Wissensdatenbank

Begriff und Bedeutung

Eine Wissensdatenbank oder Wissensbasis (englisch knowledge base) ist eine spezielle Datenbank, in der Wissen hinterlegt und für berechtigte Personen zugänglich gemacht wird. Im deutschen Sprachgebrauch ist „Wissensdatenbank“ allerdings kein eindeutig definierter Begriff. Meist bezeichnet er im Zusammenhang mit Wissensmanagement eine Sammlung expliziten, überwiegend schriftlich festgehaltenen Wissens. Der Ausdruck „Wissensbasis“ wird dagegen insbesondere für formales Wissen verwendet, das Maschinen in wissensbasierten Systemen interpretieren können. Im Englischen heißt beides Knowledge Base.

Organisationen speichern darin beispielsweise Ideen, Problemlösungen, Artikel, Prozesse, White Papers, Benutzerhandbücher und Qualitätsmanagementhandbücher. Damit solche Bestände nutzbar sind, benötigen sie eine sorgfältige Klassifizierung, einheitlich formatierte Inhalte und benutzerfreundliche Suchfunktionen. Taxonomien ordnen dabei Begriffe und Inhalte in Klassen; Ontologien beschreiben Begriffe und ihre Beziehungen in einer maschinell auswertbaren Form.

Als Dokumentensammlung stellt eine Wissensdatenbank Wissen unabhängig von bestimmten Personen, Zeiten und Orten bereit. Sie wird sowohl in Organisationen als auch privat eingesetzt, etwa von Gruppen mit gemeinsamen Interessen. Die Grenze zwischen einer bloßen Dokumentensammlung und einer Wissensdatenbank ist schwer zu ziehen. Deshalb wird das Thema wissenschaftlich meist innerhalb des allgemeineren Wissensmanagements behandelt.

Einsatzgebiete und Entwicklung

In Unternehmen werden Wissensdatenbanken vor allem in mehreren Bereichen eingesetzt:

• Im Self-Service sollen Kunden und Anwender Antworten selbst finden können, ohne ein Servicecenter anzurufen.
• Im Service unterstützen sie eine einheitliche Qualität der Auskünfte.
• In Vertrieb und Marketing helfen sie dabei, Kunden gegenüber einheitliche Aussagen zu treffen.
• In Produktion, Entwicklung und Forschung sichern sie gemeinsame Standards und machen bereits gewonnene Erfahrungen erneut nutzbar.

Ein Expertensystem kann beispielsweise eine technische Supportfunktion übernehmen, wobei seine Wissensdatenbank eine durchsuchbare Sammlung von Fragen und Antworten enthält. Weitere Anwendungen sind die Unterstützung medizinischer Diagnosen und die Analyse wissenschaftlicher Daten.

Die allgemeine Forderung, Wissen zu speichern und bereitzustellen, wurde spätestens mit dem Aufkommen des Wissensmanagements deutlich. Seit der Mitte der 1990er Jahre bezeichnet „Wissensdatenbank“ im Deutschen eine elektronische Dokumentensammlung. Dazu zählen etwa Angebote von Herstellern zu ihren Produkten sowie Sammlungen über Spiele, Hobbys oder Haustiere. Einfache intra- und internetbasierte Textdatenbanken wie Groupware, Wikis sowie Intranet- und Internet-Techniken vereinfachten ihre Erstellung stark.

Semantische Technologien, unter anderem aus dem Umfeld des Semantic Web, erweiterten die Möglichkeiten. Für einzelne Fachgebiete entstanden außerdem Sonderformen mit besonderen Wissensobjekten und Suchverfahren, beispielsweise Strukturdatenbanken in der Chemie und Konstruktionsdatenbanken in der Konstruktion.

Aufgaben, Bearbeitung und Veröffentlichung

Die Hauptaufgabe einer Wissensdatenbank besteht darin, Menschen beim Bereitstellen und Nutzen von Wissen zu unterstützen. Sie soll Ressourcen schnell auffindbar machen und ermöglichen, Informationen zu sammeln, zu kommentieren, miteinander zu verknüpfen und weiterzuverwenden. Informationen sollen selektiv dargestellt werden, damit Benutzer nicht mit unerwünschten Streuinformationen überhäuft werden. Außerdem sollen sie möglichst exakt, selbsterklärend – beispielsweise geometrisch in einem 3D-Bild – und stringent, etwa durch Formeln, wiedergegeben werden.

Die Bearbeitung umfasst die Beschaffung, Verifizierung, Organisation und Präsentation der Informationen. Ausgangspunkt sind nicht allein die Inhalte, sondern die Benutzer und ihre Aufgaben im jeweiligen Unternehmenskontext. Bearbeiter müssen diese Aufgaben verstehen und effizient mit den Abläufen der Print-, Web- und Datenbankveröffentlichung umgehen.

