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Telekolleg Informatik Folge 1 - Tabellenkalkulation Grundlagen
Das Wichtigste aus dem Video
Tipp auf eine Zeit – das Video springt genau dorthin.
Transkriptautomatisch erstellt · 152 Zeilen
- [Musik] Herzlich willkommen, meine Damen und Herren, zum ersten Teil unseres Technologietelekollegs. Ich freue mich
- darauf, Ihnen den nächsten sechs Sendungen Grundlagen und weiterführende Funktionen eines Tabellenkalkulations und
- Datenbankprogramms zeigen zu dürfen. Auf dem Markt gibt es ja eine Vielzahl solcher Programme. Wir haben uns für die beiden MSO Programme Excel und Access
- entschieden und werden ausschließlich mit ihnen arbeiten. Sollten Sie über unsere Sendereihe hinaus mehr wissen wollen oder die Übungsbeispiele am PC
- ausprobieren, darf ich Sie auf unser Begleitsbuch Telekolleg Informatik erschienen bei der TR Verlagsunion hinweisen. Unser heutiges Ziel ist es
- die Excel Grundbegriffe aufzufrischen und Tabellen zu gestalten. Als Beispielunternehmen konnten wir dieses Sportzenter gewinnen. Hier sollen z.B.
- die Getränke abgerechnet, Mitgliederdaten verwaltet, Termine geplant oder die Lohnabrechnung für die Mitarbeiter vereinfacht werden. Alles
- samt Aufgaben, die wir mit Excel oder Exis sehr gut lösen können. Doch bevor wir uns an die Arbeit machen, müssen wir erst einmal von unserem Kunden erfahren,
- wie seine Wünsche und Anforderungen aussehen. Dazu begrüße ich recht herzlich den Geschäftsführer der Sportanlage Säulen, Herrn Hoffmann.
- Hallo, grüß Gott, Frau welche Erfahrungen haben Sie denn bisher mit elektronischer Datenverwaltung gemacht? Ich weiß gar nicht, ob man das
- überhaupt Verwaltung nennen kann. Wir speichern zwar unsere Mitgliederdaten unter Excel, aber gerechnet oder spezielle Funktionen aus Excel haben wir
- bis heute nicht eingesetzt. Aha. Das heißt, Sie haben Ihre Daten bisher lediglich per Excel gesammelt in Listen. Genau. Ich denke aber, mit Excel lässt
- sich unser Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren. Ja, am besten nehme ich mal ihre Excelateien mit und überleg mir eine optimale Lösung für Sie. Sehr
- gerne, Frau danke schön. So, jetzt wollen wir uns mal an die Arbeit machen und für unser Sportcenter geeignete Lösungen finden. Dazu öffnen
- wir zuerst mal Excel und anschließend die Datei. Wir gehen also auf Start Programme Excel und gehen auf Datei öffnen. Datei öffnen und wählen die
- Datei aus. Ich habe sie in der Zwischenzeit auf die Festplatte kopiert. Als erstes werden wir uns mit der Stundenabrechnungstabelle
- beschäftigen. Doch bevor wir richtig loslegen, wiederholen wir kurz die Grundlagen zum Arbeiten mit Exceltabellen. Hier von links nach
- rechts sehen wir unsere Spalten, die durch Buchstaben benannt sind, also Spalte A, B, C und so weiter. Von oben nach unten verlaufen die nummerierten
- Zeilen. Aus Spalten und Zeilen ergeben sich die Zellenadressen, wie z.B. B4 oder D10.
- Jede dieser Zelle könnte sowohl Texte, Zahlen, Formate, Formeln oder Funktionen enthalten. Möchten wir von einer Zelle in die nächste wechseln, verwenden wir
- entweder die Return oder die Tabulatortaste. Wenn Sie jetzt z.B. will die Zelle D10 markiert haben und sie
- möchten wieder zurück an den Dateianfang, also in die Zelle A1, dann verwenden Sie bitte die Tastenkombination Steuerung und Pus
- 1. Und schon steht der Cursor wieder am Anfang unserer Tabelle. Wenn Sie bestimmte Zellen Ihrer Tabelle markieren möchten, ziehen Sie einfach
- mit gedrückter Maus über den entsprechenden Bereich. Also so z.B. Sie können selbstverständlich auch die Shifttaste und die Cursertaste zum
- Markieren verwenden. Dazu müssen Sie beide Tasten zeitgleich drücken. Das geht oftmals präziser und auch einfacher als mit der Maus.
