4  Informatik Datenbanken   Grundlagen Und Tabellen
Anna Müller
https://www.youtube.com/watch?v=4C2eak5gGAo

Transkript (automatisch erstellt)

0:00 [Musik] ob sie eine Reise buchen wollen ein ausgefallenes Buch suchen oder ein Kord im sportzenter reservieren ohne
0:30 Datenbanken läuft gar nichts herzlich willkommen meine sehr verehrten Damen und Herren liebe Zuschauer ich begrüße Sie sehr herzlich zu unserer vierten
0:39 Folge unsere moderne Welt mit ihren schier unendlichen Informationen mit ihrer gewaltigen Anzahl an Menschen die es ja nicht nur zu verwalten gilt mit
0:51 ihren immer fortwährenden Entwicklungen wäre ohne Datenbanken die Ordnung und System in die Datenflut bringen geradezu unüberschaubar und vielleicht sogar dem
1:03 chaosk verschrieben aber was verbirgt sich eigentlich hinter dem Begriff Datenbanken und wie funktionieren sie macht eine Datenbank auch im kleineren
1:14 Stil Sinn oder ist das nur was für Großkonzerne und Behörden ist es nicht natürlich ist es manchmal Spielerei seine eigenen persönlichen Daten mit
1:24 einem Programm zu verwalten handelt es sich aber um einen kleinen oder gar mittelständischen Betrieb wie unser Sportcenter hier kann eine Datenbank
1:35 durchaus sinnvoll sein jetzt sagen Sie natürlich zurecht das hat doch mit Excel auch ganz hervorragend funktioniert hat es auch aber Excel ist nun mal das
1:48 Tabellenkalkulationsprogramm und eignet sich überwiegend zum Rechnen und exess ist das Datenbankprogramm bei dem Sie
1:55 komfortable Eingabemöglichkeiten haben und Ihre Daten ell filtern können aber jetzt fragen wir Herrn Hoffmann doch erst einmal wie der Stand der Dinge ist
2:06 grüß Gott Herr Hoffmann grüß Gott vort ich hatte ja in den letzten Wochen nun die Möglichkeit die von Ihnen erstellten Excel
2:17 Anwendungen auszuprobieren und ich muss schon sagen das gefällt mir sehr gut deshalb auch meine Bitte könnten wir nicht die Daten der neu hinzugekommenen
2:27 Mitglieder in die schon Excel Tabellen aufnehmen im Prinzip ist das überhaupt kein Problem aber ich befürchte dass auf Grund dieser großen Datenmenge das wenig
2:41 Sinn hat ich hätte da eine andere Lösung wir könnten z.B in Kombination mit Excel und exess beide Programme benutzen zum einen hätten sie die Möglichkeit
2:55 weiterhin in ihren Excel Tabellen Berechnungen durchzuführen zum anderen haben Sie die Vorteile von exess bei denen Sie Daten eingeben können und nach
3:06 speziellen Kriterien sehr komfortabel filtern können also ich kann mir unter einer Datenbank eigentlich nichts vorstellen
3:14 ich verlasse mich da ganz auf sie schauen wir uns zunächst einmal an welche Vorzüge uns ein datenbankpogramm wie Exis bietet da wäre als erstes zu
3:27 erwähnen dass eine Datenbank z. ein komplettes Projekt enthalten kann das heißt sie ist dafür ausgelegt große Datenmengen zu speichern und zu
3:38 verwalten in unserer sportcenterdatenbank können also sowohl Tabellen zu den Personaldaten den Mitgliederdaten und
3:47 zugleich auch noch die getränkedaten verarbeitet werden also im Prinzip alles was für die Verwaltung dieses sportzenters benötigt wird in einer
3:58 Datenbank sind die Daten in Tabellen nach Themen zusammengefasst gespeichert diese Tabellen bilden die Grundlage für jede Datenbank und werden Objekte
4:10 genannt weitere Objekte sind z.B Abfragen Formulare und Berichte all diese Objekte greifen auf die Daten der Tabellen zu durch Abfragen kann ich nach
4:24 bestimmten Kriterien eine Datenauswahl treffen bzw innerhalb halb der Tabellen nach bestimmten Daten suchen zusätzlich bieten abfragen die
