Projektorganisation

Begriff, Merkmale und Aufgaben

Projektorganisation umfasst die Struktur, Gestaltung, Regeln und Hilfsmittel für die systematische Durchführung eines Projekts. Im Unterschied zu einer Stabs- oder Linienorganisation gilt sie nur für die Dauer des Projekts und nicht für eine dauerhaft bestehende Organisationseinheit eines Unternehmens.

Ein Vorhaben ist nur dann ein Projekt, wenn es mehrere Merkmale erfüllt: Einmaligkeit, ein definiertes Ziel oder eine Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle und personelle Rahmenbedingungen, die Abgrenzung zu anderen Vorhaben, eine projektspezifische Organisation und ein Mindestmaß an Komplexität. Weil Projekte dadurch risikoreicher als Routinefälle sind, benötigen sie eine eigene Organisation und Methoden des Projektmanagements.

Projektorganisation soll die Komplexität strukturieren und vermindern, den Projektumfang gliedern und handhabbar machen, die Zusammenarbeit verschiedener Fachgebiete abstimmen und sicherstellen, dass das zeitlich begrenzte Projekt tatsächlich abgeschlossen wird. Nach DIN 69 901 bezeichnet Projektorganisation die Gesamtheit der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projekts. Allgemein werden darunter Organisationsformen zusammengefasst, die zur Bewältigung komplexer, einmaliger Aufgaben mit besonderen Leistungs-, Termin- und Kostenzielen geeignet sind.

Bei der Gestaltung der Projektorganisation sind drei Aufgabenbereiche besonders wichtig. Das Projektdesign legt den Projektablauf, die Einbindung in die Aufbauorganisation beziehungsweise die Projektaufbauorganisation sowie die Stellung von Projektleiter und Projektgruppe fest. Die Projektplanung umfasst unter anderem Personal, Termine, Sachmittel und Kosten. Durch Projektvorgaben werden der Projektgruppe und allen Beteiligten die wesentlichen Anforderungen mitgeteilt, etwa der Projektauftrag und spätere Änderungen.

Warum eine eigene Organisation nötig ist

Die traditionelle Unternehmensorganisation reicht für die wachsende Zahl und Bedeutung von Projektaufgaben häufig nicht aus. Die klassische Linienorganisation erschwert die direkte Zusammenarbeit von Spezialisten und kann dadurch den Projektfortschritt verzögern. Eine Mehrlinienorganisation unterstützt zwar die Spezialisierung, führt aber zu Schwierigkeiten bei der eindeutigen Zuordnung von Verantwortung. Die Kollegialorganisation bringt Personen aus verschiedenen Fachbereichen und Hierarchieebenen zusammen, löst jedoch weder das Problem ausreichender Projektressourcen noch das Problem einer eindeutig festgelegten Projektverantwortung vollständig.

Damit Projektmanagement erfolgreich ist, muss die Projektorganisation in die primäre Unternehmensorganisation eingebettet werden. Projekte brauchen eine effiziente Kommunikationsstruktur und müssen unterschiedliche Unternehmensbereiche integrieren. Je nach Situation werden Projektorganisationsformen deshalb teilweise oder vollständig aus der bestehenden Linienorganisation herausgelöst. Die geeignete Form hängt vom konkreten Projekt, seinen Merkmalen und seiner Umgebung, von der Unternehmenskultur sowie vom Managementsystem ab. Managementsystem und Projektorganisation müssen zusammenpassen.

Beteiligte und Verantwortlichkeiten

Zur Projektorganisation gehören festgelegte Entscheidungs- und Kommunikationswege sowie verschiedene Projektgremien. Ein Gremium kann lediglich Informationen austauschen oder unmittelbar steuernde und entscheidende Aufgaben übernehmen. Die Grobstruktur besteht meist aus drei Bereichen: Projektleitung, Projektteam und Lenkungsausschuss. Bei komplexen Projekten können diese Bereiche in Untereinheiten gegliedert werden. Die Definition und Koordination der Projektbeteiligten gehört zum Integrationsmanagement des Projektmanagements.

Die Projektleitung ist für die operative Planung und Steuerung verantwortlich. Die Befugnisse des Projektleiters können sehr unterschiedlich sein: Sie reichen von der bloßen Weitergabe von Anweisungen und dem Sammeln von Rückmeldungen in einem Projektsekretariat bis zur vollständigen Kosten-, Personal- und Ergebnisverantwortung. Projektleitungen können aus einer einzelnen Person oder aus einem Gremium bestehen. Zu ihren wichtigsten Aufgaben gehören Planung, Steuerung, Terminüberwachung, Kostenkontrolle und die Übergabe des Projektergebnisses an den Auftraggeber. Der Projektleiter trägt die Verantwortung dafür, dass die vorgegebene Leistung erreicht und der geplante Termin- und Kostenrahmen eingehalten wird. Komplexe Projekte werden häufig in Teilprojekte mit eigenen Projektleitern gegliedert. Bei einer Projektgesellschaft ist deren Geschäftsführer der Gesamtprojektleiter; einfache Projekte können von einem Projektleiter ohne weiteres Personal geführt werden.

