder als Anzeige eines Fehlerspeichers, und werden dann manchmal ebenfalls Protokoll genannt.

In der Rechtsprechung wird über mündliche Verhandlungen in Gerichtsverfahren ein Protokoll erstellt, im Strafprozess zum Beispiel das Hauptverhandlungsprotokoll. Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Protokollierung durch einen Berichterstattervermerk ersetzt werden. Fehlerhafte Protokolle können jederzeit auf Antrag oder von Amts wegen berichtigt werden.