Protokoll schreiben: Aufbau, Sprache und Beispiel

Bevor du mitschreibst, klärst du den Zweck: Sollen nur Ergebnisse und Entscheidungen festgehalten werden, oder muss auch der Weg dorthin nachvollziehbar sein? Ein Verlaufsprotokoll dokumentiert zusätzlich den Verlauf eines Gesprächs. Es gibt wichtige Beiträge, Argumente und Anträge in zeitlicher Reihenfolge wieder. Ein besonders ausführliches Verlaufsprotokoll ist das Wortprotokoll: Es hält alle Äußerungen fest. Für viele schulische und berufliche Situationen genügt dagegen eine Auswahl der wesentlichen Beiträge. Auch wenn keine Einigung erzielt wurde, ist das ein Ergebnis und gehört ins Protokoll. Das Versuchsprotokoll ist eine besondere Form für naturwissenschaftliche Experimente; sein genauer Aufbau ist nicht Thema dieser Seite.

Eine gute Ausarbeitung beginnt schon vor der Veranstaltung. Kläre möglichst, welche Protokollart erwartet wird und ob Stichpunkte oder Fließtext verlangt sind. Bereite eine Vorlage mit Anlass, Datum, Uhrzeit, Ort, Beteiligten und Themen vor. Während der Veranstaltung schreibst du zunächst schnell und übersichtlich mit: Nutze Stichpunkte und verständliche Abkürzungen. Beginne bei jedem Themenwechsel einen neuen Abschnitt. Markiere Entscheidungen und wichtige Aussagen. Lass Platz für Ergänzungen. Notiere Namen bei wichtigen Redebeiträgen. Frage sofort nach, wenn eine Aussage oder ein Ergebnis unklar bleibt. Halte zunächst eher mehr fest; Unwichtiges kannst du später streichen. Besonders wichtig sind konkrete Aufgaben. Notiere sie nach dem Muster Was – Wer – Bis wann. Aus „Die Plakate müssen bald fertig werden“ wird zum Beispiel: „Mira gestaltet die Plakate bis zum 18. September.“

Ein Protokoll besteht aus einem formalen Rahmen und dem inhaltlichen Hauptteil. Welche Einzelangaben verlangt werden, hängt von der schulischen oder organisatorischen Vorgabe ab. Den Protokollkopf füllst du schon vorab mit den Rahmendaten. Den Hauptteil gliederst du nach Themen oder Tagesordnungspunkten: Im Ergebnisprotokoll fasst du Ergebnisse logisch zusammen, im Verlaufsprotokoll ordnest du die wesentlichen Beiträge zeitlich. Im Protokollfuß folgen je nach Vorgabe Ort und Datum der Ausfertigung, Unterschriften und ein Hinweis auf Anlagen. Eine Schlussanalyse oder persönliche Zusammenfassung gehört nicht in ein sachliches Protokoll. Wie aus den Rohnotizen zur Klassenlesung ein fertiges Ergebnisprotokoll wird, zeigt die Musteraufgabe.

Ein Protokoll steht grundsätzlich im Präsens. Du schreibst knapp, verständlich und neutral; deine Meinung gehört nicht hinein. Ungeeignet ist „Zum Glück entscheidet sich die Klasse endlich für die Aula.“, sachlich ist „Die Klasse entscheidet sich für die Aula.“ Verwende eindeutige Begriffe und wechsle nicht ohne Grund die Bezeichnung für dieselbe Sache. Ersetze unklare Fristen wie „bald“ oder „zeitnah“ durch ein genaues Datum oder eine genaue Uhrzeit. Ein direktes Zitat gibt den genauen Wortlaut in Anführungszeichen wieder; verwende es nur, wenn der Wortlaut wichtig ist. Gibst du einen Redebeitrag indirekt wieder, zeigt der Konjunktiv, dass es die Aussage einer anderen Person ist: „Frau Muster fordert, das müsse sofort gestoppt werden.“ Gesicherte Ergebnisse stehen dagegen nicht im Konjunktiv: „Die Gruppe beendet den Versuch.“ Mit „Die Gruppe beende den Versuch.“ wirkte das verbindliche Ergebnis wie eine bloß wiedergegebene Äußerung. Schreibe das Protokoll möglichst zeitnah aus und prüfe dann: Fehlen Datum, Ort, Beteiligte oder Protokollführung? Wurden Ergebnis und Verlauf verwechselt? Enthält der Text eine Wertung? Sind Aufgaben, Personen und Termine eindeutig? Wurde etwas ergänzt, das in den Notizen nicht gesichert ist?