Die Veröffentlichung umfasst das Erschaffen, Erhalten, Integrieren und funktionelle Einsetzen der Wissensdatenbank. Dafür werden Programme und Methoden unter anderem aus Informatik, Wissensmanagement, Journalismus, Public Relations, Businessmanagement und lebenslangem Lernen verwendet. Der Prozess ähnelt häufig der Veröffentlichung einer Website und ist eng in den Arbeitsablauf integriert. Zur Benutzerfreundlichkeit gehören insbesondere eine integrierte Suchmaschine, ein A–Z-Index sowie Hinweise auf verwandte Dokumente und Beziehungen.

Navigation und Suche

Veröffentlichte Inhalte müssen leicht auffindbar sein. Navigation und Suche gehören daher zu den wichtigsten Funktionen einer Wissensdatenbank.

Bei der Navigation werden Inhalte in hierarchische Kategorien eingeordnet. Benutzer können sich schrittweise durch diese Ordnung bewegen und so die für sie wichtigen Inhalte finden. Die Suche muss auch dann funktionieren, wenn Benutzer nicht genau wissen, welche Suchbegriffe geeignet sind. Ein wichtiger Ansatz ist deshalb die semantische Erweiterung der Suche oder eine semantisch strukturierte beziehungsweise ausgezeichnete Speicherung der Daten, die über eine reine Textsammlung hinausgeht.

Als bekanntes Beispiel im deutschen Sprachraum nennt der Artikel den Leistungskatalog LeiKa der Öffentlichen Verwaltung. Er dient als Grundlage für die Suche im 115-Service.

Rollen und Qualitätssicherung

Je nach Umfang und Komplexität pflegen mehrere Personen eine Wissensdatenbank. Eine allgemeingültige Rollentrennung gibt es nicht: Die konkrete Aufteilung hängt vom Zweck und vom verwendeten System ab. Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen, und umgekehrt kann eine Rolle auf mehrere Personen verteilt sein.

Der Antragsteller (Requestor) fordert neue Inhalte oder Änderungen an bestehenden Inhalten an. Das kann innerhalb eines Geschäftsprozesses oder bei akutem Bedarf geschehen, beispielsweise wenn ein Kundendienstmitarbeiter eine bisher nicht erfasste Lösung entwickelt. Zunächst steht die Erfassung des Bedarfs im Mittelpunkt, nicht die stilistische Ausarbeitung. Diese Rolle ist zwingend erforderlich.

Der Inhaltsverwalter (Content Manager oder Editor-in-Chief) trägt die Verantwortung für die intellektuelle Infrastruktur. Er bewertet Eignung und Relevanz, recherchiert zur Vermeidung von Dubletten und genehmigt beziehungsweise schaltet Einträge frei. Auch diese Rolle ist zwingend erforderlich.

Der Autor arbeitet den Inhalt aus. Seine zwingend erforderliche Rolle kann mit der des Antragstellers zusammenfallen. Der Rezensent (Reviewer oder Editor) prüft anschließend Stil, Struktur, Terminologie, Rechtschreibung, Grammatik und gegebenenfalls die technische Richtigkeit. Diese nicht zwingende, aber wegen des Vier-Augen-Prinzips häufig empfohlene Rolle kann in einen technischen und einen nichttechnischen Teil aufgeteilt werden. Danach gibt der Inhaltsverwalter den Inhalt frei beziehungsweise veröffentlicht ihn.

Der Taxonom (Taxonomist) legt Regeln für konsistente Inhalte fest. Dazu gehören lokale Standards zur Terminologie und Begriffsbildung, ein Thesaurus mit festgelegten Schlüsselwörtern sowie standardisierte Namen für Abteilungen, Produkte und geografische Standorte. Die Rolle ist nicht zwingend, fördert aber langfristig Benutzbarkeit, Wartungsfreundlichkeit und Akzeptanz.

Der zwingend erforderliche Betreiber verantwortet die technische Infrastruktur. Zu seinen Aufgaben gehören die Planung der Einführung, der Erwerb oder die Lizenzierung zusätzlicher Informationsprodukte und Dienstleistungen, die Analyse der Wirksamkeit, die Koordination der Benutzeroberfläche, die Entwicklung eines Organisationsschemas, Veranstaltungen zum Wissensmanagement, neue Ansätze etwa zur Gewinnerzielung sowie Schulungen für Bearbeiter.

Beispiele für Datenbanken und Software

Als Beispiele für Wissensdatenbanken nennt der Artikel Web of Science, Protein Data Bank, NASA Exoplanet Archive, ChemSpider und Cochrane Library.

Als Software, die für entsprechende Sammlungen eingesetzt werden kann, werden MediaWiki, DokuWiki, PhpBB und XWiki aufgeführt. Der Artikel weist zugleich darauf hin, dass seine Darstellung inhaltliche Mängel und nicht hinreichend belegte Angaben enthält; insbesondere sei die beispielhafte Aufzählung größerer oder bekannterer Datenbanken noch unvollständig.