- Möchten Sie einen Zelleninhalt ergänzen oder verändern? Dann klicken Sie einfach doppelt in die Zelle und führen die Änderung
- durch. Sollten Sie mal einen Zelleninhalt löschen wollen, dann markieren Sie die entsprechende Zelle und drücken anschließend die
- Entfernentaste. Sie löscht nur den Inhalt einer Zelle, nicht aber das Format. Wir löschen jetzt hier die Überschrift
- Bearbeiter, weil wir diese Eintragung nicht weiter übernehmen wollen. Wenn wir uns jetzt unsere Tabelle mal genauer anschauen, dann
- fällt uns auf, dass in der Spalte Beginn und Ende beide Zeiten, also der Arbeitsbeginn als auch der das
- Arbeitsende in einer Zelle stehen. Unser Auftraggeber Herr Hoffmann wollte aber, dass Excel automatisch die Stunden ausrechnet, die ein Mitarbeiter
- gearbeitet hat. Dadurch, dass aber beide Zeiten in der gleichen Zelle stehen, kann Excel damit nicht rechnen. Also müssen wir sowohl
- für den Arbeitsbeginn als auch für das Arbeitsende eigene Spalte führen. Und die fügen wir jetzt ein. Zum Einfügen ganzer Spalten markieren wir mit der
- rechten Maustaste im Spaltenkopf die Spalte, vor die eine neue Spalte eingefügt werden soll. Das Menü geht
- auf und wir klicken auf Zellen einfügen. In unserem Fall brauchen wir ja zwei Spalten. Also wiederholen wir das Ganze noch mal. Rechte Maustaste
- Zellen einfügen. Hier oben als Spaltenüberschrift tragen wir in die
- Zelle D1 Beginn ein und daneben in die Zelle E1
- Ende. Jetzt müssen wir nur noch die Zeiten aus unserer Ursprungsspalte übernehmen und entsprechend
- eintragen. So, nachdem wir nun alles übertragen haben, brauchen wir die ursprüngliche Spalte F nicht mehr. Hier bietet sich die rechte Maustaste mit
- ihren Unterbefehlen an. Ich mache das mal schnell vor. Spalte markieren, rechte Maustaste, Zellen löschen und schon ist
- die Spalte verschwunden. Zum Verschieben und Kopieren gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die meisten funktionieren
- in Excel und in den anderen Office Programmen gleich. Deshalb zeige ich Ihnen jetzt auch nur die Lösung mit der Maus.
- Zunächst einmal müssen wir die gewünschten Zellen markieren. Anschließend mit der Maus an den Zellenrand fahren, bis die Maus als
- Pfeil erscheint und nun mit gedrückter Maus die Zellen einfach an eine neue Stelle ziehen. Da wir das jetzt nicht wirklich
- zur Bewältigung unserer Aufgabe brauchen, mache ich es gleich wieder rückgängig hier oben. Eine weitere Zusatzfunktion erhält
- man durch die Steuerungstaste. Hält man sie nämlich während des Verschiebens gedrückt, wird der markierte Bereich kopiert. Aber auch
- das brauchen wir momentan nicht. Also einmal vorführen, Steuerungstaste gedrückt halten, zur Seite ziehen und das Ganze
- wieder rückgängig. An dieser Stelle der Tabelle sehen wir zu jedem Mitarbeiter die Anwesenheitsdaten. Name und Vorname
- stehen leider nur einmal als Beschriftung davor. Schöner und auch sicherer für spätere Funktionen wäre es, wenn Name und Vorname vor jedem