4:36 Möglichkeit mit Daten zu rechnen und noch eine sehr wichtige Information zu den abfragen und auch den anderen Objekten sie beziehen ihre Ergebnisse
4:47 immer aus den Originaldaten der Tabellen und zeigen diese auch an das heißt wenn wir also in Abfragen unsere angezeigten Daten ändern dann bewirken wir damit
5:01 auch eine Änderung der Originaldaten darüber müssen wir uns jederzeit bewusst sein um nicht versehentlich Änderungen
5:11 durchzuführen diese Art der Datenverwaltung hat den Vorteil dass die Daten immer nur einmal gespeichert werden und zwar in den originaltabellen
5:21 das spart zum einen Speicherplatz und zum anderen greifen alle Objekte immer auf den aktuellsten dat Bestand zu in der Abfrage selbst wird lediglich der
5:34 Abfrage Code gespeichert Formulare können die Daten von Tabellen oder Abfragen zeigen sie bieten eine übersichtlichere Darstellung
5:45 der Daten ähnlich wie auf Karteikarten im Formular selbst wird nur der formularentwurf also die Gestaltung gespeichert Formulare können für die
5:57 Eingabe neuer Daten oder Änderungen verwendet werden und wir können auch hier rechnen ein weiterer Vorteil der
6:06 Formulare ist es dass sich über Schaltflächen komfortable Verknüpfungen zwischen den verschiedenen Formularen herstellen
6:15 lassen die letzte Objektgruppe die wir uns anschauen sind die Berichte in den Berichten haben wir keine Möglichkeit mehr Daten zu ändern das liegt daran
6:27 dass Berichte immer in der Seitenansicht angezeigt werden der Bericht speichert das Berichtslayout und wird vor allem für repräsentative Ausgaben der Daten
6:39 verwendet bevor wir uns an den Rechner setzen müssen wir uns bei einer Datenbank Anwendung immer erst überlegen welche Daten in der Datenbank
6:49 gespeichert werden sollen also wollen wir z.B den Nachnamen den Vornamen die Straße unserer Mitglieder speichern oder vielleicht doch nicht dann müssen wir
7:00 uns noch überlegen welche Auswertung unserer Daten wir später abrufen wollen wollen wir uns z.B alle weiblichen Mitglieder heraussuchen lassen dann
7:10 brauchen wir die Spalte Anrede sie sehen schon das wir gut überlegt sein das heißt welche Informationen müssen in die eine Tabelle und welche in eine andere
7:23 dabei ist es besonders wichtig dass wir möglichst keine Informationen doppeltpeichern um dann später unterschiedliche Tabellen
7:33 miteinander zu verknüpfen müssen wir uns noch ein absolut eindeutiges Merkmal zu jedem Datensatz überlegen das könnten z.B eine fortlaufende Nummerierung für
7:46 das Personal oder die Mitglieder sein es könnte aber auch die Artikelnummer z.B ax100 eines bestimmten Artikels sein dieses eindeutige Merkmal legen wir dann
8:00 als Primärschlüssel fest über den Primärschlüssel können wir dann verschiedene Tabellen miteinander verknüpfen um dort weitere
8:11 Informationen zu dieser Person oder diesem Artikel zu finden in der Praxis sieht das so aus jedes neue Vereinsmitglied bekommt eine
8:22 Zahl das heißt für uns eine Mitgliedsnummer zugeteilt diese Nummer taucht nur einmal auf und ist ausschließlich diesem
8:31 Mitglied und seinen Daten vorbehalten gut das wär es erstmal mit der Theorie versuchen wir doch erstmal jetzt mit exess zu arbeiten und rufen
8:45 das Programm auf dazu brauchen wir eine neue Datenbank also Startprogramme Microsoft Access wir werden sogleich gefragt ob
8:56 wir eine neue Datenbank erstellen wollen oder eine bereits bestehende öffnen wollen zum Erstellen einer neuen Datenbank gibt es zwei
9:06 Optionen einmal den exess Datenbank Assistenten der selbsterklärend ist und umfangreiche Hilfen bietet aber das ist meist viel zu viel des Guten wir
