Legitimationsprüfung – einfach erklärt

Begriff und Zweck

Eine Legitimationsprüfung ist im Rechtswesen die Feststellung der Identität einer Person oder die Prüfung, ob eine Unterschrift auf einer Urkunde oder einem anderen Schriftstück echt ist. Dafür werden geeignete Legitimationspapiere herangezogen. Besonders wichtig ist sie bei Kreditinstituten: Sie müssen Kunden bei der Eröffnung von Konten, Depots oder Schließfächern sowie bei Tafelgeschäften identifizieren.

Legitimationsprüfungen werden auch in Wirtschaft, Verwaltung sowie bei Polizei und Gericht vorgenommen; dort heißt dies etwa „Feststellung der Personalien“ (§ 163b StPO). Ihr Zweck ist, sicher festzustellen, wer handelt oder eine Erklärung abgegeben hat. Bei Banken unterstützt sie außerdem das „Know your customer“-Prinzip zur Verhinderung von Geldwäsche.

Ausweise und Angaben

Als geeignete Dokumente gelten in der Regel Personalausweis oder Reisepass. Meldebescheinigung, Führerschein oder Betriebsausweis werden meist nicht akzeptiert. Personalausweis und Reisepass enthalten die erforderlichen Angaben: Name, Vorname, Geburtstag, Geburtsort, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift. Das Dokument muss bei der Prüfung gültig sein.

Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz (GwG) müssen zusätzlich die ausstellende Behörde, die Dokumentart, zum Beispiel Personalausweis oder Reisepass, sowie die Ausweisnummer festhalten (§ 8 Abs. 2 Satz 1 GwG). Der vorgelegte amtliche Ausweis muss vollständig kopiert oder digital erfasst werden (§ 8 Abs. 2 Satz 2 GwG).

Unterschriften, Verträge und Notare

Im Zivilrecht ist eine Prüfung erforderlich, wenn eine geleistete Unterschrift mit der Originalunterschrift auf den Legitimationspapieren verglichen werden muss. Stimmen sie überein, gilt die Unterschrift als echt. Durch sie werden unterzeichnete Verträge, Schriftstücke oder Urkunden rechtswirksam. Mit seiner Unterschrift erklärt der Unterzeichner unbedingt, die volle Verantwortung für den Inhalt zu übernehmen.

Nach § 416 ZPO beweist eine private, von ihrem Aussteller eigenhändig unterzeichnete Urkunde voll, dass die darin enthaltene Erklärung von diesem Aussteller abgegeben wurde. Für private Urkunden ist daher besonders die Echtheit der Unterschrift entscheidend. Für den Text über der Unterschrift besteht die widerlegbare gesetzliche Vermutung der Echtheit (§ 440 Abs. 2 ZPO). Ein guter Glaube an die Echtheit einer Unterschrift ist aber nicht geschützt. Unterbleibt die Prüfung und erweisen sich Unterschriften im Rechtsstreit als ungültig, sind die entsprechenden Verträge nichtig.

Außerhalb von Kreditinstituten kann auf die Prüfung verzichtet werden, wenn ein Vertragspartner die andere Person beim Unterschreiben gesehen hat. Sie kann auch bei wiederholten Unterschriften entfallen, wenn bereits eine Erstprüfung stattfand. Notare prüfen bei Beglaubigungen und Beurkundungen ebenfalls die Legitimation. Eine notarielle Beglaubigung bestätigt nach §§ 39 und 40 BeurkG, dass die Unterschrift oder das Handzeichen in Gegenwart des Notars vollzogen oder anerkannt wurde und dass die bezeichnete Person mit dem Erklärenden identisch ist. Sie betrifft nur Unterschrift und gegebenenfalls Vertretungsberechtigung. Bei Beurkundungen erklären Beteiligte ihren Willen vor dem Notar (§ 8 BeurkG); nach Belehrung wird dieser niedergeschrieben, vorgelesen, genehmigt und nach §§ 9 und 13 BeurkG unterschrieben. Vertretungsberechtigungen können Notare nach § 21 BNotO durch Registereinsicht bescheinigen; § 32 Abs. 1 Satz 1 GBO nennt dies auch für eingetragene Vertretungsberechtigungen sowie juristische Personen und Gesellschaften.