- einzelnen Datum stehen würden. Sie fragen sich jetzt sicher, wozu, aber das ist relativ einfach. Stellen Sie sich mal vor, wir müssten
- die Tabelle nach den Datumsangaben sortieren. Dann würde uns bei vielen Zeilen der dazugehörige Name fehlen. Somit sind die Informationen in ihrer
- Aussagekraft sehr stark reduziert und wir können wenig damit anfangen. Deshalb ergänzen wir mal schnell die fehlenden Namen. Dazu bietet
- uns Excel eine spezielle Funktion an, nämlich die Autofunktion. Mit ihr können Texte kopiert und auch Nummerierungen durchgeführt werden. Ich markiere die
- Zelle, deren Inhalt kopiert werden soll. Geh mit der Maus zur rechten unteren Ecke, bis das dünne Kreuz erscheint und ziehe dann mit gedrückter Maus den Text
- nach unten. Das gleiche mache ich mit dem nächsten Namen und so weiter. Die Autofunktion funktioniert
- übrigens auch horizontal, also beim zur Seite ziehen. Weiter können Sie sich mit der Autofunktion z.B. für die Eingabe von Monatsnamen, Wochentagen, Datums und
- Zeitangaben erleichtern. Wie das funktioniert, möchte ich Ihnen mal in einer neuen Tabelle demonstrieren. Also, ich klicke hier
- unten auf die Beschriftung Tabelle 1, dann gehen wir mal in die Zelle A1 und ich gebe April ein.
- Dann rufe ich die Autofunktion mit der Maus wieder auf und ziehe nach unten. Und schon können wir sehen, wie Excel die Monatsnamen als fortlaufende Liste
- erzeugt. Bei der Eingabe eines Datums, z.B. 1403 wird dann jedes nachfolgende Tagesdatum angezeigt.
- Bei den Stundenangaben müssen wir darauf achten, dass Stunden und Minuten durch Doppelpunkt getrennt werden. Wenn wir z.B. im
- Viertelstundentakt die Uhrzeiten benötigen, geben wir in die erste Zelle die erste Uhrzeit ein. Also 141 in die nächste Zelle 14.
- Markieren nun beide Zellen und ziehen mit der Autofunktion nach unten. Mit anderen Zeitsprüngen funktioniert das
- genauso. So, jetzt wechseln wir noch mal zurück in unsere Tabelle mit der Stundenabrechnung.
- Hier schauen wir uns jetzt mal die Formatierungsmöglichkeiten an, denn wir sollen und wollen unsere Tabelle ja in eine schöne Form bringen. Generell lässt
- sich zum Formatieren sagen, dass auch beim Erstellen einer neuen Tabelle immer erst die Daten eingegeben und erst am Schluss formatiert werden soll. Dadurch
- sparen Sie sich viele unnötige Arbeitsschritte. Wenn wir uns nun unsere Tabelle in der Seitenansicht anschauen, stellen wir
- fest, dass die Tabelle für einen Ausdruck auf einer Seite viel zu breit ist. Da wir aber unbedingt alle Daten auf
- eine Seite drucken wollen, können wir uns entweder für eine kleinere Schriftgröße entscheiden, das Hochformat in ein
- Querformat ändern oder verschiedene unwichtige Spalten ausblenden. Die ausgeblendeten Spalten würden dann beim Drucken auch nicht
- erscheinen. Wir wandeln allerdings das Hochformat jetzt um in Querformat. Dazu rufe ich im Menü Datei den Befehl Seite einrichten
- auf der Kateikarte Papierformat klicke ich hier auf Querformat und