Das Projektteam übernimmt die eigentliche Projektarbeit. Seine Zusammensetzung ist für den Projekterfolg wichtig. Bei der Bildung müssen sowohl die unterschiedlichen Fachkompetenzen als auch die Fähigkeit der Mitglieder zur Zusammenarbeit berücksichtigt werden. Die Teammitglieder arbeiten mit unterschiedlichen Aufgaben und Verantwortungsbereichen in einer partnerschaftlichen, zielgerichteten Arbeitsweise zusammen.

Der Lenkungsausschuss, auch Lenkungskreis genannt, wird gewöhnlich mit Mitgliedern der Entscheidungsebenen von Auftraggeber und Auftragnehmer besetzt. Er kann beispielsweise aus Vertretern der politischen oder unternehmerischen Leitung und dem Projektleiter bestehen. Zu seinen Aufgaben gehören rechtlich verbindliche Entscheidungen, etwa das Festsetzen neuer Termine, Kostenkorrekturen und die Lösung von Problemen, die auf der Ausführungsebene nicht gelöst werden können. Meist wird der Lenkungsausschuss im Rahmen einer Eskalation angerufen. Er kann außerdem den Projekterfolg feststellen oder das Projekt abbrechen.

Grundformen der Projektorganisation

Es gibt fünf Grundformen der Projektorganisation. Sie können verändert oder zu Mischformen kombiniert werden. Als zweckmäßig für projektorganisierte Unternehmen gelten insbesondere die reine Projektorganisation, die Einfluss-Projektorganisation und die Matrix-Projektorganisation. Die fünf im Artikel beschriebenen Formen sind die Linienprojektorganisation, die Einfluss-Projektorganisation, die Matrix-Projektorganisation, die reine beziehungsweise autonome Projektorganisation und die Projektgesellschaft.

Bei der Linienprojektorganisation, auch Projektmanagement in der Linie genannt, wird keine eigenständige Projektorganisation eingerichtet. Die üblichen Aufgaben einer Abteilung werden in Form eines Projekts organisiert; ein Projektleiter sowie ein Zeit- und Kostenplan werden festgelegt. Diese Form eignet sich vor allem für kleine Projekte, deren benötigte Mitarbeiter bereits in einer bestehenden Organisationseinheit vorhanden sind.

In der Einfluss-Projektorganisation besitzt der Projektleiter keine Weisungs- und Entscheidungsbefugnis gegenüber den Fachabteilungen. Er berät sich mit ihnen, vermittelt zwischen Abteilungen und sammelt Informationen zu Kosten, Terminen und Arbeitsfortschritt. Diese leitet er an eine übergeordnete Leitungsstelle weiter, meist an die Leitung eines Unternehmens, Geschäftsbereichs oder Werks. Obwohl der Projektleiter die Fachabteilungen nicht direkt anweisen kann, kann er durch seine Nähe zur Unternehmensleitung großen Einfluss auf das Projekt ausüben.

Die Matrix-Projektorganisation entsteht durch die Überlagerung zweier Weisungslinien. Ein Mitarbeiter hat dadurch zwei gleichwertige Vorgesetzte: den Fachbereichsleiter und den Projektleiter auf seiner Ebene. Die fachliche Zuordnung und die projektbezogene Verantwortung wirken somit gleichzeitig.

Die reine Projektorganisation, auch autonome Projektorganisation oder Task-Force genannt, eignet sich besonders für umfangreiche Projekte mit hoher strategischer Bedeutung. Sie ist weitgehend von der Primärorganisation unabhängig. Die Projektbeteiligten werden aus verschiedenen Unternehmensbereichen herausgelöst und für die Projektdauer einem eigenen Projektbereich zugeordnet. Der Projektleiter besitzt die alleinige Verantwortung sowie die gesamte Weisungs- und Entscheidungsbefugnis. Im Unterschied zur Projektgesellschaft ist diese Organisation jedoch rechtlich nicht selbstständig.

Bei einer Projektgesellschaft wird die Projektorganisation gegenüber der Basisorganisation organisatorisch und rechtlich verselbstständigt.

Unternehmensübergreifende Organisationsformen

Bei sehr großen Projekten können mehrere Unternehmen beteiligt sein. Dann müssen klare Vertragsbeziehungen zwischen den beteiligten Firmen eingerichtet werden. Typisch ist die Zusammenarbeit rechtlich und wirtschaftlich selbstständiger Unternehmen aus verschiedenen Industrien mit einem öffentlichen Auftraggeber.

Bei der Einzelauftragsorganisation behält der Auftraggeber die Verantwortung für das Gesamtprojekt. Er vergibt klar abgegrenzte Teilvorhaben an andere Unternehmen.

Bei der Konsortialorganisation bilden die beteiligten Unternehmen ein Konsortium, zum Beispiel eine Arbeitsgemeinschaft. Das Konsortium übernimmt die Gesamtverantwortung für das Projekt.

Bei der Generalunternehmerorganisation übernimmt ein Unternehmen als Generalunternehmer die gesamte Verantwortung. Es vergibt einzelne Aufträge an Subunternehmen und koordiniert deren Beiträge im Rahmen des Gesamtprojekts.