Effizient Protokolle schreiben - so geht's! | Stefanie Voss
Stefanie Voss
https://www.youtube.com/watch?v=lQofYR8EHFc

Transkript (automatisch erstellt)

0:00 heute geht es um die effiziente erstellung von besprechungsprotokolle [Musik]
0:21 kennen sie diese situation zu beginn einer besprechung wenn dann so in die runde gefragt wird wer schreibt denn
0:28 heute das protokoll und dann sind alle auf einmal mit ihrem handy beschäftigt oder ach müssen noch
0:34 mal kurz in ihrer tasche was nachschauen protokolle schreiben das macht keiner gerne ich hatte damals genau diese
0:41 situation als ich noch angestellt war jede woche in meinem team meeting betrafen uns und es musste ein protokoll
0:47 geben weil wir die benachbarten teams über unsere arbeit informieren wollten und dann haben wir verschiedene sachen
0:53 ausprobiert und letztendlich sind wir bei einer lösung gelandet die ich sehr lange durchgezogen habe und die ich auch
1:00 heute noch verschiedenen klienten so empfehle weil ich sie für sehr effizient halte ich habe als chefin meines teams
1:08 in den team meetings immer selbst die protokolle geschrieben und das habe ich direkt im meeting gemacht das heißt
1:17 außer mir hatte erst mal niemand einen laptop vor sich stehen ich war die einzige und ich habe das auch nicht
1:23 schön formatiert und word und powerpoint und trallala gemacht sondern es war eine e-mail eine ganz einfache e-mail wo die
1:29 wichtigsten punkte die wir besprochen haben direkt festgehalten wurden das heißt wir haben ein thema besprochen wir
1:35 haben eine entscheidung dazu getroffen und ich habe diese entscheidung direkt in einem oder zwei sätzen festgehalten
1:41 und dann habe ich diese sätze direkt der gruppe vorgelesen und gesagt sagt ihr seid ihr einverstanden dass wir das
1:47 genauso weiter kommunizieren dann gab es ein kopfnicken oder noch mal eine kleine korrektur und dann sind wir
1:52 zum nächsten thema übergegangen und das gleiche haben wir dann mit jedem thema gemacht und am ende wenn die besprechung
1:59 vorbei war ja dann war das protokoll schon geschrieben und bevor wir überhaupt den
2:04 besprechungsraum verlassen haben habe ich die senden taste gedrückt und das protokoll waren alle beteiligten
2:10 verteilt das heißt alle kollegen waren in dem moment wo das meeting beendet war schon
2:17 über die entscheidungen dieses meetings informiert das ist natürlich für die person die das macht aufwendig aber es
2:25 lohnt sich weil sie fokussiert und konzentriert da sitzen weil sie darauf achten ok haben
2:30 eine klare entscheidung wie sieht die aus in einem satz und weil sie eben ganz schnell und zeitnah informieren können
2:37 ja das ist natürlich nicht besonders schick das entspricht jetzt nicht irgendwelchen riesengroßen formatierten
2:43 vorlagen aber am ende geht es doch bei besprechungs notizen meist darum dass
2:49 menschen zeitnah informiert werden und wenn sie sich erst mal danach noch hinsetzen und dann noch
2:54 handschriftliches abschreiben und dann noch mal nachfragen müssen und mit dem und mit dem und mit dem ja dann werden
3:00 besprechungs notizen auch schon mal drei wochen nach einer besprechung erst fertig ich halte das für ineffizient und
3:07 genau deswegen habe ich die methode entwickelt sofort im meeting die minutes auch runter zu schreiben
3:15 ich bin stefanie voß ich bin expertin für kommunikation und leadership und ich mag effiziente kommunikation
3:23 wenn sie dieses video mögen dann finden sie noch mehr davon auf meinem video blog www.youtube.com
3:31 sie finden mich auf linkedin auf xing und auch bei facebook da können wir uns gerne vernetzen und last but not least
3:38 halten sie das steuer für sich immer fest in der hand genau das macht sie zum leader on your chip bis bald
3:47 [Musik]