- okay. Das Ganze kontrollieren wir noch mal in der Seitenansicht. Ah ja, jetzt passt's. Alle Spalten passen auf eine Seite. So, jetzt würde ich gerne noch
- die Spaltenbeschriftung Fett formatieren. Dazu markiere ich die Zeile 1 und klicke hier auf
- Fett. Ja, so gefällt's mir schon ganz gut. Nur die Rahmen fehlen noch. Obwohl wir hier in unserer Tabelle alle Zellen gerahmt sehen, wird uns Excel die Zellen
- nicht gerahmt drucken. Deswegen gehe ich ans Ende meiner Tabelle, markiere vom Ende bis zum
- Anfang alle Zeilen und klicke hier oben auf die Schaltfläche Rahmen und alle Rahmenlinien auswählen. So, jetzt ist meine komplette Tabelle
- gerahmt und diesen Befehl könnten wir genauso wieder rückgängig machen. In dieser Box aufklappen. Die erste Option wä kein Rahmen. Werfen wir noch mal zur
- Kontrolle einen Blick auf die Seitenansicht. Ja, prima. Wirkt gleich viel übersichtlicher. Generell kann man wohl sagen, dass unsere Tabelle
- mittlerweile wirklich schön gestaltet ist. Mal sehen, wie Sie Herrn Hoffmann [Musik] gefällt. So, Herr Hoffmann, mit der
- Stundenabrechnungstabelle wäre ich soweit fertig. Aus der Arbeitszeitberechnung haben wir jetzt zwei Spalten gemacht, damit wir später
- damit rechnen können. Ansonsten habe ich die Texte gestaltet und als nächstes steht es Zahlenformatieren an. Das sieht ja schon hervorragend aus,
- Frau Also bis zum nächsten Mal. Jo, bis zum nächsten Mal. Tschüss. So, dann wollen wir mal unser Versprechen halten und die Kassentabelle
- vervollständigen. Zum besseren Verständnis ist es wichtig zu wissen, dass in Excel auch Zahlen formatiert werden können. Darunter verstehen wir
- z.B. für das Darstellen der Zahlen in Prozent mit Währungskennzeichen oder als Datumsangaben. Schauen wir uns zur Verdeutlichung doch gleich mal in unsere
- Tabelle Kasse. Wie wir hier sehen können, wird in dieser Tabelle der Kassenbestand des Monats April 2003 geführt. Wir haben hier die Spalten
- Nummer Datum rüber bis Mehrwertsteuer. Nehmen wir uns doch mal den Bruttobetrag vor. Es wäre doch sinnvoll, die Prottozahlen mit dem
- Währungssymbol und einem Punkt als Tausender Trendzeichen darzustellen. Dazu markieren wir die Zahlen in der Spalte
- Brutto, gehen über die rechte Maustaste auf dem Befehl Zellen formatieren, dort auf die Kategorie Währung und suchen uns hier unter Symbol
- das Eurosymbol aus. Das Ganze bestätigen wir mit Okay, so. Jetzt wird der Betrag mit Euro dargestellt. Was wir auch noch sehen
- können, dass uns Excel automatisch zwei Stellen nach dem Komma anzeigt. Das ist bei sehr großen Zahlen eher nachteilig, weil es viel zu viel Platz beansprucht
- und auch wir brauchen diese Anzeige hier nicht. Deswegen löschen wir hier hinten diese Nachkommeren über die Schaltflächen
- Dezimalstellen löschen. Hier oben einmal Klick, zweimal Klick und unsere Nachkommastellen werden
- gelöscht. Allerdings werden durch diesen Eingriff die Zahlenwerte nicht wirklich geändert, sondern die Dezimalstellen werden einfach nicht mehr angezeigt.