9:18 verwenden besser die Option leere Datenbank sofort nachdem wir uns dafür entschieden haben werden wir aufgefordert einen Dateinamen und den
9:30 Speicherort für unsere neue Datenbank anzugeben nhmen wir Sportcenter das kommt daher dass exess jeden Datensatz sofort nach der Eingabe
9:46 speichert und uns nicht extra zum Speichern auffordert so hier sehen wir jetzt wieder unsere bereits vorhin erwähnten
9:57 Objekte wie Tabellen Abfragen Formulare und Berichte das Objekt Seiten wird für das Internet gebraucht Maros enthalten Access Befehle und Module müssen
10:12 programmiert werden um Probleme zu lösen für die es keine Access Befehle gibt so ohne Tabellen geht gar nichts in einer Datenbank machen wir uns also dran und
10:24 erstellen eine Tabelle für unsere Vereinsmitglieder anders als in Excel können wir nicht gleich mit der Dateneingabe beginnen wir müssen erstmal
10:34 die Feldnamen und die dazugehörigen felddeigenschaften unserer Daten festlegen bei den Feldnamen ist zu beachten dass wir keine Sonderzeichen
10:45 wie Punkt Komma Sternchen und so weiter verwenden dürfen außerdem ist die maximale Länge eines Feldnamen 4 Zeichen unter feldigenschaften verstehen wir z.B
10:58 dass der nme ein Textfeld sein soll oder dass das Geburtsdatum ein Datumsfeld sein muss also was für einen Inhalt dieses Feld später
11:10 aufnimmt schauen wir mal wie das aussieht wir rufen über die Schaltfläche Neu die Entwurfsansicht unserer Tabelle auf okay als erstes legen wir die Nummer
11:26 für das Vereinsmitglied fest und benennen diese Spalte mit dem Feldnamen MNR mit der Tabulatortaste wechseln wir dann zum Feld
11:37 Datentyp durch klicken auf diesen PIL hier macht uns exess dann mehrere Vorschläge für den Feld Datentyp wir wählen für unsere
11:48 Mitgliedsnummer den Autowert da er automatisch beginnend mit eins Nummern vergibt unsere zweite Eingabe ist die Anrede
12:02 exess schlägt uns als Felddatentyp gleich Text vor und das übernehmen wir der Rechner bietet uns z Text eine Feldgröße von 50 an hier
12:14 unten da das sicherlich für uns ausreichend ist übernehmen wir den Vorschlag grundsätzlich können wir unter dem Feld Datentyp Text maximal
12:25 255 Zeichen eingeben nun zum nächsten Feldnamen er heißt
12:36 Nachname verwenden Sie nicht das Wort Namen da es später bei den Berichten zu Problemen kommt mit der Tabulatortaste muss auch hier wieder der Felddatentyp
12:47 dazu ausgewählt werden als nächstes Feld wählen wir noch den Vornamen also hier eingeben Vornamen Tabulatortaste auch Text stimmt
12:59 wieder und das gleiche gilt für Straße und die
13:11 Postleitzahl allerdings bei der Postleitzahl sollten wir uns überlegen ob die Feldgröße 50 nicht zu groß ist hier reichen sicherlich 10 deshalb
13:22 reduzieren wir unten die Feldgröße auf 10 sie werden sich jetzt sicher wundern warum wir für die Postleitzahl die ja an sich eine Zahl ist den Felddatentyp Text
13:35 ausgewählt haben das lässt sich damit erklären dass es häufiger mal vorkommt dass zusätzlich zur Postleitzahl auch noch das Länderkennzeichen wie z.B D für
13:46 Deutschland mit eingegeben werden muss bei der Ortsangabe hier eine Zeile drunter tippen wir Ort mit Text ein und
14:00 dann folgt noch das Geburtsdatum da Schrei wir geboren am hier brauchen wir als Felddatentyp das Datum und das können
14:13 wir über die Eingabe mit D auswählen dann folgt noch der Beitrag Tabulatortaste W für Währung sollte Ihr Rechner noch nicht auf Euro umgestellt
14:28 sein wird Ihnen hier noch DMark angezeigt die Umstellung können Sie außerhalb von exess in der Systemsteuerung
