Umlaufverfahren

Grundidee und Zweck

Ein Umlaufverfahren, auch schriftliches Beschlussverfahren oder schriftliches Verfahren genannt, ist ein Verfahren, bei dem ein Kollegialorgan Beschlüsse ohne gemeinsame Sitzung fasst. Die Mitglieder stimmen schriftlich zu, meist durch Gegenzeichnung. Ein Kollegialorgan ist ein Gremium, dessen Mitglieder gemeinsam Entscheidungen treffen.

Das Verfahren eignet sich besonders, wenn kein Diskussionsbedarf besteht, aber ein formaler Beschluss nötig ist. Es kann dringende Angelegenheiten ermöglichen, ohne dass die Mitglieder zu einer Abstimmung zusammenkommen müssen. Auch bei hoher Arbeitsbelastung und Entscheidungen, die keinen Aufschub dulden, kann ein Umlaufverfahren gerechtfertigt sein.

Michael Anderheiden definierte Umlaufverfahren als Verfahren, „bei denen ein Beschluss unter Abwesenheit durch Umlauf eines entscheidungsreifen Antrags bei Einhaltung formaler Bedingungen zustande kommt“. Wichtig ist also: Es gibt bereits einen entscheidungsreifen Antrag, die Mitglieder sind nicht gemeinsam anwesend, und bestimmte formale Voraussetzungen müssen eingehalten werden.

Anwendung in Politik und Regierung

In der internationalen Politik gibt es eine verwandte Form, die sogenannte silence procedure. Sie heißt auf Französisch procédure d’approbation tacite und wird mit dem lateinischen Grundsatz qui tacet consentit verbunden, also sinngemäß: Wer schweigt, stimmt zu.

Dabei wird ein Entwurf eines Zieldokuments an die Beteiligten verteilt. Diese können innerhalb einer Frist Änderungen oder Ergänzungen vorschlagen. Wenn niemand widerspricht, also kein „break of silence“ erfolgt, wird der Text so behandelt, als hätten alle zugestimmt. Dieses Verfahren wird normalerweise als letzter Schritt bei der Erstellung eines Textes eingesetzt, nachdem die wesentlichen Voraussetzungen und Vorstellungen bereits besprochen wurden. Deshalb ist das Brechen des Schweigens eher die Ausnahme als die Regel.

Auch im Verfassungsrecht kommt das Umlaufverfahren vor. Die Geschäftsordnung der Bundesregierung bestimmt in § 20 Absatz 2: „Ist die mündliche Beratung einer Angelegenheit nicht erforderlich, so soll der Staatssekretär des Bundeskanzleramtes die Zustimmung der Mitglieder der Bundesregierung auf schriftlichem Wege einholen (Umlaufsache).“

Wohnungseigentumsrecht

Im Wohnungseigentumsrecht finden Abstimmungen normalerweise in der Wohnungseigentümerversammlung statt. Das Gesetz erlaubt aber auch ein schriftliches Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG.

Dafür ist stets Allstimmigkeit erforderlich. Allstimmigkeit bedeutet, dass alle zustimmen müssen. Das Umlaufverfahren ist hier eine Sonderform der Allstimmigkeit. Diese Allstimmigkeit betrifft nur die Form, wie der Beschluss zustande kommt, nicht die Sache, die durch den Beschluss geregelt wird.

Grenzen und besondere Regeln

Oft ist vorgesehen, dass eine Umlaufsache die Zustimmung aller Mitglieder benötigt. Widerspricht ein Mitglied, wird mündlich verhandelt. Teilweise werden Umlaufverfahren auch über E-Mail, Mailinglisten oder Internet-Foren abgewickelt.

In manchen Rechtsgebieten bestehen besondere Einschränkungen. Im Arbeitsrecht gelten solche Beschränkungen etwa für Betriebsräte und Personalvertretungen. Für den Personalrat in Bayern ist das Verfahren nach Art. 37 Abs. 3 BayPVG auf „einfache Angelegenheiten“ und nur auf das „schriftliche Umlaufverfahren“ begrenzt, sofern kein Mitglied des Personalrats widerspricht. Fernmündliche Umlaufverfahren sind nach der Rechtsprechung stets unzulässig.

In Rheinland-Pfalz ist das „schriftliche Verfahren“ bei Stufenvertretungen des Personalrats nur in Mitbestimmungsangelegenheiten zugelassen, wenn im Einzelfall mehr als zwei Drittel der Mitglieder mit einer Abstimmung im schriftlichen Verfahren einverstanden sind (§ 55 Abs. 4 LPersVG RLP). Im Saarland ist es bei Stufenvertretungen des Personalrats nur zulässig, wenn kein Mitglied widerspricht (§ 53 Abs. 2 SPersVG).

Beschlüsse des Betriebsrats im Umlaufverfahren sind mangels Rechtsgrundlage generell unzulässig.