- Das sollten Sie beim Weiterrechnen unbedingt beachten, da ihr Ergebnis mit Rundungsfehler behaftet sein könnte. Aber was fehlt uns denn jetzt
- noch in unserer Tabelle? In die Spalten F Netto und G Mehrwertsteuer, da sind noch keine Werte eingetragen. Das macht aber auch nichts,
- da wir auch unbelegte Zellen vorab formatieren können. Unsere Formatierung wird erst dann sichtbar, wenn wir dort eine Zahl
- oder eine Formel eingeben. Die Schaltfläche Format übertragen hier oben, der ein Symbol wie ein Pinsel aussieht, bietet uns die
- Möglichkeit Formate von einer Zelle zur anderen zu übertragen. In unserer Tabelle können wir diese Funktion dazu verwenden, um
- z.B. das Euroforat in die Spalte Netto und Mehrwertsteuer zu übertragen. Wir haben ja noch markiert unser gewünschtes Format. Klicken jetzt
- anschließend auf den Pinsel und markieren nun alle Zellen, die dieses Format erhalten sollen. Auf die gleiche Art und Weise
- lassen sich auch unliebsame Formatierungen entfernen. Wir markieren eine unformatierte Zelle und übertragen mit dem Pinsel dieses Standardformat auf
- die gewünschten Zellen. Somit ist jede vorhergehende Formatierung gelöscht und der Zahlenwert bleibt trotzdem erhalten. Rechts neben dem Bruttobetrag sollen wir
- die Mehrwertsteuer in Prozent ausweisen. Wie aus diesen Angaben hervorgeht, wurde hier schon der richtige
- Mehrwertsteuerprzentsatz eingegeben. Also die Prozentzahl 7 oder 16 ge 100. Somit steht 0,07 für 7% Mehrwertsteuer und 0,16 für 16%
- Mehrwertsteuer je nach Steuersatz. Damit der Mehrwertsteuersatz als Prozentzahl angezeigt wird, markieren wir unsere
- Angaben und klicken dann anschließend oben auf die Schaltfläche Prozentformat und siehe da, es klappt. So, nun können wir auch unsere
- Kassentabelle noch etwas schöner gestalten. Gut wäre es, die Überschrift Kassenbestand April 2003 zentriert über der Tabelle zu
- haben. Dazu gehen wir mal nach oben in die Zelle A1 und markieren bis G1, also die gesamte Tabellenbreite und wählen die
- Schaltfläche verbinden und zentrieren. Und der Text steht jetzt mittig über unseren
- Spalten. Aber die Überschrift würde größer besser wirken. Auch hierfür markieren wir wieder die Zellen und wählen oben aus der Box die Schriftgröße
- 20 aus. Die Kassentabelle ist ja schon wunderbar geworden. Als nächstes wäre
- für mich wichtig die monatlichen und die quartalsmäßigen Umsatzzahlen meiner Filialen. Ist das schwierig? Nee, das ist überhaupt kein Problem. Da gibt's in
- Excel sogar spezielle Funktionen und die zeige ich Ihnen dann das nächste Mal. Na, dann machen wir uns doch mal an die neue Anforderung von Herrn Hoffmann, die
- da lautet: Die bereits existierenden Tabellen der einzelnen Filialen so zu modifizieren, dass die monatlichen Ausgaben und Umsätze automatisch
- summiert werden. Bevor wir uns jetzt hier an die Lösung machen und anfangen zu rechnen, sollten wir erst einmal die Grundlagen der Formeln und Funktionen
- wiederholen. Zum Rechnen brauchen wir als erstes das ist gleich, um eine Formel einzuleiten. Als nächstes müssen wir die
- Zellen bekannt geben, mit denen gerechnet werden soll. Das machen wir am besten über die Zellenadresse wie z.B. B5.
- Zwischen die Zellenadressen gehört der Operator wie z.B. plus- mal und geteilt durch. Durch diese Formel wird der Inhalt der Zelle B5 und
- B6 addiert. Um die beiden Zellen z.B. zu multiplizieren, verwenden wir das Sternchen. Um zu subtrahieren das Minus und um zu dividieren den Schrägstrich.
