Firmenbuch

Aufgabe und Bedeutung

Das Firmenbuch ist ein elektronisch geführtes, öffentliches Verzeichnis in Österreich. Zuständig sind die österreichischen Landesgerichte; in Wien führt es das Handelsgericht Wien, in Graz das Landesgericht für Zivilrechtssachen Graz. Seine Einrichtung und Führung sind im Firmenbuchgesetz (FBG) geregelt.

Das Firmenbuch dient dazu, Tatsachen und Rechtsverhältnisse von Unternehmen zu verzeichnen und offenzulegen, soweit sie nach unternehmensrechtlichen Vorschriften einzutragen sind. Dazu gehören insbesondere grundlegende Angaben über vollkaufmännische Unternehmungen, die Einreichung des Jahresabschlusses sowie Änderungen bei vertretungsberechtigten Personen oder deren Funktionen. Über das European Business Register ist das österreichische Firmenbuch mit anderen europäischen Handelsregistern verbunden und dadurch grenzübergreifend einsehbar.

Aufbau und rechtliche Grundlagen

Das Firmenbuch wird beim örtlich zuständigen Landesgericht im außerstreitigen Verfahren geführt (§ 7 UGB, § 15 FBG). Es besteht aus zwei Teilen: dem Hauptbuch und der Urkundensammlung.

Das digital geführte Hauptbuch enthält die wesentlichen Daten über die Unternehmung. Die Urkundensammlung ist eine Sammlung von Schriftstücken, die zur Unternehmung gehören. Dazu zählen unter anderem der Gesellschaftsvertrag, die Gesellschafter- und Geschäftsführerliste, Musterunterschriften, Bankbestätigungen und Gesellschafterbeschlüsse.

Jeder eingetragene Rechtsträger erhält eine österreichweit einheitliche Firmenbuchnummer (FN). Sie bleibt auch bestehen, wenn der Sitz verlegt oder der Name beziehungsweise die Rechtsform geändert wird. Selbst nach der Löschung des Rechtsträgers bleibt die FN erhalten; deshalb können historische Firmenbuchabfragen durchgeführt werden. Die Firmenbuchnummer besteht aus einer maximal sechsstelligen Zahl und einem nachfolgenden Kleinbuchstaben als Prüfzeichen.

Eintragungspflichtige Rechtsträger und Inhalte

Nach § 2 FBG werden insbesondere folgende Rechtsträger in das Firmenbuch eingetragen:

• Einzelunternehmer; bei Einzelunternehmern, die nicht nach § 189 UGB der Rechnungslegungspflicht unterliegen, ist die Eintragung nach § 8 Abs. 1 UGB freiwillig.
• Offene Gesellschaften (OG) und Kommanditgesellschaften (KG).
• Aktiengesellschaften (AG) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH).
• Erwerbs- und Wirtschaftsgenossenschaften, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit, Sparkassen und Privatstiftungen.
• Europäische Wirtschaftliche Interessensvereinigungen, Europäische Gesellschaften (SE) und Europäische Genossenschaften (SCE).

Im Hauptbuch werden nach § 3 FBG eintragungspflichtige und teilweise auch optional eintragungsfähige Tatsachen vermerkt. Dazu gehören die Firmenbuchnummer, die Firma, die Rechtsform, der Sitz, die Sitze von Zweigniederlassungen und die für Zustellungen maßgebliche Geschäftsanschrift. Außerdem werden eine kurze Bezeichnung des Geschäftszweiges und der Tag des Abschlusses des Gesellschaftsvertrages eingetragen.

Weitere Angaben betreffen den Einzelkaufmann, vertretungsbefugte Personen, Prokuristen und Liquidatoren (Abwickler), jeweils mit Namen und Geburtsdatum. Bei OG, KG und Erwerbsgesellschaften werden zusätzlich die nicht vertretungsbefugten persönlich haftenden Gesellschafter und die Kommanditisten mit der Höhe ihrer Vermögenseinlage erfasst. Bei GmbH und AG werden die Mitglieder des Aufsichtsrates mit Namen und Geburtsdatum eingetragen.

Bei einer GmbH enthält das Firmenbuch außerdem die Namen und Geburtsdaten der Gesellschafter, die Stammeinlagen und die darauf geleisteten Einzahlungen. Ebenfalls eingetragen werden das Grund- oder Stammkapital sowie bestimmte weitere Rechtsverhältnisse, etwa der Beginn der Gesellschaft oder die Einleitung eines Insolvenzverfahrens. Die Internetseite kann optional eingetragen werden.

Verfahren und Veröffentlichung

Eintragungen erfolgen grundsätzlich auf Antrag der beteiligten Personen. Bestimmte Eintragungen werden ausnahmsweise von Amts wegen vorgenommen, beispielsweise die Eintragung und Konkurseröffnung oder die Löschung von Firmen.

Die Eintragung der Firma in das Firmenbuch ist regelmäßig Voraussetzung dafür, dass eine Gesellschaft entsteht. Dies ergibt sich unter anderem aus § 2 GmbHG, § 123 UGB und § 7 Privatstiftungsgesetz.

Bis zur Abschaffung des Amtsblatts zur Wiener Zeitung im Jahr 2023 wurden Firmenbucheintragungen mit bestimmten Ausnahmen im Amtsblatt sowie im vom Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit herausgegebenen Zentralblatt für Eintragungen ins Firmenbuch veröffentlicht. Für Einzelunternehmen, OG und KG genügte die Bekanntmachung im elektronischen Firmenbuch; eine zusätzliche Veröffentlichung war für diese Eintragungen nicht erforderlich.

Seit Juli 2023 werden alle Firmenbucheintragungen zusätzlich über die Elektronische Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes (EVI) veröffentlicht. Die EVI wurde als offizieller Nachfolger des Amtsblatts zur Wiener Zeitung eingerichtet.

Einsicht und Firmenbuchauszüge

Seit dem 11. Juli 2005 werden die Urkundensammlungen aller Firmenbuchgerichte elektronisch geführt. Das Hauptbuch ist ein öffentliches Verzeichnis, in das grundsätzlich jeder Einsicht nehmen kann.

Eine kostenpflichtige Firmenbuchabfrage über das Internet ist jedoch keine öffentliche Urkunde. Wird eine öffentliche Urkunde benötigt, etwa für Beweiszwecke oder den amtlichen Verkehr, muss die Abfrage von einem Firmenbuchgericht hergestellt oder bei einem öffentlichen Notar abgefragt und von diesem beglaubigt werden. Inzwischen können aktuelle Firmenbuchauszüge auch mit Amtssignatur über das Internet erstellt werden. Dafür ist bei solchen Auszügen nicht mehr zwingend ein Notar erforderlich. Diese Möglichkeit gilt derzeit jedoch nur für aktuelle Auszüge, nicht für Auszüge mit Gewerbeberechtigung und/oder historischen Daten.

Die Gerichte speichern eingereichte Urkunden in zwei Varianten: gerichtsintern oder für die Öffentlichkeit freigegeben. Öffentlich freigegebene Schriftstücke aus der Urkundensammlung können kostenpflichtig über eine Verrechnungsstelle als PDF eingesehen werden. Online abgefragte Urkunden können mit oder ohne elektronische Amtssignatur abgerufen werden. Eine Signatur der Urkunde ist derzeit nur bis zu einer Dateigröße von 1 MB möglich.