SMART (Projektmanagement)

Grundidee und Zweck

SMART ist ein Kriterium zur eindeutigen Formulierung mess- und überprüfbarer Ziele. Das Akronym steht für Specific, Measurable, Achievable, Reasonable und Time-bound. Das Konzept geht auf den Managementberater und Unternehmer George T. Doran (1939–2011) zurück. Es wird vor allem im Projektmanagement, in der Mitarbeiterführung und in der Personalentwicklung eingesetzt, um Ziele und Zielvereinbarungen festzulegen.

Die Anforderungen an eine gute Zielvereinbarung bauen auf Ergebnissen der Zielsetzungstheorie, englisch Goal-Setting-Theory, von Locke und Latham aus dem Jahr 1990 auf. In Anlehnung an John Whitmore wird auch von der SMART-PURE-CLEAR-Formel gesprochen. Ein Ziel gilt nur dann als SMART, wenn es alle fünf Bedingungen erfüllt.

Die fünf SMART-Kriterien

Die fünf Kriterien legen fest, wie ein Ziel formuliert sein soll:

• S – Specific (spezifisch): Das Ziel muss eindeutig und möglichst präzise statt vage definiert sein. Englische Alternativen sind unter anderem Significant, Stretching und Simple.

• M – Measurable (messbar): Es müssen Kriterien vorhanden sein, mit denen sich feststellen lässt, ob und in welchem Umfang das Ziel erreicht wurde. Als Alternativen werden unter anderem Meaningful, Motivational und Manageable verwendet.

• A – Achievable (erreichbar): Das Ziel soll für die betreffende Person ansprechend beziehungsweise erstrebenswert sein. Das A kann auch für attainable („erreichbar“) oder accepted („akzeptiert“) stehen; dann wird „relevant“ teilweise als deutsche Bedeutung genannt. Ursprünglich bedeutete A assignable: Das Ziel muss einem bestimmten Verantwortlichen zuweisbar sein. Als alternative deutsche Bezeichnung wird „aktivierend“ verwendet. Weitere Varianten sind beispielsweise Appropriate, Agreed, Actionable, Ambitious, Aligned, Aspirational und Attractive.

• R – Reasonable (angemessen): Das Ziel muss möglich und realisierbar sein. Als alternative deutsche Bezeichnung dient „realistisch“. Weitere englische Varianten sind Relevant, Realistic, Resourced und Resonant.

• T – Time-bound (terminiert): Für das Ziel muss ein festes Datum bestimmt werden können. Zu den alternativen Begriffen gehören Time-oriented, Time framed, Timed, Time-based, Timeboxed, Timely, Time-Specific, Timetabled, Time limited, Trackable und Tangible.

Beispiel und Umsetzung im Projektplan

Ein SMART formuliertes schulisches Beispiel lautet: „Mein Ziel ist es, die Englisch-Klausur am Ende des Monats mit mindestens der Note 3 bestanden zu haben.“ Das Ziel benennt eine konkrete Leistung, enthält mit der Note 3 ein überprüfbares Ergebnis und setzt mit dem Monatsende einen festen Termin.

Bei konsequenter Anwendung entstehen klare, mess- und überprüfbare Ziele. Langfristige Ziele dienen als Richtungsweiser und entsprechen strategischen Zielen. Mittel- und kurzfristige Ziele sind taktische Ziele.

Ziele und Aufgaben müssen für alle Beteiligten und Betroffenen schriftlich festgehalten werden. Auf dieser Grundlage wird der Projektplan für die Umsetzung erstellt. Die Umsetzung und der Projektfortschritt werden regelmäßig anhand von Meilensteinen überprüft. Dabei ist zu klären, was bereits erreicht wurde und ob sich die Ziele verändert haben. Falls nötig, wird der Projektplan korrigiert.

Grenzen und weitere Erfolgskriterien

SMARTe Ziele stellen im Allgemeinen nur eine Mindestbeschreibung dar. Je nach Zusammenhang müssen sie weiter präzisiert oder durch zusätzliche Anforderungen ergänzt werden. Ein realistisches Ziel muss beispielsweise auch innerhalb des Preisbudgets liegen. In der Informatik können außerdem nichtfunktionale Anforderungen notwendig sein.

Neuere wissenschaftliche Untersuchungen nennen drei zusätzliche Erfolgskriterien:

• Ziele sollten einvernehmlich vereinbart und nicht lediglich vorgegeben werden. Vereinbarte Ziele haben eine doppelt so hohe Erfolgswahrscheinlichkeit wie vorgegebene Ziele. Die Vereinbarung hilft dabei, Ziele und verfügbare Ressourcen in ein angemessenes Verhältnis zu bringen und die intrinsische Motivation, also den inneren Antrieb zur Zielerreichung, zu erhöhen.

• Der Fortschritt sollte regelmäßig reflektiert werden. Dadurch lassen sich Zwischenergebnisse bewerten und Ziele an aktuelle Entwicklungen anpassen.

• Zu viele gleichzeitig verfolgte Ziele konkurrieren miteinander, zumindest um die verfügbare Zeit. Daher sollten Ziele möglichst nacheinander, also sequentiell, statt parallel bearbeitet werden.

Erweiterte Modelle

Das ursprüngliche SMART-Modell wurde im Laufe der Zeit um weitere Kriterien ergänzt. Bei S.M.A.R.T.E.R. werden für E und R unterschiedliche Bedeutungen verwendet, darunter Extending & Rewarding, Engaging & Rewarding, Evaluated & Revisable, Evaluated & Reviewed sowie Exciting & Resources. Weitere mögliche Ergänzungen sind Ecological, Engaging, Ethical und Excitable sowie Reassess, Recordable, Resources und Revisit.

Eine weitere Variante ist S.M.A.R.T.T.A. mit den zusätzlichen Kriterien Trackable („nachverfolgbar“) und Agreed („vereinbart“). Das Modell S.M.A.R.A.G.D. verwendet die deutschen Kriterien sichtbar, messbar, attraktiv, realistisch, abgestimmt, geprüft und datiert. Die unterschiedlichen Erweiterungen sollen Aspekte aufnehmen, die in den fünf ursprünglichen SMART-Kriterien fehlen oder je nach Anwendung genauer berücksichtigt werden müssen.