14:37 vornehmen nun sollten wir noch die Sportart eingeben die unser Mitglied im sportzenter ausführt also eine Zeile
14:47 darunter Sportart tabulataste Text passt und zum Schluss noch das
14:58 Eintrittsdatum dass wir wieder mit D für Datum festlegen ganz am Schluss müssen wir uns
15:08 jetzt mit dem Primärschlüssel beschäftigen überlegen wir mal welches Feld enthält einen absolut eindeutigen Wert für jeden Datensatz der Nachname
15:20 wäre hier kein guter Primärschlüssel da es sicherlich mehrere Personen mit dem gleichen Nachnamen gibt am besten eignet sich wohl die Mitgliedsnummer wir
15:32 klicken also irgendwo in die Zeile hier oben MNR und drücken auf die Schaltfläche Primärschlüssel hier
15:43 oben sofort erscheint vor der Zeile ein kleiner Schlüssel nun gut dann schließen wir mal unsere
15:54 Entwurfsansicht über das X hier werden wir jetzt nach nach dem Speichern gefragt da wir Änderungen im Entwurf vorgenommen haben und Änderungen
16:05 in tabellenentwiürfen in abfragecode oder im Layout eines Formulars oder Berichts müssen immer gespeichert werden also klicken wir auf ja und legen den
16:18 Tabellennamen Vereinsmitglieder fest okay eine weitere Tabelle die wir noch
16:31 brauchen werden ist die Tabelle für die Mitarbeiterdaten nachdem wir für diese Tabelle annäherern die gleichen Angaben benötigen werden wie in der Tabelle
16:42 Vereinsmitglieder kopieren wir doch einfach die Tabelle und passen dann anschließend die Feldnamen dementsprechend an wir gehen also mit
16:50 der rechten Maustaste auf den Tabellennamen und wählen den Befehl kopieren anschließend klicken wir wieder mit der rechten Maustaste in den weißen
17:01 Hintergrund und rufen den Befehl einfügen auf nun werden wir nach dem neuen Tabellennamen gefragt und wir nennen die neue Tabelle Personal
17:15 return das Anpassen der Feldnamen erfolgt wieder in der Entwurfsansicht wir markieren also die Tabelle Personal ist markiert und
17:25 klicken hier oben auf die Schaltfläche Entwurf hier heißt jetzt der erste Feldname nicht MNR für Mitgliedsnummer sondern
17:37 PNR für Personalnummer ich überschreibbe das einfach der Primärschlüssel kann an dieser Stelle bleiben und wird eine fortlaufende Personalnummer hier für die
17:49 Mitarbeiter vergeben auch die anderen Eintragung können bleiben statt Beitrag speichern wir hier den Stundensatz also Beitrag
18:02 markieren Stundensatz dafür eingeben und auch die Sportart brauchen wir hier nicht deswegen markiere ich hier vorne in der Zeile im grauen
18:15 Bereich die Zeile und geh auf die entferntaste damit ist die ganze Zeile gelöscht als nächstes haben wir noch das
18:25 Eintrittsdatum das kann wieder bleiben und wir schließen die Entwurfsansicht ab mit dem X speichern den Entwurf und die Änderung
18:38 ja wenn wir so alle Tabellen festgelegt haben müssen wir unsere Daten eingeben dazu klicken wir auf die Tabelle Mitglieder und rufen über den Befehl
18:51 öffnen die Tabelle auf unsere erste Spalte enthält MNR also den Autowert hier können wir keine Eingaben machen da Exel
19:03 selbständig eine Nummerierung durchführen wird mit der Tabulatortaste überspringen wir also die erste Spalte und tragen in die zweite Spalte Frau
19:15 ein so fast zeitgleich sehen Sie jetzt dass er die erste Mitgliedsnummer eingetragen hat per Tabulatortaste wechseln wir dann zum
19:27 Nachnamen Dr der Steinacker das ist jetzt etwas ungünstig da der Titel Doktor weder zur Anrede noch zum Nachnamen gehört das könnte uns nämlich
19:38 später zum Verhängnis werden falls wir die Tabellendaten für einen Serienbrief verwenden wollten es ist wohl das beste dass wir eine weitere Spalte für den