Regeln für deutsche Kreditinstitute

Kontoführende Kreditinstitute müssen sich über Person und Anschrift des Verfügungsberechtigten Gewissheit verschaffen und die Angaben geeignet festhalten; bei Konten geschieht dies auf dem Konto. Diese Pflicht zur Kontenwahrheit wird steuerrechtlich als Identitätsprüfung bezeichnet (§ 154 AO). Festzustellen ist nicht nur die Identität des Konto- oder Depotinhabers, sondern auch die von Kontobevollmächtigten.

Bei nicht persönlich anwesenden Kunden, etwa bei Direktbanken, ist eine unpersönliche Prüfung nötig. Das verbreitete Postident-Verfahren funktioniert so: Die Post prüft die Legitimationspapiere und übermittelt die Bestätigung an die Bank. Juristische Personen legitimieren sich durch aktuelle Auszüge aus Handels-, Vereins-, Genossenschafts- oder Partnerschaftsregister. Daraus ergeben sich vollständiger Name, Firmensitz und alle vertretungsberechtigten Personen. Auch der neue elektronische Personalausweis kann genutzt werden: Ein Kartenlesegerät am Computer oder ein NFC-fähiges Mobiltelefon sowie eine AusweisApp lesen nach PIN-Eingabe die Daten aus und übertragen sie verschlüsselt an das Kreditinstitut.

Bei geldwäscherelevanten Transaktionen müssen Kreditinstitute nach § 10 Abs. 1 GwG Angaben zur Person erheben und die Identität prüfen. Der Kreis der prüfenden Institutionen reicht nach § 2 GwG über Banken hinaus. Festzustellen sind Name, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Anschrift (§ 11 Abs. 4 GwG). Diese Daten werden durch einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis verifiziert, der die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt, insbesondere durch einen inländischen oder ausländerrechtlich anerkannten bzw. zugelassenen Pass, Personalausweis oder Pass- oder Ausweisersatz (§ 12 Abs. 1 GwG). Bei juristischen Personen oder Personengesellschaften ist ein Handels- oder Genossenschaftsregisterauszug oder ein vergleichbares amtliches Register beziehungsweise Verzeichnis anzufordern (§ 12 Abs. 2 GwG).

Versicherungen und Österreich

Versicherungsunternehmen müssen Antragsteller oder Versicherungsnehmer legitimieren, wenn die laufende Jahresprämie mehr als 1.000 Euro beträgt oder die Einmalprämie beziehungsweise Einzahlung in ein Prämiendepot mehr als 2.500 Euro beträgt. Inhaber dynamischer Verträge sind immer zu identifizieren.

In Österreich regelt das Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG) die Prüfung von Bankkunden. Nach § 5 FM-GwG gelten die Sorgfaltspflichten des § 6 FM-GwG bei Beginn einer Geschäftsbeziehung; Spareinlagengeschäfte nach § 31 Abs. 1 BWG und Geschäfte nach § 12 Depotgesetz gelten stets als Geschäftsbeziehung. Sie gelten außerdem bei gelegentlichen Transaktionen ab 15.000 Euro oder Euro-Gegenwert, auch bei mehreren erkennbar verbundenen Vorgängen, sowie bei Geldtransfers nach Art. 3 Z 9 der Verordnung (EU) 2015/847 von mehr als 1.000 Euro. Bei Spareinlagen sind sie bei jeder Ein- oder Auszahlung ab 15.000 Euro anzuwenden. Weitere Anlässe sind der Verdacht oder berechtigte Grund zur Annahme einer Beteiligung an terroristischer Vereinigung (§ 278b StGB), Geldwäscherei (§ 165 StGB) oder Terrorismusfinanzierung (§ 278d StGB) sowie Zweifel an Echtheit oder Angemessenheit früherer Identifikationsdaten.

Die Identität des Kunden ist festzuhalten (§ 6 Abs. 1 Z 1 FM-GwG). Dies geschieht durch persönliche Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises; anders als in der dargestellten deutschen Regelung zählt dazu auch ein gültiger Führerschein (§ 6 Abs. 2 Z 1 FM-GwG). Bei juristischen oder minderjährigen Personen müssen zusätzlich Vertretungsbefugnis und Identität der vertretenen Person nachgewiesen werden, bei juristischen Personen meist durch einen Firmenbuchauszug (§ 6 Abs. 1 Z 2 FM-GwG).