- Müssen wir allerdings mehrere oder sehr viele Zellen addieren, ist diese Formeleingabe zu aufwendig. Dafür verwenden wir stattdessen
- Funktionen, die Summenfunktion, um z.B. zu addieren. Wir setzen dann nur noch die Bereichsangaben von bis ein und im Funktionsnamen steckt, was mit den
- Zellen zu tun ist. Wir beginnen so eine Formel wieder mit ist gleich, um die Formel einzuleiten. Dann folgt der Funktionsname z.B. Summe und
- danach in runden Klammern die zu verarbeitenden Zellen. Der Vorteil bei diesem Formeltyp ist, dass wir nur die erste und die
- letzte Zelle angeben müssen. Um unseren Programm verständlich zu machen, dass es die Summe von Zelle B5 bis Zelle B10 bilden soll, setzen wir zwischen die
- beiden Zellenadressen einen Doppelpunkt. Ja, und zum Schluss noch die Klammer schließen. Um nun zu unserer Summe noch eine weitere Zelle zu addieren, setzen
- wir hinter die letzte Zellenadresse einen Strichpunkt und die zusätzlich gewünschte Zelle. Das sieht dann so
- aus. Der Strichpunkt steht für und zusätzlich. Das heißt in unserem Fall, dass wir die Zellen B5 bis und zusätzlich die Zelle C9 addieren
- wollen. In Excel gibt es übrigens noch viele weitere verschiedene Funktionen, die alle nach dem gleichen Prinzip aufgebaut sind. Probieren Sie es ruhig
- einmal aus. Wenn Sie das vorhin gezeigte Prinzip konsequent anwenden, dann kommen Sie bestimmt damit zurecht. So, nun zurück zu unserer
- Aufgabe. Hier sind die Ausgaben der Münchner Filiale unseres Sportcenters von Januar bis März aufgeführt. Wir sollen nun die Summen der monatlichen
- Ausgaben bilden. Das Ergebnis für den Januar soll hier in der Zelle B9 angezeigt werden. Es gibt in Excel Schaltfläche
- Autofunktion. die diese Aufgabe der Eingabe der Funktions Summe für uns übernimmt. Einmal drauf klicken. So
- bekommen wir einen Vorschlag. B2 bisel hier addieren, den wir anschließend bestätigen. Diese Formel können wir ganz
- einfach mit der Autofunktion jetzt zur Seite ziehen. Die Autofunktion übernimmt das Anpassen der Zellenadressen. Das heißt, in der Zelle
- daneben wird C2 bis C8 addiert. In der Zelle daneben D2 bis D8. Das gleiche funktioniert übrigens auch nach unten. Wir klicken in die Zelle
- F2 auf Autosumme, kontrollieren unseren Vorschlag B2 bis BE2. Bestätigen das Ganze mit Return und
- anschließend ziehen wir auch diese Formel mit der Autofunktion nach unten. Die Zelle hierzwischen, die wir nicht benötigen, löschen wir einfach raus.
- Aber nachdem wir ja mehrere Filialen haben, sind wir noch nicht fertig. Wir müssen unsere Formeln auch noch in andere Tabellen eintragen. Fangen wir
- mit der Tabelle Hamburg an. Genauso wie jetzt in München müssen wir erst hier unsere entsprechenden Formen eingeben. Aber ich möchte Ihnen lieber
- eine weitere und wie ich meine einfachere Möglichkeit zeigen. auch hier wieder die Summen hinter allen Zeilen und Spalten zu erhalten, markieren wir
- einfach alle Zellen mit Zahlen einschließlich der Ergebniszellen, also hier bis F12 und klicken einmal auf
- Autosumme. Um unser Ergebnis auf Richtigkeit zu prüfen, können wir uns die einzelnen Funktionen, die hinter den Ergebnissen stecken,
- ansehen. Dafür gibt es eine Tastenkombination, nämlich Steuerung und Nummernzeichen. Hier sehen wir jetzt die Formeln angezeigt, um wieder
- zurückzuwechseln in die Normal. Einfach gleiche Tastenkombination, Steuerung und Nummernzeichen. Und siehe da, bei uns
- passen die Funktionen. Somit können wir ja wieder beruhigt in die Normalansicht zurückschalten. Gut, somit ist unsere Tabelle Hamburg auch fertig. bleibt noch
- die Summierung der Filialen Berlin und Frankfurt, aber das werde ich im Anschluss alleine erledigen. Ja, langsam verändern sich
- die Tabellen von Herrn Hoffmann. Bald wird er schon mit gestalteten Exceltabellen rechnen, Summen bilden und noch vieles mehr machen können.
- Natürlich können wir nicht alle Anforderungen in die Tat umsetzen, aber das macht auch gar nichts, denn wir haben ja noch zwei weitere Sendungen, um
- mit Excel die Datenverwaltung von Herrn Hoffmann in Schwung zu bringen. Unser Hauptaugenmerk wird sich dann auf das Rechnen mit speziellen
- Funktionen und die grafischen Darstellungen richten. Ich freue mich darauf, Sie auch das nächste Mal wieder begrüßen zu
- dürfen. Tschüss und auf Wiedersehen. เฮ