19:49 Titel einfügen dazu wechseln wir über die Schaltfläche hier oben mit dem türkisen Dreieck noch mal in die Entwurfsansicht
19:59 obwohl wir jetzt in die Entwurfsansicht gewechselt haben fordert uns exess nicht zum Speichern auf sondern speichert die bisher eingegebenen Daten automatisch
20:10 vor der Zeile Nachname klicke ich jetzt mit der rechten Maustaste in den grauen Bereich und rufe den Befehl Zeilen einfügen auf diese Eintragung wird
20:23 später in der Tabelle unsere neue Spalte mit dem Feldnamen sein den Feld Datentyp Text bestätigen wir einfach mit der
20:36 Tabulatortaste solche Änderungen können wir jederzeit in jeder bestehenden Tabelle durchführen allerdings ist dabei zu beachten dass diese Änderungen wie
20:47 Spalten löschen oder hinzufügen Feldnamen oder felddeigenschaften ändern in bereits gespeicherte Abfragen Formulare oder Berichte nicht
20:58 automatisch übernommen werden nun wieder zurück zu unserer Datenansicht zum schnellen Wechsel in die Datenansicht bietet sich hier oben die Schaltfläche
21:09 Ansicht an vorher noch den veränderten tabellenentwurf mit Klick auf ja speichern und schon geht's weiter mit
21:19 der Dateneingabe zwischen Anrede und nachnah steht jetzt unsere neu eingefügte Spalte Titel die wir gleich mit Doktor belegen können
21:32 Tabulatortaste und so weiter jetzt müssen wir unsere ganzen Daten eingeben um die verschiedenen Sportarten nicht bei jedem Datensatz neu eintippen
21:44 zu müssen gibt es die Möglichkeit sich über eine Auswahlliste alle möglichen Sportarten unseres sportzenters anzeigen zu lassen die müssen wir allerdings noch
21:56 einrichten also gehen wir noch mal in die Entwurfsansicht und Klappen über diese Schaltfläche Ansicht runter nach Sportart unseren
22:11 Felddatentyp hier unten auf und ganz unten wird uns der nachschlageassistent angeboten wir rufen ihn durch anklicken
22:22 auf die Werte die in unserer Box angezeigt werden sollen können aus einer bereits vorhandenen Tabelle übernommen werden oder wir können selbstwerte in
22:33 die Liste eingeben und genau für diese Option entscheiden wir uns wir klicken also auf Weiter und müssen jetzt unter SP1 die verschiedenen Sportarten durch
22:48 Tabulatortaste getrennt eingeben also Squash Verein Tabulatortaste
22:59 Squash privat und so weiter hier also alle Eintragungen vornehmen und wenn wir alle Sportarten eingegeben haben klicken wir
23:11 auf weiter der Vorschlag wie unser Nachschlagefeld heißen soll den übernehmen wir und zum Schluss
23:20 fertigstellen hier sehen wir jetzt wieder den Feld datatentyp Text das ist für unsere Sportarten agung auch vollkommen richtig die von uns
23:31 eingetippten Werte können wir auf der Karteikarte Nachschlagen kontrollieren ändern oder auch löschen gut dann wechseln wir wieder
23:43 über die Schaltfläche Ansicht zurück ah ja das Speicher nicht vergessen also ja kontrollieren wir gleich mal das Feld Sportart ganz hinten müsste das
23:56 eingetragen sein reinklicken ah ja jetzt lässt sich auch hier die Box öffnen und die ganzen Daten werden
24:05 angezeigt wir übernehmen jetzt hier Squash Verein Tabulatortaste und tragen noch das Eintrittsdatum ein mit der Tabulatortaste bestätigen
24:18 wir das und automatisch erfolgt die Speicherung des ersten Datensatzes ich habe jetzt unsere Tabelle vereinsm Lieder schon
24:29 vorbereitet öffnen wir sie hier mal in dieser Ansicht und mit den ganzen Daten gefüllt wenden wir uns noch mal unseren
24:40 Mitarbeiterdaten zu die Tabelle haben wir schon vorhin angelegt bleibt uns noch die
24:49 Dateneingabe Hofmann hier grüß Gott ich wollte mich nur kurz danach erkundigen wie Sie mit unserer Datenbank vorankommen also ich bin jetzt gerade
24:59 soweit dass ich für die Mitglieder eine Tabelle angelegt habe und alle Daten darin eingetragen habe und die Tabelle für Personal habe ich auch schon
25:10 erstellt da wollte ich mich jetzt gerade an die Dateneingabe machen da haben sie ja schon wieder eine ganze Menge geschafft
25:18 Frau ich habe mich zwischenzeitlich auch einmal mit dem Thema Datenbank auseinandergesetzt und da ist mir der Gedanke gekommen dass es für uns ganz
25:26 praktisch wäre wenn wir wir unsere Stundenabrechnung mit der Datenbank lösen was halten Sie davon ist ja lustig dass sie von alleine drauf gekommen sind
25:37 ich hätte ihnen das nämlich bei nächster Gelegenheit vorgeschlagen ja wunderbar dann machen wir das doch so bis bald Tschüss bis bald Herr
25:48 Hoffmann also gut wir benötigen zusätzlich zu dem Personaldaten jetzt auch noch die Daten zu den Stundenabrechnung da es nicht sinnvoll
25:58 ist die Personaldaten und stundenabrechnungsdaten in einer Tabelle zu speichern legen wir für die Stundenabrechnung eine neue Tabelle an
26:08 besser noch wir importieren die bereits existierenden Daten zur Stundenabrechnung aus Excel dazu klicken wir mit der rechten
26:19 Maustaste hier in den weißen Hintergrund und wählen den Befehl importieren als erstes mü wir hier unten den richtigen Datentyp einstellen
26:31 nämlich Excel erst dann erscheinen uns hier oben alle gespeicherten Excel Dateien wir
26:41 wählen die Datei Sportcenter und klicken auf importieren nachdem in dieser Datei mehrere Tabellen gespeichert sind müssen
26:52 wir nun die für uns passende Tabelle aussuchen wir nehmen die Tabelle Stunden Rechnung und klicken auf Weiter so nun müssen wir die Option
27:04 erste Zeile enthält Spaltenüberschrift aktivieren passt ja auch bei uns da in unserer Excel Tabelle jede Spalte eine Überschrift hat die wir gleich in exess
27:17 als Feldnamen übernehmen wollen akzeptieren wir das so dann klicken wir wieder auf Weiter und übernehmen den Vorschlag dass wir die Daten in einer
27:29 neuen Tabelle speichern wollen dann wieder auf weiter im nächsten Schritt können wir auswählen welche Spalten nicht importiert werden sollen bei uns
27:41 ist das der Vorname und hier gibt es Feld nicht importieren dann gehen wir noch nach
27:51 hinten Zuschlag brauchen wir nicht und brutto brauchen wir nicht denn brutto wird später selbst durch exess
28:02 errechnet dann klicken wir wieder auf weiter und kommen zum Primärschlüssel hier müssen wir uns jetzt entscheiden ob wir den
28:13 Primärschlüssel als neue Spalte mit der Überschrift ID übernehmen wollen oder ob die Tabelle bereits einen premärschlüssel enthält unsere Tabelle
28:24 hat noch keinen Primärschlüssel deswegen überneh nehmen wir seinen Vorschlag und geht wieder auf weiter zum Schluss könnten wir noch den
28:35 Namensvorschlag für die neue Tabelle ändern wir übernehmen jedoch und klicken auf Fertigstellen die Meldung dass der
28:45 Import der Datei abgeschlossen ist bestätigen wir mit okay nun haben wir unter dem Objekt Tabellen eine weitere Tabelle mit dem
28:55 Namen Stundenabrechnung hinzubekommen schauen wir doch gleich mal rein also Doppelklick auf die Tabelle passt wunderbar hat er perfekt
29:08 importiert so das war es auch schon wieder für heute ich werde mich jetzt mal an die Eingabe der Personaldaten machen Ihnen noch einen schönen Tag und
29:18 vielen Dank für Ihr Interesse wir sehen uns hoffentlich wieder zur nächsten Sendung in der wir uns dann mit den Abfragen unter exess beschäftig werden
29:29 [Musik] tschüss